秘書の転職の強い味方!転職サイトとエージェントの違いを把握して賢く活動を!

秘書のみなさん、こんにちは!サヤです。

秘書として3度の転職を経験している私ですが、前回記事では「転職への一歩」を悩んでいる秘書さんに向けて、自身の経験をもとに転職に関する考え方や対処法をお話しさせていただきました。

今回は、実体験を交えた転職活動の実情をお話しさせていただこうと思います。
転職を決断し、「いざ、転職活動を!」という秘書さんや、決断したものの、「何から手をつけたらよいか分からない!」という秘書さんのお役に立てれば幸いです。

転職サイトと転職エージェントの違いとは?

転職したい!転職活動をしてみよう!という結論に至ったら、まずは求人探しです。
今は転職サイトや転職エージェントが充実していて、勤めながらでも転職活動がしやすいですよね。

ところで、転職サイトと転職エージェントには違いがあることをご存じですか?
違いを以下にまとめてみましたので、参考になさって下さいね。

転職サイトとは

掲載中の気になった求人に自由に応募できます。
募集企業が自ら掲載していることが多く、応募~面接の調整、合否の連絡など、企業の採用担当と直接やり取りします。

転職エージェントに比べて応募の自由度は高いですが、書類作成や面接対策のサポートはありません。

なお、ビズリーチなどのように、サイトによっては職務経歴を公開すると企業やヘッドハンターから直接スカウトを受ける可能性があるサービスもあります。

代表的な転職サイト

転職エージェントとは

キャリアアドバイザーやコンサルタントが担当として付き、書類作成や面接対策のアドバイス、面接の日程調整などサポートしてくれます。

エージェントのサイトに掲載された求人情報は企業名などが非表示のことが多く、応募するとエージェントから連絡があり、エージェントとの面談/やり取りを通して詳細を知らされます。

応募者が求人条件に合わないとエージェントが判断した場合は応募不可の旨メールが送られてきます。
エージェントとの面談など、やり取りに進んだ場合、エージェントは「企業に推薦するにふさわしい応募者かどうか、応募者は企業が自身の条件に合っているかを確認し、双方合意のうえエージェントを通して企業に応募するという流れになります。

全面的サポートがある分、キャリアドバイザーやコンサルタントとのやり取りが煩わしいと感じる応募者もいらっしゃるかもしれません。

代表的な転職エージェント

また、転職サイトと転職エージェントによっては、得意とする年齢層や業種/ 業界/ 職種、女性向け、外資系に強いなど、特徴があるので使い分けるのもよいかもしれません。

私は利用したことはありませんが、秘書の転職に特化したエージェントもあるようです。
ご参考までにご紹介しますね。

私はイーキャリアFAを通じてスカウトいただいたコンサルタントや、JACリクルートメントにお世話になり転職を決めた経験があります。
また、採用には至りませんでしたが、リクルートエージェントのアドバイザーの方にも親身になっていただきました。

転職に興味のある秘書さんは、まず登録してみよう!

転職サイトも転職エージェントも、プロフィールや希望条件(職種、業界、勤務地、年収など)を登録することからスタートします。

転職希望者の多くは、平均2~3社登録するようです。
私の場合は、最初2~3社登録をしたのですが、進捗が芳しくないなと感じたので追加し、最終的な登録数は5~6社となりました。

ほとんどの転職サイトでは、登録しなくても求人案件を閲覧可能ですが、登録すると条件に合った求人の新着情報がメールされてくるので、忙しい秘書さんには便利ですよね。

あなたの秘書経験を、職務経歴書でアピール!

どんなに素晴らしい秘書経験やスキルを持っていても、書類が通らなければ面接には進めませんよね。
「職務経歴書」でどれだけアピールできるか?が最初のキーだと思います。

私は必ず「職務経歴書」の冒頭に「要約」と「自己PR 」を入れました。
なぜ冒頭か?ですが、多くの応募書類に目を通す必要がある多忙な担当者の印象に残り、最後まで目を通してもらうためです。

「要約」ではその後に続く職務経歴のエッセンスを、「自己PR」では秘書としての強みやこだわりを3つ書きました。

例えば以下のような感じです。

要約

〇〇〇〇株式会社ではX年間、社長秘書として上司をサポートしてきました。一部上場企業でありながら海外企業の60%子会社という環境下、刻々と変化する状況に迅速かつ柔軟に対応してきました。海外親会社のVIP来日時には、宿泊・交通手配、会議や会食のアレンジメント、ビュッフェパーティーの企画運営を任され、好評を得ました。株式会社◇◇◇◇ではX年間、副社長秘書と社長特命による海外取引コーディネーターを兼務し、海外取引先との調整・折衝・問題解決を行いました。これらの豊富な経験を活かし、貴社の役員秘書として貢献したいと存じます。

自己PR

  • 上司がよりプライオリティの高い業務に専念できるよう臨機応変に対応できる
  • 上司とのコミュニケーションを通して上司の考え方・方針を理解し先読み対応ができる
  • コーディネイトやオーガナイズのスキルを十分に持ち合わせ、対人関係においては高い能力がある

募集要項に企業が求める秘書スキルや人物像が明確に記載されていることも多いですよね。
その場合は、自身がそのポジションに相応しいことをアピールできたら「この応募者に会ってみたい!」と思ってもらえる確率がアップするのではないでしょうか。

そのために、「要約」や「自己PR」を各企業ごと募集要項に合わせて少しカスタマイズするとよいと思います。

例えば、「経験の浅い秘書チームでリーダーシップを発揮してほしい」とあったとします。
上記「要約」の一部を次のように書きかえてみてはいかがでしょう。
大きく変更する必要はなく、マイナーチェンジでよいかと思います。

変更前

海外親会社のVIP来日時には、宿泊・交通手配、会議や会食のアレンジメント、ビュッフェパーティーの企画運営を任され、好評を得ました。

変更後

海外親会社のVIP来日時には、宿泊・交通手配、会議や会食のアレンジメントを担当、更にリーダーとして秘書チームをまとめながらビュッフェパーティーを企画運営し、好評を得ました。

いかがでしょうか?
以上は職務経歴書の作成において、私がこだわって実践していたことです。

転職サイトや転職エージェントのページには書類の書き方のサンプルやテンプレートが掲載されているので、特に転職活動初心者さんは参考にされるとよいかもしれません。

秘書の私が面接で心がけていたこと

求人に応募し書類審査を通過すると、いよいよ面接です。
ご参考までに私の面接での失敗をお話ししますね。

ある面接で、とても緊張していた私は「職務経歴書」の内容と一貫性のないことを話してしまいました。
途中で面接官の表情に、はっとしましたが、時すでに遅し……。
結果はもちろん不合格でした。

それ以降、事前に「職務経歴書」の内容を十分に頭に入れること、余裕があれば想定問答リハーサルをして面接に臨むことを心がけるようになりました。

最初の頃は1次面接すらパスしませんでしたが、次第に2次面接、最終面接に進めるようになりました。

面接対策も転職サイトや転職エージェントのページに掲載されていることが多いので、参考にしてみてくださいね。

秘書の転職活動期間

一般的に言われている、それぞれのステップにかかる平均期間は次の通りです。

書類作成: 1~2週間
応募~面接~内定: 応募のスピード感にもよりますが、2~3ヶ月

私の場合、1度目は書類作成~内定まで5ヶ月、2度目は4ヶ月、3度目は3ヶ月でした。
平均より長めですね。
特に初めての転職活動では、書類、特に職務経歴書の作成に時間がかかりました。

以上、私の実体験を交えた、転職活動の実情を書かせていただきました。
参考になりましたでしょうか。

今や、転職サイトや転職エージェントを利用して転職活動するのが王道かと思います。
ぜひ、上手く使い分けて、ご自身の転職活動に活かして下さいね。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れ様です。

サヤ

日系・外資系、上場・プライベートなど、複数の異なる企業風土で、多くの個性豊かな役員の秘書を経験。現在は企業内スタートアップ事業CEOの秘書を担当。私の経験が何かしら、みなさんのお役に立てば嬉しいです!

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