秘書のテレワークのお悩み解決法と、秘書だからこそ今できること

秘書のみなさん、こんにちは! Sollaです。

テレワークを要請されるようになってから久しいですが、みなさま慣れてきましたか?
そろそろテレワークにおける、自分なりのメリットやデメリットがはっきりしてきたのではないでしょうか?

この状況が長く続くのであれば、快適なテレワークをするために、デメリットをいつまでもそのままにしておくわけにはいかないと感じています。

そこで今回は、デメリットと感じてしまう「テレワークならではのお悩み」について、私が実践している工夫をシェアしていきたいと思います。

テレワークのお悩み①コミュニケーションがとりにくい


職場にいた頃なら、誰かに用事があった時でもちょっと足を運んでひと言伝えれば済んだり、相手の反応を見て次の一手が決まるようなこともありました。
しかしテレワークの場合は、どちらも叶いません。

メールで伝えることが多く、相手がそのメールを読んだのか・伝えた件に関してどんな反応なのかが分かりにくいこともしばしば発生すると思います。
メールやLINEなどで伝えるのは簡単ですが、お伝えしたときの相手の表情や声のトーンがつかみにくくなってしまうことで、その後の仕事の流れが変わってしまうことにもなりかねません。

そんなときは、直接電話をかけてお伝えする方法が良いでしょう。
テレワークの環境によっては、LINEやチャットの方が簡単だし電話はなるべく避けたい場合もあるかと思います。
ですが、相手の声のトーンも聞き分けることができますし、ついでにちょっとした世間話をすることで相手の状況を把握することも可能になります。

直接電話をする際の重要なポイントは、予告の上でかけることです。
LINEやチャットですぐに返信しやすい言葉で「今日電話でお話ししたいので都合の良い時にご連絡ください」とお伝えして、相手の都合にも気を遣うようにしましょう。

テレワークのお悩み②気が散る


お恥ずかしい話なのですが、私の場合はテレワークの環境の満足度を聞かれたら「0%」、もしかしたらマイナスかもしれません。
家族が横でテレビを見ながらしょっちゅう話しかけてきたり、パソコンに向かっているとキーボードの上をネコちゃんが陣取って画面が「おおおおおおおおおおおおおおおお」となることが良くあります。
とにかく、仕事に集中できません。笑
テレワークを始めたころは本当にイライラしていましたが、考え方を変えて(覚悟を決めて?)みたことで、イライラすることが少し減ったように思います。

視点を変えて家族の立場に立ってみると、リラックスできるはずの家に仕事を持ち込んでいるのは私の方です。
家族はそれを我慢してくれているのかもしれません。
ましてやネコちゃんにとっては、いつもいない人がいるし、カチャカチャとキーボードを打つ指先は魅力的で、遊ぼうよって私が誘っているように見えているのかもしれません。笑

そう。非日常を持ち込んでいるのは、私の方だったんです!
そんな風に考えを変えた瞬間から、気持ちが楽になりました。

話しかけられたら、ほんの1~2分ほどは付き合うようにしています。
また、どうしても手が離せないときは聞こえないふりという作戦も使っています。
ネコちゃんがキーボードに近づいてきたら、すかさず「ctrl+ s」で文書を保存し、膝の上に抱っこ。
とても暖かくて快適です。

テレワークのお悩み③評価につながりにくい


オフィス内だったらする必要のない工夫をたくさん考え、その上で業務もしっかりこなしている私たち。
だからこそ「ちゃんと評価されるのかな」と不安になることはありませんか?

そしてテレワークになった今、私は「不便だと感じたこと」「それをどのように解決したか」を、コツコツとメモ書き程度に残しています。

例えば、ほかの社員とのコミュニケーションが取ろうとLINEやメール、Zoomなどを活用した場合。
使用頻度が高いのはどのツールか、またそれぞれの利点や活用するタイミングなどを書き留めておきます。

さらに、工夫をしたことでコストや時間のカットが実現できているならばその点も書き留めておくと尚良いです。
上司と話をする機会があったときはそれらの事実をお伝えして、少しでも評価していただけるように手を打っておきましょう。

通常業務に関する評価については、これまでHisholioでも取り上げてきました。
秘書の評価に関する記事の一覧はこちらになりますので、お時間があったらぜひ読んでみてくださいね。

テレワークのお悩み④情報漏洩の可能性


今はネットワーク経由のコミュニケーションが主流になっていると思います。
その上で本当に気を付けたいのが、情報漏洩です。

メールの送り先を間違えるなどというのはもってのほか!
気を付けるべきことの第1位といっても過言ではないので、これだけは絶対に避けたいものです。

その他にも、書類のやり取りに関しても注意が必要です。
GoogleドライブやDropboxといったクラウドサービスの共有リンクを、メールで送信するケースも多いのではないでしょうか。
共有リンクをメールで送る場合は、どんな内容であってもパスワードを設定しておくと少し安心することができます。
(パスワードは別メールで送ることは言うまでもありません!)

たった1度でもミスをしてしまって失った信頼は、取り戻すのが本当に大変!
油断大敵!念には念を入れた対応をしていきましょう。

経営悪化を起こさないために!秘書としてできること


テレワークになったせいで会社の経営が悪化した!なんていうことがあってはいけませんよね。
営業・経理・企画部など、あらゆる部署の方たちが、今できることに全力で取り組んでいることと思います。
では、私たち秘書ができることとはなんでしょうか。

結論から言うと、大きな貢献はできないのかもしれません。
しかし、だからと言って、何もできないわけではないと思うんです。
例えばこのような取り組みはいかがでしょうか?

取引先に仲良くなった秘書の方がいれば、連絡をして状況を伺ったり、何かできることはないか聞いてみましょう。
「御社のことを気にかけていますよ」というメッセージが取引先の担当の方に伝わるかもしれません。

また、余寒見舞い(よかんみまい)を送ってみるのも良さそうです。
一般的に立春(2月3日)を過ぎた場合は「寒中見舞い」ではなく、「余寒見舞い」を活用します。
通常は送らないお手紙などお送りすることで、取引先と連絡を取るきっかけが生まれると良いですよね。

いずれにしても、取引先へのコミュニケーションは出しゃばりすぎず、ほど良くすることが大切だと思います。
実際に行動に移す前に、上司にお伺いしてみるようにしましょう。

いかがでしたか?
いろいろと不便なことはたくさんありますが、秘書のみなさんが少しでも前向きにテレワークを楽しめるヒントになれば幸いです。

秘書のみなさん。どうぞご安全にお過ごしください。
今日もお疲れさまです!

solla

外資系・日系、大手企業から個人事業まで、幅広く社長秘書の経験あり。どんな困難でも楽しむ事が得意です。
趣味はローラースケート・ゴルフ・ツーリング。

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