オンライン秘書として働く私の一日、大公開します!

「オンライン秘書」という存在をご存知ですか?
文字通り、WEB上のやりとりだけで秘書業務をこなす秘書のこと。そのほとんどは業務委託か、オンライン秘書サービスを提供する会社の社員という働き方かと思います。
最近ではベンチャー企業を中心にオンライン秘書サービスの利用社数が増えており、サービスを展開する企業も増加しています。

今回は、そんな謎に包まれたオンライン秘書について、現在実際にオンライン秘書として働いている私の経験談を交えてご紹介します!

オンライン秘書はリモートワーカーが多い!

リモートワーカーとは、いわゆる在宅勤務のことを指します。オンラインの作業ですから、オンライン秘書は自宅勤務がほとんどです。でもリモートワークって一体どんなものなのか、想像がつかない方も多いのではないでしょうか。
そこで、まずは現役オンライン秘書である私の1日の流れを簡単にご紹介します!


~オンライン秘書の1日~

※私はオンライン秘書サービスを展開している会社に所属して仕事をしています。

7:45 起床。身支度の後、朝食
8:45 PCの電源をオン。業務に欠かせないコーヒーを淹れる
8:50 出勤報告
9:00 業務開始
10:00 クライアントとWEBミーティング
12:00 ランチ休憩
13:00 業務再開

18:00 退勤


起床時間、遅っ!と思いますよね。通勤時間がないので、朝の時間を有意義に使うことができるんです。
化粧はどうしてるの?とよく聞かれるのですが、突然クライアントからWEBミーティングを依頼されることも多々あるので、意外と気は抜けません!

オンライン秘書と通常の秘書の違いは?

完全在宅勤務という働き方は、オフィスに出勤するという一般的な働き方とどういう点が違うのか?私も前職の頃は、毎朝オフィスに行く働き方を長く続けていましたので、どういう差があるのか見ていきましょう。

勤怠管理はボタンひとつ!

オンライン秘書サービスを提供している会社は様々あるため一概に言えませんが、たいてい勤怠管理にはオンラインの勤怠管理システムが利用されています。スタンバイOKになったら出社ボタンをクリックすれば完了です。

やりとりはWEB通話かチャットで!

最近は、社内のコミュニケーションツールにチャットツールを使用する企業も多くなってきたと聞きます。私の会社では、それをクライアントにまで広げて、社員間のやりとりも、クライアントとのやりとりも、ほぼ全てチャットです。

余計な前置きや署名が不要で、格段に作業効率がアップしました!当たり前に行ってきたことでも、意外と無駄が多かったな、と感じる瞬間です。
込み入った話や、文字で打つより話した方が早いトピックももちろんあるので、そんな時はカメラありのWEB通話でプチミーティングです。移動時間も必要なく、クライアント様のニーズをパパっとすぐにお伺いできるこのスピード感が何より特徴的です。

ランチは?休憩は?

こちらも、業務委託か会社員としてのオンライン秘書かによって異なると思います。
業務委託の場合は休み時間はクライアントと調整して自分で決められることがほとんどですし、私のように社員として働くオンライン秘書は、事前に会社の規定によって決められた時間にランチ休憩を取ることができます。
私の会社の場合、9時間勤務の内、1時間の休憩が入ります。普通の企業と全く変わりませんよね。

また、もちろんトイレ休憩などは自由に取ることができます。
私の会社ではクライアントからチャットでお声がけいただいたら、原則約5分以内にお返事をするというルールがありますので、休憩以外はパソコンにベタ付きでいる必要があり、意外にぼーっとしている時間がありません。

オンライン秘書として働くメリットはこれ!

自宅で仕事ができる、これに尽きます!これは「通勤ラッシュに巻き込まれる生活から解放される」という単純な話ではありません。特に女性の場合、ライフステージが変わっても働き続けられるということです。

居住地は働く上で大きな問題ですよね。
例えば旦那さんの転勤で地方へ行くことなり、残念ながら仕事を辞めざるを得ないという話はよく聞きます。けれどオンライン秘書としてリモートワークで働くなら、場所はもう問題ではなくなり、配偶者の転勤に帯同しても仕事を続けるという選択が可能になります。
実際、私の同僚には海外在住の方もたくさんいますよ

オンライン秘書として働くデメリットもご紹介

私にとっては言うことなし!のオンライン秘書生活ですが、もちろんデメリットもあります。ご紹介していきますね。

運動不足

私の会社では、クライアントのセキュリティ保護の観点から自宅での作業が義務付けられています。(カフェなど、ノマド的な働き方はNGです)
そのため仕事中は家から外出しないのみならず、ほとんど歩かなくなるため運動不足に陥りがちです。
かくいう私も、この仕事を始めてから5キロも体重が増えてしまい、慌ててジムに通い出しました。

業務中はバランスボールに座りながら業務を行うなど、何かしらの工夫が必要です。(そんなことをしていても、誰にも怒られないのもメリットかもしれませんね!)

光熱費が増える

1日中自宅にいるため、当然、夏と冬は光熱費が高くなってしまいます
私は一人暮らしが長く、今まではほとんど会社にいるというような生活だったので、1日中家にいるとこんなにお金がかかるんだ!と驚きました。勤務先からの家賃負担や光熱費負担はありませんから、そのあたりは単純な自分の出費増となるでしょう。

オンライン秘書になりたい!必要なスキルとは?

メリットたくさんのオンライン秘書ですが、やはり向き不向きもあります。私が日々働く中でオンライン秘書に最低限必要だと思ったスキルは以下の通りです。

能動的なコミュニケーションが取れること

隣や向かいに人が座っているわけではありません。なにか悩んでいても誰も気づいてくれません。
受け身でいては業務が滞ってしまうので、業務内容のすり合わせはもちろん、些細なことでも自分から積極的に質問し、確認することが業務を円滑に進めるカギとなります。

基本的なPCスキルに加えて、チャットに抵抗がないこと

オンライン秘書のメインツールはチャットです。会話と同じくらいのスピード感で進んでいくので、慣れていない人には苦痛かもしれません。

自己管理能力

マネジメントは自己責任。在宅だからと言ってもぼーっとしている時間は意外とありませんので、TODOをしっかり決めて計画的に取り組めないと、思わぬ残業をする羽目に…。

ITリテラシー(情報リテラシー)

ITリテラシーとは、情報を目的に合わせて収集・選択・活用・発信する能力のことを指します。オンライン秘書をはじめとする「リモートワーク」では、その業務はほとんどネット上で行われるため、自分のパソコンを使いこなす能力は必須です。

例えば、パソコンが業務中に動かなくなってしまった時…。オフィスであれば、他の人に助けを求めることもできるでしょうが、リモートワーカーは自分でなんとかする必要があります。一人一人が自分の武器となるパソコンについて、しっかりと勉強しておく必要があるでしょう。

また、クライアントによって依頼内容は様々です。中にはインスタグラムなどSNSを使った施策のお手伝いをすることも。PCを使いこなす技術と、SNSをはじめとする様々な「ツール」やサービスに、常にアンテナを張り続けることはとても重要な要素となります。

オンライン秘書は働き方の選択肢の1つ

オンライン秘書、いかがでしたか?
同じ秘書という職業であっても、多様な働き方ができる時代になってきました。オンライン秘書という働き方は、お住まいが地方であるほど恩恵を受ける仕事だと思います。
秘書の皆さんは、働き方の選択肢の一つとして覚えておいて損はないと思います!

秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

amam

イベント運営会社にて前例のないまま突然社長秘書に任命され、試行錯誤した2年間。そんな時期を経て、現在はオンライン秘書としてフルタイムで在宅勤務中。最近のマイブームは脱出ゲームと手作りのお香。

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