秘書業務の生産性UPには、上司との良好な関係が必須!

秘書のみなさん、こんにちは!

一年の締めくくりや年度末、大きなプロジェクトが終わったタイミングなどは、上司から労いの言葉をかけていただくことの多いタイミングかと思います。
かくいう私も年末にそんなありがたい場を設けていただいた秘書の1人です。
評価面談などのかしこまった場とは違う、ざっくばらんなお席で業務に対するフィードバックをいただけるのは嬉しい限りですね!

多忙な上司とゆっくり会話できたことを良い機会に、上司との関係構築と、それが日頃のサポート業務にもたらす影響について考えてみました。
ぜひみなさんもご自身の上司との関係構築のご参考にしてみてください。

秘書業務に何より大事なのは「情報」!

早速ですが、秘書の存在意義とは何でしょうか。
それは言わずもがな、上司の生産性向上に寄与することですよね。スケジュールを最適化し、煩雑な事務処理を簡素化して手間を減らし、不安要素や心配事を極力なくし、身の回りを整え、上司が本来すべき業務に安心して集中できる環境を整えることが我々秘書のミッションです!

そのために何が必要か…。それはズバリ情報です

例えば、スケジュールを組む際に、ご自宅や通っているジムの所在地を知っておくことは移動時間を確保する上で欠かせません。
海外でのカンファレンスの参加登録を代理で行うには、パスポート情報が必須ですよね。
海外出張の手配をするには、パスポート情報のみならずマイレージ番号や、時には緊急連絡先として配偶者の携帯電話番号といったプライベートな情報も必要になります。
ビザが必要な国へ渡航される場合は、申請書類に上司のお母様のご結婚前の名字まで記載が必要なケースすらあります。

会食を手配するには食物アレルギーの有無や好き嫌いはもちろん、お酒を嗜まれるのか、アルコールへの耐性が強いか弱いか、糖質制限はしていないかなども知っておく必要があります。
身分証明書の画像を添付またはアップロードする必要があるケースも多く、運転免許証やパスポートのコピーは必ず有効期限内のものを持っておくのが基本です。

一見必要のなさそうな情報も「秘書の武器」になる!

こういったID情報などの収集・管理は秘書の基本の「き」かと思います。
さらに、上司が気持ちよく仕事に集中し、本来のパフォーマンスを発揮する手助けをするには、知っていることが多ければ多いほど役に立つなと感じる瞬間がたくさんあります。

例えば、大切にしているもの、楽しみに思っていること、ご家族の健康状況、お子様の受験…。
一見、全く業務とは関係ないようですが、こういった情報を持っていればこそ、さらに快適な仕事環境を作り、真に必要なサポートを提供することが叶うように思うんです。

私の上司の大事なものは、これ!

例えば、私の上司はご家族との時間をとても大切にしているので、秘書である私もご家族の記念日を憶えておいて可能な限り予定を空けておくようにしています。
そうするとカレンダーを見た上司が「あ、ここで休めるな!」と思って休暇を取って家族サービスに充てることが可能になります。
休暇から戻ってきて「家族の中でパパの株が上がったよ!」と嬉しそうに話してくれたりすると、私も嬉しくなります。

ワーク・ライフ・バランスを大切にする人が増えていますが、「ライフ」が充実してこそ「ワーク」に集中できるのはだれでも同じですよね。

私はここ数年、テクノロジー部門のトップやエンジニア出身の上司にお仕えすることが続いているのですが、ビジネス/プライベートにかかわらず、出先(旅先)での電源確保と通信(インターネット)環境の良さがその日の上司の幸福度を左右してしまうところがとても面白いです!

思い起こしてみても「電波がない…!」と若干しょんぼりしながらもデジタルデトックスと割り切っていたのはアフリカ旅行の時くらいで、基本的には大好きなPCがサクサク動く環境じゃないと嫌なようです。

前職での経験ですが、カナダ出張の宿泊先を選ぶ際に、利用実績が豊富でコーポレート料金もあるホテルを予約しました。
ところが「今度からここからホテルを選んで」とWiFi速度の速いホテルランキング一覧を渡されたことがありました。
そこまで電波が大事なのか!と思いましたがテクノロジー系の上司の思考回路を知ることができた良い機会でした。

知りたい情報、秘書としてどうやって入手する!?

では、こういった項目をリスト化して「これに回答してください」と情報収集への協力をお願いできるのかというと、プライベートを多分に含んでいるがゆえに、ちょっと難しいのが現実ですよね。
こういった情報を得るためには、日頃から上司と良好な関係を構築しておくことが必要不可欠で、逆にそれが出来てさえいれば、日々の他愛もない会話から自然と知っていくことができることがほとんどです。

日頃の会話のほかにも、上司の過去のインタビュー記事や、本を上梓されている場合は本から学ぶことも可能です。
いずれにせよ、上司を知ろう・理解しようとするマインドや、日々の会話を大切にして、話してくれた言葉を情報として蓄積し業務に生かす努力が大切だろうと思っています。

プロの秘書として、どんな上司でも関係を良好に!

私は秘書として今まで何人もの上司に仕えてきましたが、当然ながら仕事がしやすいと感じる上司もいれば、そうではない上司もいました。
面白いことに、人として尊敬できる、優れていると感じる方がイコール仕事のしやすい上司かと言われると必ずしもそうではなかったかな…。
とても良い方で大好きなのだけれども、仕事となるとコミュニケーションが難しく一筋縄ではいかないといったケースもありました。

上司側は秘書を選ぶことが出来るケースが多いですが、秘書は上司を選べないことがほとんどですよね。
上司と秘書は距離感が近いだけに相性が大きく影響することは否定できませんが、それでも秘書の努力と歩み寄りで改善できることがたくさんあります。
プロとして秘書という職業についているからには、自分を上司に合わせてカスタマイズして、自然と色々な話をしてくれるような関係性を構築したいものですよね!

AI vs 秘書!?

AI(人工知能)やロボットが加速度的に進化している昨今、10年後、20年後に無くなる(であろう)仕事ランキングで必ず上位に入る秘書の仕事ですが、私は必ずしも私達の仕事すべてをAIに取ってかわられるとは思いません。

上司のカレンダーの隙間にちょうど合うミーティングをはめ込んでいくのではなく、頭と心を使ったスケジュール調整やサポート、苦境にいるときは慰めたり労ったりと私達にしかできないことがまだまだたくさんあると思います。

私が今勤めているのはテクノロジードリブンをモットーとしているIT企業なので、上司は当然ながら秘書業務にもAIや自動化が活用されると良いという考えを持っているようです。
でも、昨年末に体調を崩した時には「Google先生は病気の時に何かしてくれるわけじゃないからな〜」と少し人間の秘書のありがたみを感じてくれたようでした(笑)

近くにいるとホッとして、自然とおしゃべりしたくなるような、上司が心理的安全性を得られるような秘書になれたら嬉しいですね。

秘書のみなさん、今日もお仕事お疲れ様です!

S.Y

商社、外資系メーカー、会計事務所、大手IT企業を経て今はスタートアップで役員秘書をしています。秘書歴18年目に突入しました!

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