秘書が「質問力」を鍛えると、コミュニケーションが楽しくなる!

秘書のみなさん、こんにちは! Emilyです。

秘書の仕事では、社内外の方々との円滑なコミュニケーションが欠かせませんよね。

なかでも「質問力」は、対話における中心的な要素!
質問力が高まれば、情報収集やチームとの連携がスムーズになり、業務効率もアップします。

そこで今回は、ビジネスシーンで円滑なコミュニケーションを実現するための「質問力アップ術」についてご紹介したいと思います!
組織やチームに所属している秘書さんは、ぜひ参考にしてみてくださいね。

相手との共通点だけでなく、相違点にも注目してみる!

よく「共通の趣味がある人や同郷の人とは会話が盛り上がりやすい」と言われますよね。
私はこの先入観にとらわれ「話を盛り上げるためには相手との共通点を探さなければ……!」といつも思っていました。

しかし、仕事で顔を合わせる取引先の方との共通点なんて、なかなか見つかりませんよね。
お相手が自分と歳の離れたおじさんだったりすると、なおのこと。
結局話題が見つからず、天気の話だけして終わってしまうことがほとんどでした……。

そこで、仲の良い営業部の先輩に、どうすれば上手く会話ができるようになるか相談してみました。

すると、先輩は「共通点ではなく、自分と違うところを見つけて質問すれば良いんだよ」とアドバイスをくれたんです。
それまでの自分とは逆をいく発想に、まるで目からウロコが落ちたような感覚でした……!

その翌週、早速実践の機会が!

上司に同行したビジネス交流会で、初対面の方と映画の話になったんです。

私は洋画をよく観るのですが、お相手の方は邦画がお好きとのこと。
かつての私であれば「(おっと、邦画は詳しくないな……)」と焦って、どうにか話題を変えようとしていたと思います。

しかし、この日は先輩のアドバイスを踏まえて、思い切って話題を掘り下げてみることに。

「私はあまり観たことがないんですけど、邦画の魅力ってどんなところですか?」「最近のオススメはありますか?」と尋ねてみました。
すると、相手もうれしそうに答えてくださり、話題がどんどん広がりました!

「初対面の方との会話が苦手……」という秘書さんは、このようにお相手との相違点に着目して質問してみると自然と会話を広げられるかもしれません!
ぜひ意識してみてくださいね。

「他でもないあなたに聞きたい」を強調する!

秘書をしていると、他部署から質問を受けることも多いですよね。
私もよく内線電話で上司の予定などを聞かれるのですが、過去にとても印象に残っているやりとりがあります。

相手は他部署の課長だったのですが、その人はいつも「社長のことはEmilyさんに聞くのが1番だと思うので、ちょっと教えてほしいんですけど……」と内線をかけてくるんです。

私は「おおげさだなぁ」なんて思いつつも、質問上手な課長にまんまと乗せられ、毎回気持ち良くあれこれ教えて差し上げていました(笑)。

私もその課長をお手本にして、誰かに質問する際には相手への敬意を示すことを心がけるようにしています。
私の気持ちが伝わると、相手が好意的に答えてくれるように感じています。

業務に必要なこととはいえ、誰かに質問をするということは、忙しい相手の時間を奪ってしまうことにもなります。
だからこそ、少しでも相手が気持ち良く答えられるように配慮できたら良いですよね!

アドバイスを求めたいときは、具体的に質問する!

社内の先輩にアドバイスを求めたいとき、みなさんはどのように質問していますか?
私が新人秘書の頃は、以下のような聞き方をしていました。

企画のアイディアが浮かばないのですが、どうすれば良いでしょうか?
初対面のお客様と話すのが苦手なのですが、どうしたら上手く話せるでしょうか?

しかし、これだとあまり真剣に取り合ってもらえず「うんうん、慣れないうちは難しいよね~」と流されてしまうことが多くありました。

また、この聞き方だと「自分で考える気がない」「何でも教えてもらおうとしている」という印象にもつながりやすいですよね……!

そこで、以下のように質問の仕方を改めたんです。

企画のアイディアが浮かばないのですが、〇〇さんはどのようなことからインスピレーションを得ていますか?
初対面のお客様と話すのが苦手なのですが、〇〇さんはどういった話題選びをしていますか?

このように質問に具体性をもたせたところ、相手からも「私はこうしているよ」と具体的な返答が得られるようになりました!

上司や先輩に助言を求めることの多い新人秘書さんに、とくにオススメの手法です!
業務に対する主体性が伝わり、良い印象にもつながりやすいかと思います!

人から意見を聞きたいときは、質問のハードルを下げる!

業務に関する意見交換のシーン。
もし上司や先輩からこのように聞かれたら、みなさんはどう感じますか?

会社の売り上げを上げるにはどうしたら良いと思う?
チームの問題点は何だと思う?

質問がストレートすぎて、なんだか答えづらいと感じる方も多いのではないでしょうか?
「正しいことを答えなければ……!」と、つい委縮してしまいそうですよね。

私が以前勤めていた会社の上司は、このような意見交換の場で、以下のようにスタッフみんなが答えやすい質問をしてくださっていました。

もしあなたがこの会社のお客様だったら、どんなサービスがあるとうれしいと感じる?
少しでも気になることがあったら教えてほしいんだけど、現状のチームの運営に改善点はあると思う?

このように、質問のハードルを下げるだけで、質問された側はうんと答えやすくなりますよね。
実際に、以前の職場のミーティングはいつも活発に意見が飛び交い、とても良い雰囲気でした!

スタッフが率直な意見を言える風通しの良い職場は、問題や課題が見つかりやすかったり、新しいアイディアが生まれやすかったりと、メリットが多いですよね。
私も後輩に意見を聞きたいときは、できるだけ相手が答えやすいような聞き方をするよう心がけています!

注意や指導をするときほど「肯定」を意識!

社歴を重ね、後輩育成を担当するようになった頃の反省点です。
当時は、注意や指導をするたびに後輩が黙り込んでしまい、ミスの原因や本人の考えを上手く聞き出せずにいました。

そこで私が意識するようになったのが、質問の前に「肯定」を盛り込むことでした。

「どうしてミスしたの?」
「いつもミスしないのに珍しいね(肯定)。今回はどうしたの?」

「会議でもう少し発言できる?」
「いつも良い意見をもってくれているから(肯定)、会議の場でももっと積極的に発言してみてほしいな。できそう?」

同じことを聞くにも、言い方1つで印象が大きく変わりますよね。
こうすることで、後輩を必要以上に委縮させてしまうことなく、本音を聞き出せるようになりました!

後輩育成を任されている先輩秘書さんは、ぜひ参考にしていただければと思います!

社内外との架け橋となる秘書として

今回は、ビジネスシーンで円滑なコミュニケーションを実現するための「質問力アップ術」についてご紹介しました!
みなさんにとっても、気付きにつながるものはございましたでしょうか?

質問力の向上で、ビジネスコミュニケーションはより豊かなものになります。
柔軟な対話によって相手と信頼関係を築くことができれば、問題解決や協力体制の強化にもつながりますよね。

社内外との架け橋となる秘書として、コミュニケーションは業務の要!
質問力に磨きをかけることで、業務円滑化や組織のパフォーマンス向上に一層励んでまいりましょう!

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ!働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています!

記事一覧

こちらの記事もオススメ!

  1. 不測の事態にも、もうひるまない!秘書が実践したいホテル手配のコツとポイント

  2. 令和の新秘書像——秘書に女性が多いのは日本だけ!?海外での秘書像もご紹介!

  3. 異動の季節!秘書が試したい、新しい上司とのスムーズなコミュニケーション5つのコツ!

  4. あなたの上司はどっち?秘書とのコミュニケーションが上手い上司・下手な上司

  5. HisholioライターSollaより、秘書のみなさんへ

  6. 秘書なら机も美しく!誰でも簡単にできるデスク整理術!

  7. ケース別実例つき!秘書から上司へのオススメギフト

  8. ここでも秘書が活躍中!~大学秘書編~

コメント

  • トラックバックは利用できません。

  • コメント (0)

  1. この記事へのコメントはありません。

PAGE TOP