Apple Watchを相棒に、ワンランクアップの秘書生活を! 

秘書のみなさん、はじめまして! まりこと申します。
最初の記事は、私の心強い相棒「Apple Watch」についてご紹介したいと思います。

秘書の仕事は、忙しい上に体力勝負なところも……。
みなさんも色々と工夫をされていることかと思います。
私は最近「Apple Watch」を購入して、秘書業務にも役立てているんです!

忙しい秘書業務は「呼吸リマインド」で平常心をキープ

今日は超重役のお客様が御来社される日。
各自の分担が5分単位で割り振られているほど、厳重なスケジュールが求められている。
準備は万全だけど、私の心臓はバックバク……。

そんな緊張MAXな時に「1分間深呼吸をしましょう」と教えてくれるのが、私の心強い相棒「Apple Watch」。
心拍数が平常時より極端に上がると、「呼吸してください」とリマインドしてくれるんです。

「1分間だけ、深く呼吸をする」
これをやると、驚くほど心が整います。

「〇〇様、お待ちいたしておりました。ご案内いたします。」
引き攣り笑顔ではなく、柔らかい(と思いこむ)笑顔で、お客様をゆったりした気持ちでお迎えできるので、本当におすすめです。

「お客様が予定よりもずいぶん早く到着された」「お約束より大人数のお客様に一人でお茶出ししないといけなくなった」など、焦ったときほど「呼吸、呼吸!」と自分に言い聞かせて心を落ちつかせています。

座りっぱなしになりがちな秘書さんは「スタンド機能」が大活躍

さて、相棒のAppleWatchは、デスクワークでも力も発揮してくれます。
業務に集中すればするほど、座りっぱなしになっていることがあるんですよね。

いくつか資料作成をしていると、1~2時間座りっぱなしなんてザラ。
集中していると1時間なんてあっという間ですよね。
ずっと同じ姿勢で座って作業をしていると、相棒のApple Watchが「そろそろスタンドの時間ですよ!」と教えてくれます

相棒からのメッセージを受け取ったら、お手洗いに行ったり、備品を取りに行ったり、ちょっと移動して軽く伸びをしたり、意図的にリフレッシュするようにしています。

私は会社でふっと力を抜くことが意識的に出来ない性分なので、この機能には本当に助けられています!

大事な用事は絶対に忘れない!「アラーム機能」

「あと〇〇分でお客様が到着する」といった際にも、さっとタイマーをかけられます。
セットした時間になると振動で時間を知らせてくれるので便利です。

今までは、ケータイやPCのアラーム機能を使って時間設定をしていました。
でも、PCだと席を外してしまった際に画面が見られませんし、アラームをセットしたケータイをデスクに置き忘れてしまうこともしばしば……。

私の相棒のAppleWatchなら、腕につけているのでアラームを見逃す心配なし
お知らせがあるまでは、目の前の作業に集中できます。
余裕をもって行動するためには、なくてはならない機能です。

秘書の業務分析には欠かせない「ストップウォッチ機能」

さらに便利なのが、AppleWatchのストップウォッチ機能!
業務効率化を考えるのが何よりも大好きな私にとって、この機能は最高です!(笑)

何かの業務を始める際は、それが何分かかるのか計測してみましょう。
業務にかかる時間を知っておくと、予定も立てやすいですし、効率化を考えることにもつながります。

例えば「昨日の会議資料作成にはこれくらい時間がかかったか……。今後この部分を自動化したらどれくらい時間の短縮ができるのか測ってみよう!」などと考えたりしています。

もっと早く資料を作れと言われたわけではないのですが、ただ単に昨日の自分よりさらに速く!という、謎の自分との闘いがはじまり、やる気が出るんです。

ただし、急いで資料を作るとミスも起こりやすいですよね。
資料は念入りにチェックすることをおすすめします!

便利グッズはどんどん利用して、快適な秘書ライフを!

私の相棒である「AppleWatch」にはまだまだたくさんの魅力があって、語りはじめたら止まりません(笑)。
1度つけたら、もう外せなくなりますよ…!

Apple Watch以外にも様々なスマートウォッチがありますので、気になったらぜひ調べてみてください。
(Amazonで検索すると。2,000円ぐらいのものもあるようです!)

便利グッズを利用することで、自分のミスが1つでも少なくなったり、業務が少しでも改善できるならどんどん頼ってよいかと思います!
新しいアイディアやグッズなど、使えるものは取り入れて、ワンランクアップの秘書生活を送りましょう!

秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

まりこ

秘書っぽい仕事から、秘書っぽくない仕事まで、何でもやる院長秘書です。総合職→事務(営業・人事・受付)→秘書(企業)→秘書(病院)と、これまで色々な企業を渡り歩き、色んな方にお会いしました。
昨年、秘書検定1級・準1級・2級を取得。資格取得の楽しさに目覚め、1~2か月に1回は何らかの資格を取る資格マニアと化してます。
好きなフレーズは、‟整理整頓”‟効率化”‟なんとかなる”です。

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