あなたはどのタイプの秘書!?分類方法と対処法をこっそり公開!

秘書のみなさん、こんにちは!

私は秘書としてかなり長い期間働いてきました。
そのため、今までに新人秘書さんや中途としてご入社されてきた先輩秘書の方々を何人も見てきました。

過去には自分と他の秘書さんとを比べ、仕事の仕方や考え方の違いで落ち込んだり、イライラしたりしてしまうことがよくあったんです。

そんなある日、それぞれの秘書をタイプ別に分けることができるな~と気が付いたんです。
それぞれのタイプに当てはめて接することで、イライラすることは少なくなり、なんだか事がうまく進むようになったんです。

今まで誰にも言わずに胸に秘めていましたが、今回は私がこっそり分類している「秘書のタイプ」を発表しちゃいます。
また「改善したら最高な秘書になりそう!」と思う点も併せてご紹介しますね。

もちろん、自分のことは棚に上げつつ…。笑

先生風タイプの秘書!


長年同じ会社にお勤めされていらっしゃる方や、鳴り物入りで転職されてきた秘書さんに多いタイプ。
近寄るとお小言を言われそうな、学園ドラマで出てくる「生活指導の恐い先生」タイプです。

いつもすべてに目を光らせていて、スケジュールの都合や確認事項は「指導型」
このタイプの秘書さんと話すと、まるで叱られているように感じていました。
もちろん上司に対しての対応も変わらないため、上司の方が少しかわいそうに見受けられることも…。

このタイプの秘書さんへの改善点を挙げるとしたら、「お願いできますか?」というような謙虚な態度が加わると完璧なのではないかと思います。

実践した私の対処法としては、懐に飛び込んでしまえば相手も悪い気持ちはしないようで、とても良くして頂きました。

キャピキャピ(死語?)タイプの秘書!


新入社員に多くみられる症状で、もはや死語かもしれませんが「キャピキャピ」したタイプの秘書さんです。笑

朝からテンションMaxで「おはようございますぅ~」とあいさつをしてくれるのですが、話すときに人との距離が近いことが特徴!

ミスをした時は「え~どうしよう~すみませ~ん」、難しいことに直面すると「無理ですぅ~忙しくって~」と見た目も態度もなんともかわいらしいのです。
まるでアニメでも見ているかのような錯覚にも陥ってしまうほど。

上司の方はもちろん叱ることすらできずに「仕方ないな…」と、お咎めなし。
そして案の定、彼女の尻ぬぐいは私のような秘書に飛んできます

「くっーーーぅ!私にもあんな若さと美貌があれば…。いやいや!違う違う!」
そんな邪念を吹き飛ばし、私に飛んできた火の粉を処理する日々。

このタイプの秘書さんに関わる時は注意が必要です。
彼女の尻ぬぐいを依頼してきた上司に「最後まで責任をもってやらせてください」とか「何で私にとばっちりがくるんですか?」などと、少なからずクレームを付けたくなりますよね。
そうすると、「じゃ、あなたが教育してあげて」となって、業務がまた増えることになり悪循環となります。

解決策は、そのキャピキャピ秘書の方が、年を重ね、見た目では通用しないと気づくことしかありません。笑

このタイプへの対応策としては、その秘書の方にやっていただくべきことは、上司を㏄にいれてメールで依頼すること。
メール1通につき、依頼1件がよいと思います。
(または人事部に相談しましょう…。)

三歩下がって…大和なでしこタイプの秘書!

割と多いタイプかもしれませんね。
謙虚で冷静、上品な対応で周りへの印象は良好。

ただやっかいなのは、「三歩下がって…」と言うだけあって、自分で現場を見ることや、今やるべきことを肌で感じて動くことが苦手な面も。

誰かの指示があって初めて動くという特徴があると思います。
こういったタイプの方に直接お仕事を依頼すると「上司に確認しないとできません」とか「他の方からの依頼はお断りしておりまして…」など、とてもお上品に断られてしまうことも…。

そんな風に玉砕されなくても済むように、その方にお仕事をお願いするときは、事前に上司に話を通しておくこと。
その上で「上司にはお話ししてOKをいただいているのですが」と付け加えて依頼をするのがよいようです。

何かしていただいた後は、お礼の言葉は必ず付け加えましょう。
このタイプの方は「ありがとう」がエネルギーの源の可能性大!

このタイプの秘書さんへの改善点としては、「何かお手伝いすることはありますか?」というような積極性を身に着けることでしょうか。

さて、あなたはどのタイプの秘書!?


さてさて、言ってばかりでsollaは何タイプ?ってお思いですよね。
ずばり「大家族のお母さんタイプ」です!

良く言えば、家族(従業員)が笑顔でいてくれることが何よりの幸せ。
そのためならどんなに大変なことでも乗り越えられちゃう。
上司が出かけるときはいつも、忘れ物がないか気になって、印刷物は1部多めに入れたりします。

悪く言えば「おせっかい」。
出かけようとしている上司に「傘は持ちました?」とか「あれしたら?これはどうなった?」とつい世話を焼いてしまうところです。
外国籍の上司にも「OK Mam(わかったよママ)」と言われてしまったこともありました。笑

そんな私の改善点としては、相手を信じて任せること。
傘を持って行かなくても何とかなるんです。
アレもコレもいちいち聞かなくても、ちゃんと処理されているので出しゃばらないこと。

さらに付け加えると、もう少し上品な振る舞いができればいいと思っています。
外部の方と接するときは気を付けているのですが、社内ではちょっと気が緩むので、時々ガサツな振る舞いをしてしまっていると反省しています。
そして、こんな私のようなタイプの秘書への対処法は、ズバリ!放っておくことです。笑

いかがでしたか?
自分がどんなタイプかを知り、いい面も悪い面も受け入れられると、より良い秘書への改善が図れるのではないでしょうか。
少しずつ成長していけるといいですね!

秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

solla

外資系・日系、大手企業から個人事業まで、幅広く社長秘書の経験あり。どんな困難でも楽しむ事が得意です。
趣味はローラースケート・ゴルフ・ツーリング。

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