こうすればもっと上手くいく!秘書を悩ます年賀状手配と解決策7パターン!

秘書のみなさん、こんにちは!Emilyです。

秘書の1年を締めくくる年末の大仕事といえば、上司の年賀状手配ですよね。
次の年末に慌てないためにも早い時期から計画的に準備をしておきたいものです。

そこで今回は、私自身の経験をもとに年賀状手配の失敗ポイントや疑問点、またその解決策をまとめてみました!
みなさんのお悩み解消のヒントになれば幸いです。

増え続ける年賀状の送付先、秘書としてどうする?

送付先リストの中には、徐々に取引が減ってきた企業や、付き合いが希薄になった方が含まれていることもありますよね。
これらを定期的に整理できるよう毎年の出受記録を蓄積して、2年連続で受け取りがなかった相手については、こちらからの差し出しを継続するかどうか上司に確認するようにしています。

ちなみに、こうした管理のために私が使用しているのは、年賀状作成ソフトの「筆まめ」です。
出受記録管理以外にも、年賀ハガキのデザインからレイアウト、宛名印刷まで簡単にできるのが専用ソフトを使用する大きなメリットだと思っています。

秘書あるある!?いつの間にか社長が変わっていた

必ずしも全ての取引先から異動などのお知らせが届くとは限りませんよね。
付き合いの程度によっては、「あれ、いつの間にか社長が変わっている!?」なんてこともありました。

これらを見落とさないために、私が年末に欠かさず行っているのは、送付先リストの「一斉クリーニング」です。
具体的には、年賀状を出す予定の方々の会社HPを一つひとつ検索し、本社住所や代表者名の変更有無を確認しています。

骨の折れる作業ではありますが、これにより取引先の本社移転や社名変更、有限会社から株式会社への商号変更などに気づけたこともあるので、毎年必ず行うようにしています。

また、HPだけでは調べきれないものに関しては、社内でとくに付き合いの深い部署に確認を依頼するのも有効だと思います。

年賀ハガキが足りない!

送付先のクリーニングができたらいよいよ年賀ハガキの発注です。
私はこれまで、このような理由でハガキが足りなくなってしまったことがありました。

  • 印刷機の不具合でインク汚れが付いてしまった
  • 郵便番号が枠からズレてしまい、調整のために何度も出し直した
  • 上司から「やっぱりこの人にも」と追加の要望があった
  • こちらから差し出していない方からの年賀状が想定より多く届いた
  • 上司が自筆で一言添える際に書き損じてしまった

これらの事態を見越して、年賀ハガキは毎年20〜30%ほど上乗せした枚数を用意しておくようにしています。
余った場合にも郵便局へ持ち込めば、所定の手数料を支払うことで普通ハガキや切手に交換できるので安心です。

大事な住所を消してしまった!

年賀状を手配するにあたり、まず必要になるのが住所録ですよね。
日頃から小まめに整理している秘書さんが多いと思いますが、思わぬ落とし穴にはまってしまった経験はないでしょうか。
私は過去にこのようなことがありました。

新年度を迎えた春先、メインバンクから人事異動のお知らせが届きました。
担当だった法人営業部長A氏が他県の支店に異動することになり、新たにB氏が着任したというお知らせです。
すぐに住所録の担当欄をB氏に書き換え、年賀状も次回からはB氏宛てに手配できるようリストを整えました。

ところが、年末にそのリストを見た上司からは「前担当のA氏にも年賀状を出したい」との要望が。
何でも、付き合いの長かったA氏とは仕事以外でも親しくしていたそうで、今後も個人的な年賀状のやりとりを続けたいとのことでした。

すでに住所録を上書きしてしまっていた私は大慌てです。
幸い経理部の協力により何とかA氏の情報を再登録することができましたが、自分の勝手な思い込みで必要な情報を削除してしまったのは大きな反省点でした。

これ以降、人事異動のお知らせを受けたときには、人ベースで新たな赴任先に送るのか、会社ベースで新任者に送るのかを上司に確認するようにしています。

年賀状の投函が間に合わない!

年賀状を元旦に届けるためには12月25日までに投函しなければなりませんよね。
私が上司の年賀状手配を担当した初年度は、余裕をもたせるつもりで前日の24日には宛名印刷が完了するようスケジューリングしていました。

ところが、24日のいよいよ投函というタイミングで、上司から突然「完成した年賀状全てに自筆で一言添えたい」との要望が……!
余裕のスケジュールだと思っていたのが一転、大慌てのクリスマスとなってしまいました。

忙しい業務の合間、上司には1日で何とか対応してもらってギリギリ25日に投函することができましたが、その翌年からは1週間程度は余裕をもたせたスケジュールを組むようになりました。

上司の年賀状へのこだわりに苦戦する秘書……!

年賀状と一口に言っても、重視するポイントやこだわりは上司によってそれぞれですよね。
例えば、私の上司の場合「会社用と自宅用で年賀状のデザインを変えたい」というこだわりをお持ちでした。

私は会社用だけでなく、上司のプライベートの年賀状手配も任されていたんです。
ハガキのデザインも送付先リストも「会社用」「自宅用」と2種類に分けて用意しなければならず、その膨大な作業量に毎年悲鳴をあげていたものです。

とくに自宅用年賀状については、親しい方とのやりとりが多いためかこだわりが強く、こちらから出していないのに届いてしまった年賀状があったら、即日お返事を出したいとの要望も。
さすがに元日から上司宅を訪ねて年賀状の返信作業をするというのも現実的でなかったので、差し出し済みの方のリストと予備のハガキを年内に上司にお渡ししておき、上司の奥様にご対応いただけるような準備を整えていました。

上記は少し特殊なケースかもしれませんが、例えば「人と被らない年賀状デザインにしたい」「ハガキに特殊紙を使いたい」といった、ちょっとしたこだわりをお持ちの上司もなかにはいらっしゃるかもしれませんよね。

新しい上司につくことになった場合には、「今まではこうしていましたが、何かご要望はおありですか?」といった事前確認をオススメします。
後から作り直し!といった悲劇を生まずに済むかもしれません。

私の年賀状プロジェクトのタイムライン!

最後に、前述の各種作業を私がどのようなスケジュールで行っているかをご紹介します!

10月下旬

  • 住所録の一斉クリーニング(=各社HPの情報との照合)
    ※10月1日付の異動・転勤が落ち着いたタイミングで!1日20社ずつほどのペースで、コツコツと。

11月上旬

  • 印刷業者から年賀状デザインカタログを取り寄せ
  • カタログと送付先リストを上司にお見せし、ハガキのデザインと枚数を確定

11月中旬

  • 年賀ハガキ発注

11月下旬

  •  年賀ハガキ納品

12月上旬

  • 宛名印刷開始

12月中旬

  • 完成した年賀ハガキを上司にお渡しし、一筆添える場合は19日頃までにはご対応いただけるよう依頼
  • その後、20日頃を目標に余裕をもって投函!

12月下旬

  • 差し出し済みの方のリストと、予備の年賀ハガキを上司にお渡し

以上が、様々な経験や失敗を経てたどり着いた私の必勝スケジュールとなりました。

思い切って年賀状じまいもアリ?

近年広まりつつある傾向として、今後の年賀状のやりとりを辞退する「年賀状じまい」というものがあります。
年齢や生活様式の変化、また虚礼廃止や経費削減などを理由に、思い切って上司に年賀状じまいを提案してみるのもアリかもしれません。

私は、昨年初めて上司に年賀状じまいの提案をしました。
角が立たないよう配慮した文面を検討して上司にお見せしたところ、意外とすんなりOKが出ましたよ。
もしかしたら、上司にも毎年増え続ける年賀状を負担に思っている部分があったのかもしれません。

当たり前のように続けている慣例を見直してみるというのは、年賀状に限らずとも、仕事において重要な姿勢の1つだと思います。

いきなり完全にやめてしまうのは少し心配……という場合には、普段から付き合いがある方だけやめる、取引先のみに限定するなど、徐々にフェードアウトすることを検討するのも1つの選択肢かもしれません。

余裕を持って準備をすれば、年賀状は難しい仕事ではない!

年賀状手配は、年末に慌てて着手すると大変な作業です。
しかし、秋から計画的に進められれば、それほど難しい仕事ではないと思っています!

秘書としてミスや遅れなく手配することはもちろん、上司の意向に沿った対応ができるよう、いつも柔軟な姿勢を心がけていたいものですね。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ!働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています!

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