秘書のスキルアップにつながる学びはこれ!~実際に取得した講座もご紹介します!~

秘書のみなさん、こんにちは! Emilyです。

昨今のビジネスシーンにおいて、秘書の役割も徐々に進化していますよね。
単なるスケジュール管理や電話応対に留まらず、経営に関わる資料の作成や分析、上司の意思決定のサポートといった高度な役割を求められるケースも珍しくなくなったかと思います。

これらの多様な期待に応えるためには、秘書としてのスキルを磨き、常に自己成長を心がける姿勢が大切ですよね。

そこで今回は、私の経験をもとに「秘書としてのレベルを押し上げる実用的な学び」についてご紹介したいと思います!
スキルアップを目指したい秘書さんは、ぜひ参考にしてみてくださいね。

Excelの中上級レベルに挑戦!

オフィス環境に不可欠なExcelですが、みなさんはどの程度使いこなしていますか?
私は基本的な数式や表の作成、あとは定型業務で必要な関数が使用できる程度でした……!

「もっとExcelを使いこなせれば、日常業務の自動化や効率化も叶うかも」と考え、本屋さんでExcelの解説本をパラパラとめくってみるも、なんだか難しそうで購入には至らず……。

そのことをExcelが得意な同僚に相談してみたところ、PC関連のスキル習得には動画教材がオススメだと教えてもらったんです。

オンライン学習で効率的にスキルアップ!

そこで、オンライン学習プラットフォーム『Udemy』でExcel講座の動画を購入してみました。

すると、たしかに書籍とは分かりやすさが雲泥の差!
実際のスクリーン操作を映像で見られるため、手順を感覚的に理解しやすく、勉強に対するハードルがうんと下がりました!

単元ごとに動画が分かれているので、各ステップの所要時間も明確で学習計画が立てやすいのも動画学習のオススメのポイント。
私は全13時間ほどの講義で、以下のような単元を新たに学ぶことができました!

  • ピボットテーブルやピボットグラフによる集計
  • 近似曲線、複合グラフなどの高度なグラフ作成
  • フィルターや条件付き書式を用いた高度なドキュメント設定
  • 自動検索入力や複数条件分岐などの高度な関数
  • データの検証や分析
  • チームや部署での仕事を想定したブックの管理と共有
  • マクロの基本

これにより、それまで業務で使用していたExcelフォーマットをより使いやすく改良したり、ヒューマンエラーが起きにくい仕様にアレンジしたりすることができるようになりました!

こんな変化も!

なお、はじめから全てを完璧にマスターする必要はなく、動画を見て「ふむふむ、Excelってこんなこともできるのね~」と知るだけでも多くのメリットがあるかと思います!

私はこの受講を終えてから、日々の業務で直面する課題に対して「これはExcelで解決できるかも!」と自然にひらめきが生まれるようになりました!

効率化が好きな秘書さんや、Excelを使う機会の多い秘書さんはぜひExcel中上級スキルの習得に挑戦してみてくださいね。

私が購入した講座はこちら!

ちなみに、私が購入したのはこちらの『MOS(Microsoft Office Specialist)』の試験対策用講座です!
(試験自体は受験料が高額なのと、現時点では資格の必要性をさほど感じていないことから受けていないです(笑)受験予定がなくても、勉強するだけで十分有意義ですよ!)

Excelエキスパート認定への道【MOS資格エキスパート試験対策オンライン講座】エクセル兄さんのスピードMOS合格コース

なお「もう少し基本的なスキルから学びたい」という秘書さんには、以下の講座がオススメです!

MOS試験Excel対策オンライン講座【2013スペシャリスト】エクセル兄さんのスピードMOS対策・合格コース

資料作成のクオリティが上がるPowerPoint

私はフリーランスとして独立してから「PowerPoint資料のブラッシュアップ」のお仕事を頼まれる機会がとても増えました。
しかし、以前勤めていた会社ではPowerPointを使う機会がそれほど多くなかったため、なかなか自信を持って対応することができずにいたんです。

そこで、Excel同様に『Udemy』で動画教材を購入し、PowerPointの基礎から学び直すことに!
2時間の講義動画+実践ワークを通じて、以下の単元を学ぶことができました!

  • レイアウト
  • フォント・文字組み
  • 配色・カラー
  • 図形・図解
  • グラフ・表
  • 画像・イラスト

資料デザインの法則を網羅的に理解できたことに加え、作業を効率化する操作方法も知ることができ、自信を持って資料作成ができるようになりました!

さらなるスキルアップを目指して

これをきっかけにすっかりPowerPointにハマってしまった私は、クライアント先の企業が主催する「PowerPointスキルアップコミュニティ」にも参加することにしたんです。

約400人のワーカーに向けて募集がかかったのですが、なんと参加に立候補したのは私を含めて5人のみ!(笑)
たしかにセミナーやワークショップに飛び込むのって、勇気がいりますよね。

でも、飛び込んでみて大正解でした!
同じ目標や興味を持つ人同士が集まり、お互いに切磋琢磨しながら学びを深められるのはやっぱり楽しいです!

Hisholioでも度々オンライン講座やセミナーが開催されていますよね。
仲間と一緒に学べるとモチベーションも維持しやすいので、1人で黙々と勉強するのが苦手な秘書さんは、こうした機会を上手に活用してみるのもオススメですよ!

CanvaやPhotoshopでクリエイティブなスキルを習得!

最近私が学び始めたのは、CanvaやPhotoshopなどの画像編集ソフトの使い方です。
はじめはSNS投稿用の画像作成から始めたのですが、このスキルが秘書業務にも役立つことに気付いたんです!

私の上司は会社のマーケティングや広報活動にも関与することがあり、私は専門部署や外部業者と上司との間に立って、上司のご意向を伝える役割を担っています。

しかし、多くの人を介するほど伝言ゲームのようになってしまい、元の意図が正確に伝わらないことが度々ありました。
ときには、依頼したビジュアルのイメージと、上がってきた校正が全く異なるということも……。

覚えたてのスキルを活用!

そこで私は、覚えたての画像編集スキルを使って、上司の抽象的な指示を具体的なビジュアルに変換し、それをもとにコミュニケーションを行うようにしました。

すると、認識の齟齬や無駄な修正が大幅に減少!
最終的なプロダクトの質も向上したんです。

私のようにコミュニケーションの誤解や指示の不明瞭さに悩んでいる秘書さんは、自分でイメージやラフを作成できるスキルを身に付けると、対応しやすくなるかと思います!

秘書のエキスパートを目指して

今回は、私の経験をもとに「秘書としてのレベルを押し上げる実用的な学び」についてご紹介しました!
挑戦してみたいと思える分野はございましたでしょうか?

常に進化し続けるビジネスシーンに適応するには、学びを止めずに新しいスキルを身に付けていくことが大切ですよね。
秘書のエキスパートを目指し、新しい1歩を踏み出してまいりましょう!

みなさんがますますご活躍される未来を心から願っております。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ!働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています!

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