いざという時も冷静に。秘書の弔事対応マニュアル!

みなさん、こんにちは!mimiです。
スケジュール管理に出張手配、接待のお店選びや上司の身の回りのお世話まで秘書のお仕事ってとっても幅広いものですよね。
予期せず想定外のことが起こっても、きっとみなさんは冷静に対応できる秘書さんだと思います。

でも、意外と対応する機会がないままになっていて、いざ直面した時にどうしたら良いか分からずパニックになりがちなのが、弔事の対応ではないでしょうか?
今回は、取引先から弔事のご連絡を受けた際の対応についてご紹介したいと思います。

取引先からの弔事のご連絡!秘書の対応は?

取引先の関係者やそのご家族が亡くなった場合、FAXで葬儀やお別れの会についてご連絡がくることが多いでしょう。また、訃報について企業のHPでプレスリリースとして掲載されることもありますので、日頃から関係先のプレスリリースはチェックしておくようにしましょう。

訃報を知ったら上司への報告はもちろん、会社としてどういう対応をするのか、社内でも擦り合わせておくことが大切です。
例えば私は役員秘書でしたので、葬儀には社長以下役員の誰が出席するのか(代表者のみが行く場合もあります)、社長名で弔電を送るのか、もしくはプロジェクトで一番深く関わっている部署の役員名で送るのかなど、自分の担当している上司だけで判断できないことが多々ありました

ご葬儀について、秘書として確認しておきたいことは?

葬儀への参列について上司へ相談するにあたり、以下のことを確認しておきましょう。

①故人の氏名(漢字など間違いのないように)
②故人と喪主の続柄
③葬儀の日程・会場の場所
④供花・香典を受取る意思がある、または辞退なさるのか
⑤葬儀を行う宗旨宗派

特にご案内の中に④の文言が書かれているかしっかりチェックしましょう。
わかりにくいのが、「ご厚志はお断り申し上げます」などと書かれている場合、香典を含むすべてを辞退するという意味です。
また、「御供物、御供花はお断り申し上げます」と明記されている場合は、「供物とお花は辞退するが、お香典は受け取る」という意味になります。

葬儀の前に秘書がするべきことは?


1、供花・供物の手配

先方が供花・供物を辞退していないということを確認の上、お通夜の前に会場に届くように、迅速に手配を行います。
地域や宗派によって祭壇に飾るお花の種類にも違いがあるため、指定の葬儀社・花屋で取りまとめていることが多いです。
そのため独自に手配するのではなく、担当葬儀社に確認しましょう。注文の際は、証跡の残るFAXやメールで贈り主の氏名等を伝えるのが望ましいでしょう。

基本的に供花・供物は社長名、代表名で贈ることが多いので、芳名名札には「(例)○○株式会社 代表取締役社長 ○○ ○○」という風に記載してもらうように依頼します。
他の役員と連名で贈ることもあります。

供物は一般的には果物の籠盛りなどを贈ることが多いですが、地域や宗派によって何を贈るかや装飾など内容が異なってくるため、供花と同様に担当葬儀社へ直接依頼するのが良いでしょう。

2、弔電の手配

上司から弔電を贈るよう指示があったら、通夜の開式前には会場に届くように手配します。葬儀について知るのが遅れた場合でも、告別式の前までには届くように手配しましょう。
弔電を手配する際は以下の項目に間違いがないかしっかりと確認しましょう。

①葬儀の日時
②会場の名前・住所
③宛名(通常は喪主宛に打ちます)
④故人のお名前
⑤送り主の名前

文面についてもふさわしい内容になるよう、上司とよく相談しましょう。
私が弔電の際に利用していたサービスはこちらです。
NTT D-MAIL
ヒューモニー

会社によっては、一括でどのサービスを使うべきか決まっている場合もあるので、まずは総務などに確認を!


3、香典の用意

上司が葬儀へ参列することとなったら、お香典を用意します。香典袋(不祝儀袋)の表書きは宗派によって異なりますので、先方の宗派に合わせた表書きのものを用意しましょう。
仏式では基本的に「御霊前」を使いますが、その他に「御香料」「御香典」「御悔」などもあります。四十九日を過ぎてからのお別れの会などに出席する場合は「御仏前」となります。

神式では「御榊料」「玉串料」などが使われます。キリスト教式では「お花料」「御花料」「御ミサ料」などを使います。
また、蓮(ハス)の花が印刷されている香典袋は仏式用のため、神式やキリスト教式ではNGです。

香典袋は表袋の上段に表書き、下段に当方の会社名・役職・上司の氏名を、内袋には金額と住所を記載します。
外袋は薄墨の毛筆または筆ペンで書くのがマナーですが、内袋は見やすさ重視のため黒いペンで構いません。

香典袋に入れるお札は、不幸を予期して事前に用意してておいたという意味にならないよう、新札は避けた方が良いと言われています。
止むを得ず新札を使用する場合は、一度折ってから入れると良いでしょう。お札を入れる向きは、内袋を裏にしてお札の表(人物が書いてある方)が見えるように、人物が下にくるようにします。

上司が困らないようしっかり準備しておくのがデキる秘書!

手帳やデスクに貼ってご利用いただける、印刷用のToDoリストもご活用ください!
詳しくはこちらから。

当日は喪服で参列することが基本です。
上司は礼服を持参して着替えたりすることが想定されるため、事前に忘れないようにお声がけしましょう。慌ただしくならないように、前後のスケジュールを入れる際は、時間に余裕を持って設定することをお忘れなく。

また、会長や社長が亡くなった場合など、社葬やお別れの会の受付などのお手伝いをすることもあるかと思います。その際は礼服を着用することはもちろんですが、髪の長い人は後ろに纏める、ジェルネイルやマニキュアははずす、靴は黒のあまりヒールが高くないパンプスにするなど、自身の服装にも気を配りましょう。

葬儀は悲しみに包まれてる場ですので、出席する際も供花などを手配する際も、お悔やみの心をもって対応することが大切です。

秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

 

mimi

金融、不動産業界にて秘書として勤務してきました。趣味は旅行と寝ること食べること!

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