もう悩まない!気が利く秘書の、シーン別お弁当手配のコツ!

秘書のみなさん、こんにちは!ナミコです。

大人数での会食が制限されて久しい今日この頃。
弊社では会食手配の代わりに、お弁当やケータリングを手配する機会が劇的に増えました。

みなさんの職場ではいかがでしょうか。

今回は、シーン別のお弁当、ケータリング手配のコツについてお伝えしたいと思います。
急な手配を頼まれた際、みなさんのお役に立てばうれしいです!

お弁当手配の基本的なチェック項目

まずは各シーン共通の基本的なチェック事項です。こういった項目が挙げられます。

  • 日時・場所
  • 人数
  • 予算
  • 出席者の年齢層と男女比
  • 分かればアレルギーや苦手な食材など

また、お店を探す際はこちらもチェックしておきましょう。

  • 和洋中のジャンル(アジア系は好き嫌いが別れるので、まずは避けた方が無難)
  • 配達可能エリア(なるべく実店舗を知っている近所が望ましい)
  • 配達依頼の締切時刻
  • 最低注文数
  • サイズ・ボリューム
  • 送料の有無
  • おしぼりやカトラリーはついているのか
  • 飲み物やデザートなどのオプションはあるのか
  • 食器は使い切りか、返却が必要か
  • 配膳等、どこまでがサービスに含まれているのか
  • 請求書での支払いは可能か

こちらは常にチェックするので、チェックポイントとしてリスト化しておくと便利ですよ。

シーン別お弁当手配のチェック項目

さて、実際に私が食事を手配したのは、このようなシーンでした。

  1. 社内のランチミーティング
  2. 役員会後の会食
  3. 歓迎会(リモート/対面)
  4. リモート送別会(定年退職者)
  5. 海外からの来客との歓迎ランチ

それではそれぞれの段取りと注意点、をそれぞれ詳しく挙げていきたいと思います。

1. 社内のランチミーティングの場合

気心知れたメンバーでのランチミーティングであれば、ざっくばらんにメンバーにお好みを聞いてみてはいかがでしょうか。

定例会であれば、参加者持ち回りでオススメを挙げていただくようにすれば、秘書の出番はなし。
自分も知らないお店との出会いにワクワクしながら、一緒に楽しむことができますね。

中にはファストフードやチェーン店をチョイスする方もいらっしゃるかもしれません。
社内の希望であり、かつ予算内なのであればOK!
様々なメニューを試してみてはいかがでしょうか。

2. 役員会後の会食の場合

私のオススメは会議室とは別のお部屋でのお弁当の用意です。
会議室ではスマートに食事を搬入することが難しいため、廊下を挟んだ向かいのお部屋を食事用として押さえ、ゆっくりと食事をしていただくようにしていました。

役員会では重要な議題も多いため、気分を変えていただくためにも別室がオススメです。
気分転換も兼ねて、見晴らしの良い、明るいお部屋であればいいですね。

別室であれば、事前に衝立や距離を取った配席にも気を遣えます。
またお時間がなくてご自身の個室で召し上がりたいという役員のためにもすぐに持ち運べるよう、風呂敷包みや紙袋に入ったものを手配するのもいいもしれません。

また、役員の場合は食事の予算も多めにとれることが多いですよね。
役員会は年間を通して同じメンバーなので、他の秘書さんとも協力し、それぞれのボスお気に入りのお店を順番に利用する、というのも良い方法かもしれません。

3. 歓迎会(リモート・対面)

最近ではすっかりスタンダードになった、リモートやランチでの歓送迎会。
そんな時はもちろん、主役の方のお好みを最優先で伺います。

歓迎会であれば、新人さんがこれから行きつけになるかもしれない、オフィス近くのオススメのお店のものも良さそうです。
もしお好みや食べてみたいお店が決まっているようであれば、そちらを手配されてはいかがでしょうか。
コロナ禍以前はテイクアウト不可でも、ここ数年でテイクアウトやランチを始めたお店も多いはず。

また、歓迎会であれば、送別会よりは少し気楽にお店選びが可能なこともありますよね。
珍しい国のお料理や新店など、少し冒険してみることも可能ではないでしょうか。

4. リモート送別会(定年退職者の方)

当社ではここ数年、定年退職者の方はすべてリモート送別会でお送りしています。
時にはご自宅からご家族も気楽に参加していただけるので概ね好評です。

そんなリモート送別会のポイントは、もちろん主役のご意向ですね。
手配するものは主役の分だけなので、事前にいくつか候補を挙げ、ご本人に確認を取ってから進めています。

その際は当日参加されるご家族の人数や年齢構成もチェックポイントになります。
お子さん、お孫さんなどがいらっしゃる場合は、食べ応えやボリュームもある程度必要です。

また、リモートの場合、会場はご自宅になりますよね。
その場合、食事のお好みだけではなく、ご家族のご都合や希望の日時、何時ごろまでがご希望か、といったロケーションの問題も重要です。

実際に、ご高齢の家族がいらっしゃる方の場合、当日の中継は中止してお食事のプレゼントのみにしたこともありました。
お孫さんと同居されている方の場合は、子どもたちの就寝時刻に合わせて早めに開始し、1時間ほどでお開きとしたこともありました。

また、食の細い主役には高級料亭の仕出し、食べ盛りのご家族用にはローストビーフの盛り合わせやデザートなどが選べるオードブルをチョイスしたことも。
同居のご家族であれば、取り分けに気を遣う必要もありませんね。
せっかくのお祝いに「量が足りない」ということだけは避けたいものです。

気軽に参加できる反面、オーダーストップがないため、いつまでもだらだらしてしまうのがリモートのデメリットでもあります。
計画段階で、開始・終了時刻はきちんと決めておかれることをオススメします。

5. 海外からの来客とのランチ

弊社ではすっかりご無沙汰ですが、また気軽に海外からお客様がお越しいただけるようになった際に気を付けたい点があります。
それは基本事項に加えて宗教上の禁忌やベジタリアン、ヴィーガンのチェックです。

以前来日されたお客様は複数のアレルギーに加え、潔癖に近いきれい好き。
お食事のこだわりも多く、上司から食事の注意点を書いたメールがどんどんたまっていきました。
最終的にご希望を全部満たすメニューなどある訳もなく、いよいよ追い詰められた私……。

お客様の気持ちになりきってみたところ、閃いたのは「パック入りのごはん」でした!
そう!レンジで温める、あのごはんです!

誰も触れていない、お米だけのレーンで作られたパック入りのごはん。
アレルギーの心配もおそらくありません。
ダメもとで密かに購入してお見せしたところ、なんと、お客様は大喜び!

ただひたすら、パックごはんをチンして、なぜか梅干を乗せて召し上がっていました。
みなさんも覚えておかれると役に立つかもしれません。

また、私の印象では、海外のお客様は総じてファストフードがお好き。
いくつかおもてなしプランを立てていても、結局ファストフードでよかった、という経験が多々あります。
どこの国でも基本は同じメニューなので、安心感もあるようです。

いざという時のため、オフィス近くのファストフード店の地図を頭に入れておくと、役に立つのではないでしょうか。

秘書の仕事にも、食事にも『正解はない』!

食事の手配と言ってもシーン別に気を遣うポイントは様々ですよね。

秘書の仕事と同様、食事にも正解はありません。
深く悩まず、ポイントを押さえて楽しみながら手配したいものですね。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

ナミコ

現在外資系商社にて、社長秘書、総務業務全般を約10年担当
突発的なトラブルすら面白がる前向きかつ好奇心旺盛な性格で、今日も楽しくお仕事中。
日々の気づきの中、秘書のみなさんと共有したいことを発信していきますね。

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