秘書のみなさんこんにちは！Sayakaです。

今日は会議や接待の準備の一つである昼食や夕食、リフレッシュメントについてお話したいと思います。

特に、海外の人をお迎えする際は何を撰べばいいか悩んでしまう、という秘書さんも多いかと思います。
そんな方々のためにも、外資系に勤める私の体験を交えてお話したいと思います！

海外からのお客様に「お寿司」は喜ばれる？

秘書になりたての頃、「海外の方だから日本らしくお寿司はどうかしら？」と思ってセッティングしたら、大不評！(笑)
後々、先方の秘書さんにお聞きしたら「社長はアジア料理、特に魚料理が大嫌いなの。」と言われて、大変申し訳ないことをしたなぁという苦い失敗談があります。

外食などを設定する前には、必ず先方の秘書さんに

「I would like to know if there are any foods they like or dislike.」

と確認するのはマストです。
すると「フランス産の赤ワインがお好きよ。」「以前日本で食べた●●がもう一度食べたいって言ってたわ。」
などの情報がいただけたりするので、要望に沿ってお店を探すのがベストです。

日本食については、日本に興味津々な方やアジア系の方には喜んでいただける傾向があるかと感じています。
また、女性は食に対して柔軟な方が多く、お寿司や日本食を喜んで召し上がっていた記憶があります。

一方で、私の経験上男性、特に西洋の男性はアジア料理が苦手な方が多いかと感じています。
お相手がよほど望まない限りは、冒険したジャンルは、避けた方が無難かと思っています。

秘書がオススメ！海外のお客様へのお店選び

具体的なお店のジャンルとしては、西洋の方には、ステーキ、鉄板焼き、焼肉、焼き鳥が概ね好評です。

アジア系の方だと、日本食に興味津々の方が多いので、居酒屋からラーメン屋、カニ食べ放題などのチョイスも喜ばれました。

それと、ビーガン（菜食主義者）の方には懐石料理も好評でしたよ。
どんなジャンルでも事前にレストランに交渉すると、肉魚を抜いたコースに仕上げてくださいます。
ぜひ気軽に相談してみてください。

私が、よく使うサイトはやはり一休.comか食べログ、Rettyも良いお店が載っていますね。

また、社内で立食パーティを実施する場合は、オードブルのケータリングフードや出前館などのサイトが近年は充実していますので利用しない手はないですね。

アメリカ人が多い今の私の職場で、アメリカンビール＆ピザパーティを企画した時は大いに盛り上がりました。
そして、お値段もリーズナブル。オススメです！

「リフレッシュメント」って何？

直訳すると「元気を回復する」です。
従業員の労をねぎらうために日本企業でも有料のスナックコーナーや自動販売機がありますが、外資系企業にはよく無料で水やドリンク、スナックが置いてあります。
ちなみに、私の会社の海外支社の場合、だいたいどこの国でもカフェスペースが併設されているそうで、うらやましい限りです (笑)

海外の方は仕事の合間や、頭が煮詰まりやすい会議の最中にリフレッシュメントを口にするという文化があり、そんな背景から、会社が提供することを当たり前のように思っている方が多いです。

それゆえ、海外の方との会議の場合は、昼食、夕食以外にもリフレッシュメントの準備が欠かせません！

では、多様な人種の会議では何を用意したらいいでしょうか？

リフレッシュメントコーナーを設置しよう！

会議室の後方か横にテーブルを構え、飲み物やお菓子、スナック類をまとめてコーナーを設置します。

カジュアルな場合は中心に置いたテーブルにお菓子類をお持ちするのも良いですね。
どちらにしても大容量を置かず、必要な量だけおいて「お好きにお取りください。」という形式にしておきます。

もちろんフォーマルな場合は別ですが、1日中会議の場合は、秘書さんが休み時間毎に飲み物やお菓子を補充したり、ゴミなどを片付けるといいでしょう。

お菓子やスナック類はどうする！？

私も初めての会議の時は、リフレッシュメントに関するマニュアルもなく、かなりチョイスに悩みました(汗)
でも、ここに特に正解はありません。

日本のお菓子メーカーが販売している商品は、世界でも十分美味しいと言われるレベルなので、チョコレート、クッキー、キャンディなどを数種購入してリフレッシュメントコーナーに設置すればOK！
また、ドーナツやマフィン、バナナ、ミカンやイチゴも好評でしたよ。

また、海外のお菓子も最近は簡単に手に入るので、先方の国のお菓子などを混ぜておくと素敵な「おもてなし」になりますね。

飲み物は何を用意するべき？

飲み物については、基本はミネラルウォーターを常備しておくこと。
海外の方は炭酸水も好きですね。

アメリカ人はコーヒーが好きですが、ヨーロピアンはエスプレッソがお好きです。
私の体験談ですが、ヨーロピアン達はエスプレッソが主流で、ご自宅にはネスレのドルチェグストみたいなエスプレッソマシーンがあるのが一般的なようです。
そして、毎日何杯も飲んでいると言う方が多いです。

日本みたいにいちいち一杯ずつ秘書がカップ&ソーサ―でお持ちしなくても、ネスレのドルチェグストとカプセル、紙コップを置いておけば、自由にご自分達でジャンジャン作って飲んでいます(笑)
コーヒーもポットやコーヒーメーカーで作って、あとはお好きにどうぞ、という形式が会議の邪魔にもならず、好きな時に飲めるので良いようです。

デキる秘書は、好き嫌いをメモして、みんなをHappyに！

事前にリサーチして好き嫌いを把握するのも大事ですが、一度喜んでくれたものをもう一度お出しするとさらに喜んでくれますよ。

私の体験ですが、イタリア人の部長が「南アルプス天然水のレモン炭酸水」を気に入っているという情報を入手したことがあります。
次に来社した時に一番にお出ししたら「Oh ! You remember my favorite !」とその日の会議はスタートからご機嫌でした。

よく集まるメンバーのちょっとした好き嫌いを覚えて、コーディネートすると、みんなHappyに会議に臨めますね。

いかがでしたでしょうか？

私は個人的に、リフレッシュメントやランチの準備をしている時、「秘書って、みんなのお母さんにみたいだなあ」と思います。
作っているわけではないけど、みなさんの気分が良くなるように、毎回好き嫌いを把握して完璧に揃えたり、新しいお店を見つけたり。
時々失敗することもあるけど、次回改善すればみんなとてもHappyになってくれる。

口にする物って、ちょっとしたことなのですが、ものすごく人の心に響くものでもありますよね。
ぜひご参考になさってください。

秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！

Sayaka

営業職で培ったコミュニケーション力で、外資・日系の大手企業の秘書・アシスタント業務に従事してきました。現在は外国人上司の秘書兼グループアシスタントとして勤務中♪

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