目指せ「阿吽の呼吸」!秘書と上司の必殺コミュニケーション術!

秘書のみなさんこんにちは、ナミコです。

みなさんは上司とうまくコミュニケーションが取れている自信がありますか?
上司が新しくなるたびに「今までの上司と勝手が違う……」と困惑されている秘書さんもいらっしゃるかもしれませんね。

そこで今回は上司とのコミュニケーションのヒントについてご紹介したいと思います。
上司とのスムーズなコミュニケーションの一助となれば幸いです。

上司の携帯の使用方法をチェック

みなさんの上司は通話派ですか?それともメールやチャットの通知のほうが反応が早い方でしょうか?
「携帯に連絡」と言っても、人によってもお好みがありますので、ご希望のツールをあらかじめお伺いしておくと、より早くレスをいただけるかもしれません。

逆に普段あまり使わないツールを敢えて使い、特別感を持っていただくという方法もあります。
どのようなツールを使われて、どれが使いやすいのか、普段から共有されておくことをオススメいたします。

私の上司の場合は?

ちなみに私が以前お仕えしていた上司は、なぜかデスクの電話派でした。
携帯はカバンや上着の中に入れっぱなし、ということもあったのですが、なぜかデスクの電話は1コールでさっとお取りになっていました。

そのため、まれに一般社員が秘書宛と間違えてボスにかけてしまった場合など、発信者が大恐縮するという場面もありました(笑)。
みなさんの上司は何派ですか?

秘書として、「至急」の場合

現在の上司はSNSやチャットも使いこなされる方なので、むしろメッセージでは至急の連絡が埋もれてしまいがち。
そこで私は文字を打つ間も惜しい「大至急」の案件に関しては、まず通話をメインにするようにしています。

電話する際にはスケジュールを確認して、出ていただけそうなタイミングをチェックすることはもちろんですが、その他にしたことを挙げてみると……

  • 上司のスマホに私からの着信時用に着信音を設定いただく
  • 同時に「至急!」と表示されるように危機感溢れる画面も設定
  • もちろんバイブレーションも強めに設定
  • 発信者の登録名は秘書の名前ではなく、「至急」にする
  • そして上記を設定している電話番号からかける

などがあります。

私の会社の場合は?

私が勤めている会社では現在も在宅勤務を継続中。
そして私は時短勤務をしていることもあり、私が不在の時間帯には私以外の社員が上司に連絡することもあります。

そのため、上司には「『至急』という発信者からの着信が入っていたら、最後の履歴に折り返してください」とお願いしています。

そうすることで、上司が「えっと、これはだれに折り返すべきかな……」などと考える時間が不要になります。

また、次の予定が始まりそうなのに長時間折り返しがないような場合には、チャットも併用するようにしています。

「至急」も連発すると、逆に危機感がなくなってしまうので、本当に大ピンチの時にだけ通話を使うようにしています。

会議中、秘書から上司への意思伝達方法

みなさんは上司が会議中、至急折り返しや確認が必要な連絡があった場合、どのように伝達されていますか?

リアルな会議であればお部屋の外から携帯に連絡、メモを入れるなどでしょうか。
最近ではオンラインの会議も増え、映り込みにさえ気を付ければ、会議中に直接伝言することも可能になりましたよね。

会議中の上司に伝言する際のバリエーション

WEB会議のときには

  • 自分もログインしておき(もちろん発言はオフで)、チャットでダイレクトメッセージを送る

WEB会議中の上司に対面で要件を伝える際には

  • 執務室のドアを、かすかに聞こえる程度の音でノックし、入り口で書類を無言でヒラヒラさせてみる。
  • 同様に手旗信号のようにジェスチャーで口パクで伝える
  • パソコンのこちら側(モニターの裏)まで近づき、筆談

……などというアナログな方法を使うこともあります。
上司も相手に見えないように、OKサインや「〇✕」などでお返事してくださいます。

以前の職場の秘書さんは……

以前の職場では「社長の打ち合わせが終わったらお伺いしようと思って、待っているんですけどなかなかタイミングがなくて……」という秘書さんもいらっしゃいました。

しかし私は待っている間にも他の業務が同時進行し、何の用事だったか忘れてしまうことも多いため、会議や来客の状況を見ながら、なるべくすぐに伝達することを心がけています。

「イエスかノー」または「1案か2案か知りたい」というだけの場合や、「次のアポイントのお客様がもうお見えになっていますよ」などの簡単なお知らせには、こんなアナログな方法でもいいのではないかと思います。

みなさんはどうされていますか?

上司がお留守の時こそ、秘書はチャンス?

特に急ぎではなさそうな上司宛の挨拶状へのお返事、ルーティンの書類へ決裁印をもらうなど、1分ほどで済む用事ってありませんか?
そんな時に限って、上司は難しい顔でパソコンの画面とにらめっこ。

うーん、タイミングが計れない……なんてことも。

私の裏技をご披露します!

そんな時、私は敢えて上司が席を外したタイミングで書類を持っていくようにしています。

現在の上司は喫煙者なので、屋外の喫煙スペースで定期的に一服されるんです。
そこで在席中は様子を見ながら休憩の機会を伺い、上司が出てきたらチャンス!

決裁印が必要な書類や挨拶状などを抱え、入れ替わりにデスクの目立つ位置に持ち込みます。
その際、お返事が必要なものに関しては付箋を付け、少しずらして並べておくと親切です。

なぜそんなタイミングで?と思われるかもしれませんが、それは一服後のほうが上司もリラックスしていて、スイスイと事務処理していただけることを発見したからなんです。

自分に置き換えてみても、業務に集中されている時に集中力をそがれるのはイヤなものですよね。
そのため対面でお話しできる環境であっても、必ずしも対面でお話しなくてもいい業務もあるのかな、と思います。

みなさんもご自身の上司の行動パターンや、クセなどを見つけてみてください!

秘書と上司は阿吽の呼吸で!

今回は私なりの上司との意思疎通方法の体験談をご紹介しました。

秘書と上司、きっとその組み合わせの数だけある、ベストな意思疎通方法。

上司が「アレをお願いします」と言っただけで、秘書が「あ、例のアレですね!承知しました!」と、いわゆる阿吽の呼吸で意思疎通できれば、時短にもなりますよね。

一日も早くベストな方法が見つかり、みなさんがストレスなくお仕事できることをお祈りしております。

それでは秘書のみなさん、お疲れ様です!

ナミコ

現在外資系商社にて、社長秘書、総務業務全般を約10年担当
突発的なトラブルすら面白がる前向きかつ好奇心旺盛な性格で、今日も楽しくお仕事中。
日々の気づきの中、秘書のみなさんと共有したいことを発信していきますね。

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