秘書のみなさん、こんにちは！ Emilyです。
多岐にわたる秘書業務の中で、何を目標にすれば良いのか、どのようにそれを設定すれば効果的なのかを見つけるのは、とても難しいものですよね。
私自身も、年度初めの目標設定研修や、上司との定期面談で目標を聞かれるのには、ずっと苦手意識がありました。
そこで今回は、同じように目標設定に悩む秘書さんに向けて「取り組むべき問題を見つけるコツ」をお伝えしたいと思います！
みなさんの業務や今いる環境にぴったり合った課題を見つけるためのヒントになれば幸いです。
目次
「問題」は大きく分けてこの３つ！
秘書のみなさんが日々直面する「問題」は、大きく次の3つのパターンに分類することができるかと思います。
- 実際に発生しているトラブルへの対応（クレームやエラーなど）
- 潜在的な課題の発見と改善（業務のフロー変更や時間短縮など）
- 潜在的なニーズの充足（上司や会社が目指している理想であり、まだ誰も着手できていないことなど）
この分類を意識しながら日々の業務や周囲の状況を見渡してみると、取り組むべき問題を見つけやすくなります。
それぞれのカテゴリーについて、詳しくお伝えしていきますね。
実際に発生しているトラブルへの対応
日々の業務中には、クレームやエラーといった予期せぬ問題が発生することがあります。
たとえば、次のようなものです。
- 顧客からクレームを受けてしまった
- 文書の誤送信があった
- データベースがダウンした
いずれも迅速かつ的確な対応が必要な事態ですよね。
しかし、忙しい業務の中では、これらを単発のトラブルとして処理し、ついその場限りで対応を終えてしまうケースも……！
心当たりがある秘書さんも少なくないのではないでしょうか？
これらの問題をただのヒューマンエラーや偶発的なトラブルとして片付けるのではなく、根本的な原因を特定し、再発を防ぐための対策を講じることが重要です。
もし、見過ごされてしまったトラブルがある場合は、その再発防止を「目標」として掲げてみると良いかと思います！
秘書の経験談：経理書類のエラーが発生！
私の経験談ですが、以前後輩が作成した経費報告書について、経理部からエラーを指摘されたことがあったんです。
作成を担当した後輩に原因を尋ねてみると「自分の確認不足です」との返事が。
しかし、さらに掘り下げてみると、以下のような状況が明らかになってきました。
- 軽減税率の計算に誤りが生じた
- 入力シートが複雑であったため、見直しをしても誤りに気づけなかった
- 「シンプルなテンプレートを導入する」「一部のプロセスを自動化する」など、仕組み自体にも改善の余地がある
そこで、このエラーをきっかけに、新たなテンプレートを作成することに。
結果、ミスが起きにくいフローの構築につなげることができました！
こうした問題を見つけるコツは？
こうした問題を見つけるためには、先ほどの例のように、問題が生じた際に「なぜ起きてしまったか」を掘り下げて考えてみるのがオススメです。
根本的な原因を把握することで、それらを解決するための具体的な手段を考えられるようになります！
問題がいくつか思い浮かぶ場合は、とくに頻繁に起こるものや、影響が大きいものから着手していけると良いですね。
業務にトラブルはつきものですが、それを解決できれば、上司からの信頼もさらに深まるかと思います！
潜在的な課題の発見と改善
業務中に表面化する問題だけでなく、見えにくい潜在的な問題も存在します。
たとえば、次のようなものです。
- 会議の準備に無駄が多い
- スケジュールが効率的でない
- 部署間のコミュニケーションが不足している
こうした小さな非効率が積み重なると、大きな時間のロスにつながります。
もし、業務の改善ポイントが思い当たる場合は、その実行を「目標」として掲げてみると良いかと思います！
秘書の経験談：部署ミーティングで意見が挙がらない
こちらも私の経験談ですが、部署のミーティングで意見交換をする際、スタッフから意見がなかなか挙がらないことがありました。
私はこの状況を改善するために、まず質問の仕方を見直しました。
「会社の売り上げを上げるにはどうしたら良いと思う？」「チームの問題点は何だと思う？」といった直接的な聞き方を改め、以下のように質問のハードルを下げることにしたんです。
「もしあなたがこの会社のお客様だったら、どんなサービスがあるとうれしいと感じる？」
「少しでも気になることがあったら教えてほしいんだけど、現状のチームの運営に改善点はあると思う？」
また、ミーティングの議題を事前に共有し、スタッフが自分の意見をゆっくりとまとめられるように配慮しました。
これらの工夫によって、ミーティングは以前よりもずっと良い雰囲気になりました！
スタッフの間で意見が自然と飛び交うようになり、それぞれの発言から質の高いアイデアが生まれるようになったんです。
こうした問題を見つけるコツは？
このような潜在的な課題を見出すためには、業務日誌をつけるのが効果的です！
業務上、義務付けられていない場合も、個人の記録用に日誌を始めてみるのがオススメですよ。
私は自分のタスク管理をしている手帳に、それぞれの作業にかかった時間を記録することを習慣にしていました。
こうした簡単な作業であれば、無理なく続けることができます！
日々の業務を記録することで、くり返し発生する問題や、時間がかかっているタスクなどが見つかりやすくなります。
それをもとに目標を設定し、改善を行うことで、より良い職場環境を作り出すことができるようになるかと思います！
潜在的なニーズの充足
秘書として「上司や会社が目指している理想であり、まだ誰も着手できていないこと」に先んじて取り組むことも重要ですよね。
それによって、組織全体の効率と満足度が向上します。
こうした問題を見つけるコツは？
上司や会社のニーズを見出すために、私は以下のことを心がけるようにしています。
- 上司の言葉に耳を傾け、言葉の間に隠れた意味やニーズを察する
- 会社の打ち出す年間スローガンや、会議の議題などから、そのときどきの会社の風を読み取る
- 業界の最新動向をチェックし、会社や上司の業務にどのように影響するか考える
- 環境の変化や世の中のトレンドに敏感になり、取り入れられる要素がないかを常に意識する
- 指示を待つだけではなく、自分から積極的に提案を行う
少々ハードルが高いように感じるかもしれませんが、上司や会社のニーズに沿った目標設定ができれば、上司からの信頼や評価も大きく高まるかと思います。
ぜひ意識しながら、日々の業務に取り組んでみてくださいね。
目標設定と達成で、秘書の仕事のやりがいもUP！
今回は、目標設定に悩む秘書さんに向けて「取り組むべき問題を見つけるコツ」をお伝えしました！
参考になる観点はございましたでしょうか？
目標設定とその達成は、上司や会社の期待に応えられるだけでなく、自分自身の仕事の満足度を高めることにもつながります！
日々の小さな改善が大きな成果へとつながることを忘れずに、明日からの目標設定にチャレンジしてみてくださいね。
それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！
企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ！働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています！
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