一年の計は元旦にあり!? 秘書を悩ます年賀状準備!

みなさん、こんにちは!miyabiです。
年末が近づいていると、年賀状の準備で憂鬱な顔つきの秘書さんが多い気がします。会社や上司によって送る人数もこだわりも多種多様ですが、しっかり意図を汲んで送付先の方々へ恥ずかしくない年賀状を送りたいものですね!

今回は秘書の年末の頭痛のタネ、年賀状についてコツをご紹介します!早めに着手すれば悩みは小さくてすみますよ!一緒にがんばりましょう。

まずは大事なこの確認!

まずは、そもそも年賀状を送るのか、というところからスタートします。
毎年秘書に年賀状をお願いしている上司であれば今までの履歴もやり方の構築もされていることが多いですが、初めて秘書を迎えたりして今年から年賀状送付をスタートする上司もいらっしゃいます。
また、令和元年は「平成を最後に年賀状はやめる」なんて報道も出ていたこともあり、「送らない」という選択をされる上司も出てくるのではないかと思います。
今年は送付をするのか否か、まずはしっかりと確認をしましょう。

情報を聞き出そう!

送ることになったら、次は送り先とハガキ裏面デザイン、手書きメッセージを添えるかどうかの確認です。
昨年、年賀状を送った後からお付き合いが始まった方や、逆にお付き合いをしなくなった方など上司にも色々な状況変化があります。昨年送ったリストがある場合は、それにプラスして新しくお付き合いが始まった方々を入れてリストを作成し、上司に確認をしてもらうのが一番確実な方法でしょう。
また、上司個人が喪中でも送る可能性はあるので、失礼のないよう確認するといいでしょう。

因みに、私は、日々上司がもらってくる名刺をできるだけコンスタントにデータにまとめて、いつでも情報が引き出せるようにしていたので、リスト作成の時はそれを活用していました。

また、年間を通して届く「役職変更」や「移転のお知らせ」もその都度リストへの反映が必要ですし、郵送ではなく上司個人宛にメールでお知らせが届くこともあるので、あらかじめ「お知らせがあったら必ず教えてください」と上司にお願いしておくのも重要です!

あまり考えたくないことではありますが、お相手によっては亡くなっていることもあるので、日々新聞のお悔やみ欄をチェックしたり、先方のHPを確認して役職などお変わりがないかの確認をすることも漏れずに行いましょう。

次のステップとして、リストを作成したら上司に送付先リストの確認をしてもらいましょう。上司は、色々な業務・予定を持ちながら仕事をされていますから、余裕を持って準備・依頼をすることが重要です!
件数にもよりますが、概ね送付締め切りから逆算して2ヶ月位前(10月中)には送付確認と送付先リスト確認依頼などをすると余裕を持って進められるのではないでしょうか。

ハガキのデザインや購入方法は?

上司に送付先リストの確認をしてもらっている間に、年賀ハガキの準備に取り掛かります。
具体的には…

①ハガキ裏面デザインの候補の用意
②ハガキ購入もしくは印刷手配の用意

上記の2点です。
ちなみに、ハガキの「表面」は住所などを書く面、「裏面」はイラストやメッセージを書く面です。

私は、自身の年賀状もネットで拾ってきた無料画像を駆使してIllustratorを使って作るのが好きだったので、上司の年賀状も同じように作っていました。
もちろん、そこまでする時間やスキルがない場合は、完成しているデータを探してきたり、業者に印刷も合わせて依頼すればいいと思います。
経費の問題がなければ、年賀状作成専用のデータが付いた雑誌も発売されますので、それを活用して作成するのもオススメです。

上司によっては、年賀状の裏面にもこだわりがある方もいらっしゃるので、希望をヒアリングした後、何パターンかデザインの候補を作成して上司に選んでもらうようにすると喜んでもらえると思います。

また、年賀ハガキの購入は、とにかく安く真っ白なハガキを購入したい場合は、金券ショップがオススメです!ただ、早めに買いに行かないと枚数が確保できないこともあるので、11月の頭までには購入に行くのがベター。
他には、出入りのある郵便局員さんから購入したり、もちろん郵便局で購入する方法もありますね。

業者に印刷を依頼する場合に注意しなければならない点は、「納期」「郵送料の有無」が大きいと思います。安いからと安易に頼むと年賀ハガキではない用紙に印刷されていて、切手を貼らないといけない…なんてこともあったりするので、注文する前にしっかりと確認をしましょう。

期日はしっかり守って遅れずに!


当たり前のことですが、会社は休みだとしても基本的には元旦には届けられるように締め切り日ギリギリの投函ではなく、余裕を持って準備をしましょう。
特に、手書きのメッセージを1枚1枚書く場合、裏面のデザイン作成・印刷が済んでから書き始めるわけですから、その分の時間も忘れずに考えておきましょう。上司が自分で手書きする場合は、余裕のある期日で上司に依頼をし、期日もしっかり伝えるようにしましょう!スケジュールに余裕のある日に「年賀状コメント作成」などと予定を入れてしまうのもポイント!

送りっ放しはNG!

年賀状を投函したら送りっ放しにならないように管理も忘れずに!
①送った宛先、②今年は送らなかった宛先、③先方から頂いた年賀状、をリストで管理することをオススメします。これをやっておくと翌年以降も楽になりますよ!
また、到着した年賀状にはこちらから送っていない先から届くものもありますので、時期が遅くなりすぎないように、お返事をするか上司に確認をしてから早めに対応しましょう。

いつまで送るべき?

送っていない先から届いた年賀状にお返事をする場合、悩むのが「いつまで対応するのか」だと思います。一般的には、1月7日までに到着する場合は「年賀状」で大丈夫です。
地域によっては、1月15日まで大丈夫というところもありますが、失礼にならないように1月7日までと考えていた方が間違いはなさそうですね。
また、1月7日以降の到着になりそうな場合は、「寒中見舞い」にして送付するのが失礼なく安全に済みます。寒中見舞いにしてまで送らないという方もいらっしゃるので、上司に確認して対応していきましょう!

色々と面倒な年賀状業務ですが、ちょっとした楽しみとして頂いた年賀状の中に当たりがないかどうか、チェックすることもあったりします。当たったらどうするかは上司に確認が必要ではありますが、当たりがあると自分のものではなくても嬉しくなるものですよね!

さて、年賀状準備について書いてみましたが、いかかでしたでしょうか?少しでも参考になれば嬉しいです。

秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

miyabi

某法律協会や予備校・学習塾などで様々な役職の秘書を長年経験しました。
特殊な業界にいたことが多いですが、だからこそ経験できたことも多くありました。
現在は、娘二人の子育て奮闘中!
経験したことをネットというツールでお伝えし、少しでもお役に立てれば嬉しいです♪

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