正当な評価を受けるために!アピール上手な秘書への第一歩

上司 評価 アピール

秘書のみなさん、こんにちは! Emilyです。

上司のスケジュール管理に資料作成、来客対応に電話応対……。
次から次へと発生する秘書の仕事って本当に大変ですよね。

でもその頑張り、上司や会社にも正しく伝わっているでしょうか?

正当な評価を受けるためには、自らアピールすることも大切です。
とはいえ、謙遜や遠慮が美徳とされる日本で生活していると、ついついアピールすることに抵抗を感じてしまうこともありますよね。

そこで今回は、秘書の仕事を上手にアピールする方法をお伝えしたいと思います。

はじめに:秘書こそ「アピール上手」を目指したい

秘書の仕事は正しく評価されづらいとよく言われますが、その主な理由には以下のようなものが挙げられます。

  1. 「売上」や「契約件数」のように数値化されたノルマがない。
  2. サポート業務が中心で成果が見えづらい。
  3. 守秘義務や謙虚さを求められる立場上、自己アピールする機会が少ない。

評価されづらいということはその分、秘書はほかのどの職種よりも「アピール上手」でなければならないのかもしれません。

アピールが苦手な秘書さんは考え方を変えることから

評価 上司 アピール

自らアピールをするのは、なんだか図々しいような、いやらしいような、そんな感覚になって気後れしてしまう……。
という方も中にはいらっしゃるのではないでしょうか。

そんなとき、私は以下のように考えるようにしていました。

考え方① アピール=秘書としての正確な報告と捉える

まずは管理職である上司の立場に立って考えてみましょう。
毎日何をしているのか分からない部下よりも、自分から「今日はこんな仕事をしてこんな成果をあげた」と報告してくる部下の方が、きっと好ましい存在ですよね。

自分のための「アピール」ではなく、上司が部下の仕事の状況を把握するための「正確な報告」だと捉えるようにすると、抵抗感が軽減されるのでオススメですよ。

考え方② アピールすることがない秘書である方が問題であると捉える

アピールすることがないということは、「成果もあげていなければ成長もしていません」と言っているのと同じです。これでは、社会人としての義務を怠っているということになってしまいますよね。

社会人ならアピールすることが「あって当然」なのだと考えるようにすると、アピールすることを肯定的に捉えられるかもしれません。

このように少し考え方を変えてみるだけでも、心理的負担は軽減されるものです。
いくらアピールのテクニックを学んでも、根本的な抵抗感が邪魔をしてなかなか実行に移せない……。
などとお悩みの秘書さんがいらしたら、ぜひ試してみてくださいね。

では、ここからは私が行っている具体的なアピール方法をご紹介していきます。

秘書業務の成果を数値でアピールする

秘書 評価 上司

まずは基本の「数値によるアピール」です。
秘書の仕事は数値化しにくいなどとよく言われますが、私は些細な仕事でも意識的に数値を使ってアピールするようにしています。

大きく、以下の2パターンがあります。

① 件数や個数で言い表す

(例)御礼状を○通発送しました。
(例)空き時間があったので、手土産の候補を新たに○個探してリスト化しました。

② 時間で言い表す

(例)お中元の御礼状作成に○時間かかったため、お歳暮では事前にテンプレートを用意したところ、作業時間が○時間短縮できました。

このように具体的な個数や時間を示すことで、成果がうんと伝わりやすくなります。
これを習慣にすれば、相手に「状況や進捗を正確に把握できている人」という印象を与えることもできますよ。

ちなみに、アピールに「時間」を使う際には、ひとつコツがあります。
上記の例のように「どれくらい短縮できたか」という点を強調することです。

「○時間もかけて頑張りました」と単にかかった時間を報告するだけでは、相手に「効率が悪いからでは?」と思われてしまう可能性があるからです。
それではせっかくのアピールも逆効果になってしまい、もったいないですよね。

私はスマホのストップウォッチ機能で時間を計測し、手帳に記録しておくようにしています。
他にも時計や専用アプリを使うなど様々方法はあります!
自分の使いやすいツールを見つけて、日頃から業務ごとの所要時間を把握する習慣をつけておくと良いと思います。

目標と結果をセットでアピールする

秘書の評価

目標を先に宣言しておき、その結果をアピールにつなげるという方法もあります。

例えば、「下半期で合計○万円の経費削減を目指します」「今月はマニュアルを○個新たに作成します」といった目標です。

先に宣言をすることで、単なる結果論ではなく「目標達成のために努力や工夫をし、その結果として成功した」というストーリーを強調することができます。

このような有言実行をくり返すことで、「責任感」や「目標達成力」をアピールすることもでき、周囲からの信頼も獲得しやすくなりますよ。

原因と解決策でアピール

秘書 同僚からの評価

日々の仕事のなか、失敗をしてしまうことも当然ありますよね。
そんなとき、ただ落ち込むだけでは成長につながりません。
私は、失敗や困難からの立ち直り方で「問題解決能力」をアピールするようにしています。

例えば、取引先からのイベント招待状の返事を忘れていて、先方から催促をされてしまったとします。
謝罪してすぐに返事をすることでなんとか事なきを得たとしても、そこで終わらせてしまってはただの「失敗」でしかありません。

もし、忘れていた原因が「招待状を自分の机の引き出しにしまってしまったこと」だったとしたら、有効な対策は何でしょうか。
対応が必要な郵便物を入れるための、専用のボックスを机上に設置することなどが考えられますよね。

このように、原因と解決策を考えて「再発防止のために、仕組みをこのように変更しました」というところまでをセットで報告するようにします。

すると、失敗も「問題解決能力」や「成長」をアピールするひとつのきっかけにすることができますよ。

客観的なリアクションでアピール

秘書 客観的評価

自己アピールが大切だといっても、主観的な評価ばかりでは説得力に欠けてしまうかもしれません。
そんなときは、人から言われたことを上手に織り交ぜるのがオススメです。

(例)手土産を買うお店を変えてみたところ、取引先から「女性スタッフに好評だった」とメールが届きました。
(例)仕事は必ず締め切り前日に終わらせるように心がけていたところ、他部署から「いつも仕事が早くて助かる」と言われました。

このように、自分が工夫したり、心がけたりしたことに対して他者から客観的なリアクションがあった場合は、その事実も必ずセットで報告するようにしています。

こうすることで説得力が増し、「自己評価だけが高い人」と誤解されることを防ぐことができます。

後輩秘書の育成でアピール

組織に所属する秘書さんの場合は、育成した後輩の成長を自分のアピールにつなげることもできます。

(例)仕事に自信をなくしている後輩をランチに誘い、自分の新人時代の話をして励ましたところ、前向きに取り組んでくれるようになりました。
(例)電話応対が苦手な後輩にロールプレイングの研修を行ったところ、今月の社内アンケートではその後輩が「電話応対が上手な人」に選ばれました。

こういったことも育成担当者の立派なアピールポイントになります。
リーダーシップやアドバイザーとしての能力は、秘書検定1級の試験でも問われる「上級秘書に求められる資質」のひとつです。
自信をもってアピールにつなげていきましょう。

正当に評価される秘書になるために!アピール上手になろう

以上が、私が日ごろ意識的に行っているアピール方法でした。
みなさんにも参考になるものはありましたでしょうか。

特別な知識やスキル、経験がなくても、伝え方次第で「アピール上手」になることは可能です。
ぜひ試してみてくださいね。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

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Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ!働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています!

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