【中小企業編】あなたが秘書としてお仕事をするなら……大企業or中小企業どっち!?

秘書のみなさん、こんにちは!ナミコです。

今回は前回の【大企業編】の続編といたしまして、【中小企業】での秘書としての経験をお伝えしたいと思います。
みなさんの働き方の参考になれば幸いです!

中小企業の秘書ってどんな感じ?

やっぱり人数が少ない!

当たり前ですが、大企業と比べると圧倒的に人数が少ないのが中小企業です。

現在の勤務先は、私にとって初めて勤務する中小企業でした。
入社直後、A4サイズの組織図を見せていただいた時は、その人数の少なさにびっくりし、「これは本社だけの組織図ですか?」と思わず聞いてしまいました。

もちろん秘書課などあるわけもなく、事務パートの末端に私の名前がひっそりと載っていました。

コミュニケーションがとりやすい!

社内のメッセージ送信する際、

大企業のときは

宛名の名字だけの検索では「該当者が多すぎます」とエラーメッセージが出てしまいます。
なので、「●●事業部△△部〇〇課××係▽▽担当(**支店)……」まで検索しなければ個人にたどり着くことができません。
慎重にフルネームを見返してから送信していました。

現在の中小企業は

フルネームどころか名字の一字目でヒット。
「あれ?☆☆さんのフルネーム何だったっけ?」と考える必要もなく、コミュニケーションも楽々です。

何より似たようなお名前の方への誤送信の心配もなく、気持ちの上でも安心です。

高嶺の花より世界にひとつだけの花!

また、以前の記事のように大企業では秘書=高嶺の花というイメージが良くも悪くも定着していたものですが、中小企業にはそんな花は咲いておりません(笑)!
たとえるなら男女問わず「それぞれがしっかり咲き誇る野の花」というイメージです。

中途採用も多いので、新人でもびっくりするようなスキルをお持ちの方もいらっしゃいますし、入社早々大きなプロジェクトを任せてもらえることも。
大企業ではプロジェクトや事業のほんの一部分しか担当できなかったものが、1から10まで見届けられる、そんな環境を求めて有名企業から転職して来られる方もいらっしゃるぐらいです。

お互いを尊敬しながら同じ方向を向いて仕事をしている感覚は、大企業では味わえないやりがいにつながるのではないかと思います。

秘書としてもフレキシブルに対応できる!

大企業では手土産といえば……

  • 予算は役職ごとに固定
  • 創業以来受け継がれた●●デパートの外商を使う
  • ただし〇〇さんに送るものは、商流を考えて子会社の商品を使うこと

などなど、脈々と培われた「暗黙の了解リスト」がずらりとありました。

「隣の▽▽デパートにしかない新作スイーツを手土産にしたいのに~」と悔しいこともありましたが(笑)、現在はそんなストレスは一切なし。
もちろんお客様のお気に入りでご指名が入るようなスイーツは、テッパン手土産としてリストアップしていますが、基本的には秘書のセンスを最大限生かすことができるんです。

時には試食を兼ねて話題のスイーツを購入し、社長にも召し上がっていただき、「こちら次回の手土産にいかがでしょう?」とご提案することも。
また、贈答品としていただく手土産を逆にチェックして、「以前**社さんにいただいたお菓子が社員に好評でしたので、今回はこちらにしようかと思うのですが」とアイディアを拝借してしまうことも可能です(笑)。

手土産に限らず選択肢が多いため、逆に「予算はこのぐらいで、何か目新しいものない?」と聞かれることも多く、常にアンテナを立てておく必要はあります。
ただし基本1人で仕事をするため、心細さはありつつも、自分のやり方で仕事を進めることができる気楽な点も。

そして行き詰まった時は……「Hisholio」で他の秘書さんの体験談を見て、元気をいただいています!

秘書ならば有難いと感じる!動きの素早さ

中小企業にお勤めの方なら、まさに「社長の鶴の一声でいきなり決まった!」という経験をされた方も多いと思います。
「人数が少ない」=「上司の数も、決裁者の数も少ない」ということですよね。

実際私も、社内では初めての産休育休取得者だったため、不安もいっぱい。
その旨を人事担当に伝えると、社労士さんを交えた「就業規則の見直し会議」がすぐさま開催されることに。
今まで特に見直されることもなかった就業規則が、実態に即したものに改訂され、とてもありがたかったです。

このように個人の意見が採用されるまでのスピードが大企業とは比べ物にならないぐらい速いのも、中小企業のいいところ。
大企業にありがちな「現在、決裁待ち……」というストレスは皆無です。
新しい分野の開拓や新製品の提案、という大きなことはもとより、同じ事務でも仕事のやり方を少し変える、という提案もしやすい印象です。

小さな意見が採用されることも多く、いつも活発な意見交換が交わされています。
自分が会社にかかわっている、という実感が持てるのも、中小企業ならではのものではないでしょうか。

大企業に比べて風通しが良い!

例えば社長と一般社員の距離はというと……

大企業のときは

セキュリティの高い役員フロアの奥で執務。生で社長に会える秘書は貴重な存在。
行事や画面越しでしか生の社長を見たことがない、社長と直接話したことがないという社員も多数いらっしゃいました。

現在の中小企業は

毎朝玄関から他の社員と同様に公共交通機関で出社。
社員の席の横を通り、全員と軽いあいさつを交わしながらドア1つ隔てた社長室へ。
自らドリンクエリアでマイカップにコーヒーを淹れ、居合わせた社員と雑談しています。
ランチも来客時以外は他の社員と一緒に、時には社員御用達のお弁当を頼むことも。
一見すると誰が社長かわからないぐらい、一般社員に溶け込んでいます。

もちろん社員全員の顔と名前はご存じですし、ことあるごとに「最近どうですか?」と皆に平等に声をかけてくださいます。
大企業から転職された新入社員の方にインタビューすると、「風通しが良すぎてびっくりです!」という声もちらほら聞かれるほど。
確かにいきなり社長にランチに誘われたらびっくりしますよね(笑)。

大企業でも中小企業でも、秘書のお仕事には共通点が多い!

前回の記事でもお伝えしたとおり、現在国内の99.7%は中小企業。
こちらをご覧になっている秘書さんも、中小企業にお勤めの方も多いのではないか思います。

いかがでしたでしょうか、ご自身のお仕事と重なる部分はありましたか?

大企業でも中小企業でも、秘書のお仕事には共通点が多いですよね。
これからも、どちらの経験も活かしながら楽しく働いていきたいと思います。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

▼前回の記事はこちら!
【大企業編】あなたが秘書としてお仕事をするなら……大企業or中小企業どっち!?

ナミコ

現在外資系商社にて、社長秘書、総務業務全般を約10年担当
突発的なトラブルすら面白がる前向きかつ好奇心旺盛な性格で、今日も楽しくお仕事中。
日々の気づきの中、秘書のみなさんと共有したいことを発信していきますね。

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コメント

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  • コメント (1)

    • てんとう虫
    • 2022年 3月 23日

    ナミコさんの記事色々と拝見させていただきました!
    エグゼクティブアシスタントを採用する側として非常に興味深く、また参考になりました。

    ナミコさんのような秘書の方が働いてくれる会社は幸せですね!
    長年勤めてくださった秘書の方が家庭の事情で退職されてから、次の方探しに苦戦している状況です。。

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