今さら聞けない!上司の郵便物、秘書としてどうしてる!?

秘書のみなさん、こんにちは!Hiyokoです。
今回は郵便物の取り扱いをテーマにしたいと思います。

秘書として働いていると、毎日上司宛に大量の郵便物を受け取りますよね。
広告や雑誌、式典の出席依頼、回答期限のあるものなどなど…。

そこで、今回はどのように郵便物を回章しているのか私の経験談をもとにご紹介したいと思います!

秘書なら郵便物の開封も華麗に!

郵便物が到着したらみなさんはどのように開封していますか?
秘書になりたての頃、先輩秘書がカッターを使ってスーっと美しく開封している姿を見て「秘書って封筒の開け方にまで気を配るんだ。すごいな~。」と感心したことを覚えています。

秘書になる前のズボラな私は、郵便物が届いたら手でビリビリと開けていました。
そんな私も、秘書になってからは自分の郵便物も自然とカッターで開けるようになりました。
大人の女性へと少し近づいた気がします。
ここで私が何年も愛用しているレターオープナーのご紹介をしたいところですが…、私はごく普通の文房具屋さんで売っているカッターを使用していました。笑

出欠回答が必要な郵便物の取り扱い

きれいに開封ができたら次に内容の確認です!
社長秘書の場合、会社宛の郵便物も代表者である上司の元に届くことがありますよね。
忙しい上司に回章すべきものか1通1通確認し、判断していきます

ここで回章前の確認事項として大事なポイント。

・上司のみへの案内か、複数役員への案内か
・上司が出席すべきものなのか(例年の行事であれば過去の対応を確認)
・出席する場合、スケジュールは可能なものか

上記のポイントを情報収集をしたら、ご覧になった上司が判断しやすいように余白にメモ書きをします(私は鉛筆で書いていました)。
メモ書きの例は以下の通りです。

・日時、場所はわかりやすく赤で線を引く
・複数役員へも案内が届いている場合は「〇〇副社長、〇〇常務へもご案内頂いております。例年副社長が対応しております」
・スケジュールが既に埋まっている場合は「この日は〇〇への出張を予定しております」
・出欠に〇をして頂けるよう、「 出・欠 」と書いた付箋を貼っておきます

このように回章前に上司が知りたいであろう情報を載せておくことで上司は隙間時間に確認することができます。

また、回章の順番としては、私は期日の近い物を上にしていました。
より重要度が高いと判断するものは、直接手渡ししたり、口頭で確認するなど臨機応変に対応していました。

事務所移転・役員交代等の挨拶状の取り扱い

移転のお知らせや役員交代などをお知らせる封書やハガキもよく目にしますね。
このようなお祝いごとの場合、必要に応じて社長名での祝電や祝花等を手配していました。

また、社長だけでなく役員全員へ回章していました。
回章順はもちろんお役職の高い方から。

祝電などを手配済の場合は付箋を貼って「すでに社長名で祝電・祝花を手配しております」などと記入することで、追加の手配が必要な場合もスムーズに行うことができます。
他役員の秘書さんとのコミュニケーションもスムーズになりますね。

親展の難しさに直面!?

郵便物の中でも「親展」の取り扱いについて悩まれたことはありませんか?
郵便物に朱色で「親展」と記載されている意味は、宛名である本人のみ開封していいですよ、ということです。

本人以外の人に公表されるべきではない個人情報や機密性の高い内容が記載された重要文書です。
そうです、取り扱いには十分気を付けなくてはなりません!

とは言っても、秘書として求められるやり方は、会社によっても上司によっても様々。
何が正解なのか、一概には言えません。
親展だけは開封せずお渡ししたり、親展も含めたすべての郵便物を開封した後お見せするなど、様々な方法があるかと思います。

「親展」と記載されているものの、内容は重要度の高くないものも混ざっていることもあります。
いずれにしても、上司の業務の妨げにならないように、スムーズに郵便物を確認できるようサポートすることが秘書の役目です。

郵便物で失敗した私の過去


私は過去に2人の上司に仕えていました。
一人は、前任の秘書から郵便物はすべて開封し必要であれば回章するよう丁寧に引き継ぎを受けました。
上司個人宛の郵便物もすべて開封しお見せするようにしていました。
何も問題なく進んでいたのですが…。

数年後に上司が変わりましたが、郵便物については前の上司と同様の取り扱いをしていました。
その上司の担当秘書になって間もない頃のことです。
上司の個人宛「親展」の郵便物が届いたので、いつも通り開封した後にお見せしたところ「なぜ勝手に親展の郵便物を開けるんだ!!!」と激怒されてしまいました

上司との関係性もまだ成り立っていなかったということもあり、なぜ開けてはいけないのか納得できず、少しの間不貞腐れてしまいました。
余談ですが、しばらくは業務以外の会話はせず険悪なムードが続いていました。笑

しかし現在は、食事に行くほど良好な関係となりほっと一安心♪
次第に冷静になり、私は大事なことを忘れていたことに気が付いたのです。

秘書として大切なこと

秘書として大切なこと。
そうです!上司の郵便物の取り扱いについて、ご本人に確認していなかったのです。

私は担当していた過去の上司に倣い、同様の取り扱いをしていました。
激怒されて初めて、上司によってやり方が違うことに気づきました。

郵便物のみに限らず、秘書業務全般に言えることだと思いますが、担当が変わったときは都度上司にお伺いを立てることの大切さを実感しました。

郵便物一つとっても、些細な気配りが上司との信頼関係に繋がっていくと思います。
私の経験談、ぜひ参考にしてみてください!

秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

hiyoko

元秘書です!秘書経験を活かして現在は大学院にて
役員の健康管理における秘書の取り組みについて研究しています♪

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