忙しい業務の中で急に英語での対応が発生すると一瞬頭が真っ白に…なんて経験ありませんか？
日本語なら難なくできることも英語になると不安になる方も多いかと思います。そこで今回は秘書のための使える英語フレーズを集めてみました。お客様の対応、メールの文章など困ったときのお守りです。

秘書がお客様をお迎えする際のフレーズ集

ロビーにて

「お世話になっております。私は山田の秘書をしております池田です。ご来社をお待ち申し上げておりました。私が会議室までご案内いたします」
・
「Hello, I‘ｍ Ikeda、secretary to Mr. Yamada. Welcome to our office!
I will take you to the meeting room.」

会議室にご案内後

「すぐに山田も参りますので、おかけになってお待ちください。何かお飲み物をお持ちしますが、いかがでしょうか？お水、コーヒー、紅茶がございます」
・
「Please have a seat. Mr. Yamada will be here soon.
Would you like something to drink? We have water, coffee, or tea.」

お客様のお見送りは秘書らしい思い遣りを込めて

会議の後のお見送り

「それでは、お出口まで私がご案内いたします。」
「本日はご来社ありがとうございました。どうぞお気をつけてお帰りください」
・
「I will take you to the entrance area.」
「Thank you for visiting us today. Please take care of yourself.」

お車をご用意していたら

「タクシーをご用意しておきました。降車の際にこのチケットを運転手にお渡しください。お支払いは不要です」
・
「We called a taxi for you. Please pass this ticket to the driver when you get out of the car. You don’t need to pay for the taxi.」

ところで、secretaryって「r」が2度も出てきて日本人にとっては発音しにくい単語ですよね。もし苦手だな、と思ったらassistantに置き換えてもよいかと思います。

また、今回は「男性の山田さん」という方が上司である設定にしていますが、上司が女性の場合には、Mr.ではなくMs.としてくださいね。（Ms.の発音は「ミズ」という感じです）

秘書として恥ずかしくない、英語での電話対応

手帳やデスクに貼ってご利用いただける、印刷用のフレーズ集も作ってみました！
詳しくはこちらから。

上司不在のため、おかけ直しいただく

「私は山田の秘書の池田です。現在ミーティング中のため、15時ごろに再度お電話いただけますでしょうか」
・
「Hello, I am Ikeda. I am the assistant to Mr. Yamada. I am afraid Mr. Yamada is in the meeting now. Can you please call him again around 3pm?」

上司が帰社後の場合

「私は山田の秘書の池田です。山田は本日失礼させていただきました。明朝は9時に出社を予定しております。ご伝言がありましたらお預かりします。」
・
「Hello, I am Ikeda, Mr. Yamada’s assistant.　I am afraid Mr. Yamada left the office today. He will be in the office by 9am tomorrow. Would you like to leave a message for him?」

「後ほど折り返しお電話するよう申し伝えます。」
・
「I will tell him to call you back later.」

そのほかに電話対応で覚えておくと便利なフレーズ

「少々お待ちください」
・
「Please hold the line.」

「もう一度お名前をいただけますか」
・
「Can I have your name again?」

「何時ごろにお電話差し上げましょうか」
・
「When is the best time to call you?」

秘書ならではの実例！メールで使えるフレーズ集

「私はABC社で山田の秘書をしております池田と申します。山田が今月末までにミーティングのお時間を頂戴したいと申しております。ご都合をお聞かせいただけますでしょうか。」
・
「I’m Ikeda from ABC. I’ Mr. Yamada’s assistant.
Mr. Yamada would like to have a meeting with you before the end of this month.
Could you please let me know your availability?」

10月5日のご来社をお待ち申し上げております。ご到着されましたら、ロビーの電話で内線1234番の私宛にお電話ください。
・
「We are looking forward to meeting with you on Oct 5th. Upon arrival, please use the phone in the lobby and dial 1234, and this will re-direct you to me.」

「私はABC社で山田の秘書をしております池田と申します。山田から申し付かりましてXYZ社の沢田様をご紹介差し上げたくご連絡差し上げました。沢田様のご連絡先はこちらのメールにCCしております。どうぞ直接ご連絡を差し上げてください。」
・
「I’m Ikeda from ABC. I’m Mr. Yamada’s assistant. Mr. Yamada would like to refer Mr. Sawada from XYZ to you.　(I have copied him in this email.)
Please feel free to contact him directly.」

「紹介する」という日本語からIntroduceという単語を使ってしまいがちですが、これは直接会うことをイメージさせるため、「沢田様とあなたが会う日程を調整しますね」という意味に取られてしまう可能性も。メール上でお繋ぎするだけの場合は、referという単語を使う方がピッタリかと思います。

英語は習うより慣れよ！度胸と笑顔で乗り切れる秘書に

秘書が英語を使いそうな場面を想像してみましたが、いかがでしたでしょうか。都度ネットで調べて準備していると時間もかかるし、誤りも発生しがちですよね。頻繁に使う表現をテンプレートにしておくと、便利かと思います。

そして、準備も大事ですが、何よりも使ってみることでスキルアップするはず。
場数を踏んで習うよりも慣れてしまいましょう！

秘書のみなさん、本日もお疲れ様です！

手帳に貼っていつでも見返せる！

＼電話やメールで使える英語フレーズも収録！／

秘書業務に役立つ便利な素材がダウンロードできます！
A5サイズの見開きにぴったりな大きさなので、手帳に貼ったりデスクの横に置いておいたり……あなたに合う方法で活用してみてください♪

詳しくはこちら

編集長

IT企業での秘書経験を元に2019年にHisholioを立ち上げました。
秘書さんが元気になれる情報や秘書業務に役立つ情報を発信していきます。
Hisholioを通して、秘書のみなさんの能力や成果が最大限発揮され、もっともっと活躍してもらえる世界を創っていきたいです。

記事一覧