上司にとって気が利く秘書とは?コミュニケーションのコツもご紹介!

こんにちは!LISAです!

先日カフェで休憩をしていると「痒いところに手が届くとはこのことか!」と思うような、気の利いた店員さんがいました。

混雑して慌ただしい店内にも関わらず、ひとりひとりのお客さんの様子をしっかりと観察し、ちょっとした手助けをしている姿を見たときに、ふと、秘書に求められているのはこんな風に「気が利くこと」なんだなぁと改めて考えさせられました。

そこでは、今回は「気が利く秘書」を徹底分析!
私の過去の経験も交えて考えてみたいと思います。

そもそも「気が利く」とは?

気を利かせるというのは、あくまで相手ありきのことだと思います。
つまり、相手にとって心地よい対応ができているか、ということが重要。

どんなに良いことをした!と自分で思っても、相手がそう感じていなければ、それは「気の利いた行動」とは言えないですよね。

それでは、相手のツボを押さえるにはどのようにしたら良いのでしょうか。

まず一番大切なのは、相手の立場で物事を考えることだと思います。

何をしてほしいか、何が不足しているのか、何を求めているのか、何に期待をしているのか、先回りして考える。

そして、相手が何を望んでいるかを知るためには、まずは相手のことを知ることが必要だと思います。。

相手のことを知るためには、何よりも上手なコミュニケーションがマスト
コミュニケーションなしでは、信頼関係を築けないですよね。

そして、信頼関係を築くためには、相手を敬うこと
役職や年齢に関係なく、一人の人間として敬うこと。

これらは全て繋がっていて、相手の立場で物事を考えるために、コミュニケーションを深め、信頼関係を築き、相手のことを知る
相手のことを知ると、もっと相手を敬うことができて、コミュニケーションが上手になり、信頼関係がさらに強くなる。

そう、プラスのスパイラルが生まれるのです!

こんな風に自分の上司との関係がどんどん良好で強固なものになっていったら理想的ですよね。

次にコミュニケーションのコツ!

では、上手なコミュニケーションの取り方のコツはどこにあるのでしょうか。

私は、上手なコミュニケーションとは、「思いやる心」だと思っています。

言葉遣い、接し方、空気を読むこと、タイミングを計ること・・・全てにおいて相手を敬い思いやることで、スムーズにコミュニケーションが取れるのではないでしょうか。

例えば言葉遣い。

丁寧だからと言って、必ずしも相手が心地よいとは限らないということを学んだ私のエピソードをお話ししたいと思います。

以前、専務秘書として勤務していた頃のことです。
私の入社当時、私がいないところで、先輩秘書に専務がこんな風におっしゃったそうです。

「○○さん(私のこと)は言葉遣いが丁寧すぎて、緊張して疲れるんだよなぁ」

今まで、言葉遣いが丁寧で褒められたことはあっても、逆に指摘を受けたことは初めてで、とても衝撃を受けました。
私はよかれと思って丁寧にお話ししていたのですが、それが相手に緊張を与えていたとは!

自分が良いと思って取っている行動が必ずしも相手にとっても良いとは限らないということを学んだ経験です。

話し方や対応の仕方は、相手によって柔軟に変える必要がありますよね。それ以来、その専務とはフランクにお話をするように心がけました。

「承知しました」「かしこまりました」ばかりだった返事を「了解です!」「OKです!」などというフランクなものにしてみたのです。

最初はお気を悪くされないか…と探り探りでしたが、結果的には良い意味で距離感がなくなり、仕事もどんどん任せてくださるようになりました。

これがきっかけとなり、この時の上司とは退職した今でも月に1回はお会いするほど親しくなりました。

上司との接し方も大切なポイント!

言葉遣いと近いものがあると思いますが、秘書との関係性においても堅苦しくビジネスライクに接するタイプと、適度な親しさを求めるタイプなど様々ですよね。

ランチは秘書や他の部下と一緒にプライベートなお話や世間話をしながら召し上がる、という方も聞きますし、一方であまり人を寄せ付けず、プライベートも謎に包まれたまま…という方も少なくありません。

相手がどういうタイプなのかを感じ取り、どの距離感で接するのが良いのかを判断する必要がありますよね。

人にはパーソナルスペース(対人距離)という、他人に近付かれると不快に感じる空間があるそうです。

そのスペースは人によって大きさが変わりますが、ここから先は近寄られたくない!というエリアがあるものなのです。

もちろん目印があるわけではないので、相手の表情や態度を見て、踏み込んではいけない線を見極めるのが大事ですよね。

タイミングも大事!

タイミングを計ることも大切ですよね。
でも、簡単なようで難しいのがこちら。

どのタイミングが心地良いかは人それぞれ。
もっと言うと、毎度そのタイミングが良い人もいれば、その時々によって良いタイミングが違う人もいます。

これがベストだろうと思っても、相手にとっては「今じゃない」ということってありますよね。

初めは失敗しても、相手を知ることで、少しずつ計れるようになるのだと思います。
大事なのは、自分のタイミングを押し付けないこと

秘書に限った話ではありませんが、人と人が関わり合って仕事をするからこそ「心」は大切ですよね。
ちょっとしたことですれ違ってしまったり、気持ちが伝わらなかったり。

難しいことではありますが、逆に分かり合えた時の喜びは大きいですし、人と人が関係性を築いていく過程は面白いことでもあると思っています。

これまでに何人かの上司と勤務してきた経験から、私は秘書と上司が打ち解けて、お互いに心地のよいタイミングや接し方ができるようになるには1年程度かかるかと思っています。

四季折々の行事を一通り経験して、やっとスムーズに仕事が流れていくイメージです。

今、新しい上司とのコミュニケーションに悩んでいる方も、「1年ぐらいはかかるものだ」と焦らず気長に考えてみてください。

上司と「あうんの呼吸」で、気が利く秘書を目指したいですね!

秘書の皆さん、今日も一日お疲れ様でした!

 

LISA

一部上場企業、外資広告代理店、ベンチャー企業など様々な会社にて秘書として勤務。週末は茶道の師範として、お茶のお稽古をしています!

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