秘書のみなさん、こんにちは！ Emilyです。

そろそろお中元の準備が気になる季節になりましたね。
この時期、秘書にとっての悩みのタネといえば、やはり「御礼状」！

毎年、こんな悩みを抱えている秘書さんも多いのではないでしょうか？

「御礼状をスピーディーに手配したいけれど、時間がない……！」
「言い回しが毎回ワンパターンになってしまう……！」

そんなときに心強い味方になるのが、話題のAIツール「ChatGPT」！
なかでも「キャンバス機能」は、秘書さんの御礼状作成にぴったりの便利機能なんです。

そこで今回は、秘書業務に役立つChatGPTの「キャンバス機能」の使い方と活用例をわかりやすくご紹介します！
御礼状作成にお悩みの秘書さんは、ぜひチェックしてみてくださいね。

そもそもChatGPTとは？

ChatGPTは、OpenAI社が開発した文章生成AIです。
チャット形式で質問を入力すると、人間のような自然な文章で回答してくれたり、文章を整えてくれたりするのが特徴です。

今では、メールの下書きや議事録作成、プレゼン資料のアイデア出しなど、幅広い業務で活用されるようになっています。

「まだ使ったことがない」という秘書さんがいたら、ちょっともったいないかも！
ちょっとした質問にも丁寧に答えてくれるChatGPTは、忙しい秘書さんの「心強い相棒」になってくれます。
まずは気軽に触ってみることから、ぜひ試してみてくださいね。

「キャンバス機能」って何？

「キャンバス機能」とは、ChatGPTと一緒に文書をじっくり作成・編集できる画面のこと。
従来のような「一問一答のチャット形式」ではなく、WordやGoogleドキュメントを使うように、1つの文書をAIと一緒に仕上げていくことができる機能です。

たとえば、生成された文章に対して「全体をもっと丁寧に」「この部分だけ、言い回しを柔らかくしたい」といったちょっとした修正のお願いも、文章を見ながらその場でChatGPTに細かく伝えることができます。

しかも、キャンバス機能で生成した文章は、その場で編集・上書きが可能。
気になる表現は手直ししながら、自分らしい文面に仕上げていけるのが大きな魅力です。

秘書業務でよくある「文書作成」や「定型文のブラッシュアップ」に最適で、この機能を使いこなせば、御礼状の作成もグッと時短になります！

実際の活用ステップ

それでは早速、ChatGPTの「キャンバス機能」を使って御礼状を作成する流れをご紹介します！

Step1：ChatGPTにアクセスし、「キャンバス」を開く

まずはChatGPT（https://chatgpt.com/）にアクセスし、ログイン（初めての方はアカウント作成）をします。
※キャンバス機能は、有料プラン（ChatGPT Plus）で利用可能です。

画面左側のメニューの「新しいチャット」という表示から、チャット画面を開きましょう。

入力画面の下にある「ツール」という表示から「記述またはコーディング」を選択します。
「Canvas」という文字が表示されたら、準備完了です！

Step2：「どんな御礼状を作りたいか」を入力する

チャットの入力欄に、作成したい御礼状の概要を入力します。

（例）

取引先から頂いたお中元（焼き菓子詰め合わせ）の御礼状を作成してください。

Step3：生成された文章を確認・編集する

AIが生成した御礼状の文案が、キャンバス上に表示されます。
Wordのような形式で表示されるので、固有名詞を書き変えるなど、その場で直接手を加えることができますよ。

また、ChatGPTに修正の指示を出すことも可能。
「7月の時候の挨拶を加えて」「ここの2行だけ、もっと感情を込めた表現にして」といったリクエストをすると、該当箇所だけを修正してくれます。

以上が、ChatGPTの「キャンバス機能」を使った御礼状作成の基本ステップです。
特別なスキルは一切不要。まるでAIに「文書作成の相談」をしているような感覚で、どなたでも気軽に使うことができますよ。

御礼状に求められる“質とスピード”を難なくクリア！

秘書の仕事は「早く・正確に・丁寧に」の三拍子がそろってこそ信頼されるものですよね。
社内外とやり取りする機会も多いため、常に「会社の顔」としての意識が求められるかと思います。

とくに御礼状のような文書は、相手の立場や状況に合わせて微妙に言葉を調整しないと「定型文感」が出てしまい、かえって失礼な印象を与えてしまうことにもなりかねません。

そんなとき、この「キャンバス機能」を使えば、文章を「丸投げ」で作らせるのではなく、秘書さんがAIと一緒に文面を仕上げられます！

毎回オリジナリティと丁寧さを保ちながらも、驚くほどスピーディーに完成まで持っていくことができますよ。

私も実際に使ってみました！

私も最初は「大事な文書作成をAIに任せて大丈夫かな……」と半信半疑でしたが、実際に「キャンバス機能」を使ってみて、その実用性を実感しました。

とくに私が便利だと感じているのは、文章のたたき台をすぐに出してくれること。

たとえば「お中元で頂いた焼き菓子の味や見た目に対する感想も加えてください」とお願いすると、「彩りや包装も美しく、一口ごとに素材の風味がやさしく広がる繊細な味わいで……」というように、上品で感じのよい表現を提案してくれました。

自分のボキャブラリーだけで書こうとすると、どうしても似たような表現になりがちで「また同じ言い回しになってしまった……」と悩むことが多かったのですが、AIの助けを借りることで、新しい表現に出会えたり、文章の幅が広がったりするのを実感しています。

最初から完璧な文章が生成されるわけではありませんが、ベースがあることで気持ちにも余裕ができ、完成までのスピードも大幅に短縮されました。

今では「あ、御礼状書かなきゃ！」と思ったときに、まずChatGPTに話しかけるのがすっかり習慣になっています。

AIを使いこなして秘書業務の質をアップ！

ChatGPTの「キャンバス機能」は、秘書業務との相性も抜群！

「AIは難しそう……」と感じていた秘書さんも、まずは御礼状作成から試してみませんか？
一度使えば、その便利さに驚くはず！

時間短縮だけでなく、文面の質もアップし、結果的に上司や取引先からの信頼も得やすくなるかと思います。

業務の効率化と品質向上を同時に叶えるツールとして、ぜひ明日からChatGPTの「キャンバス機能」を取り入れてみてくださいね。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！