秘書のみなさん、こんにちは！ Hisholio編集長 笹木です。

今日は、わたしが秘書時代に一番心に刺さった出来事と、そこから始めた3つの行動についてお話ししたいと思います。

当時、わたしは割と規模の大きめな企業で、副社長の秘書をしていました。
多種多様ないくつもの事業を抱える会社で、上司は会社全体に責任を持つ立場だったはずなんですよね。

でも当時のわたしは、目の前のスケジュール管理と来客対応で頭がいっぱいで、会社全体がどんな事業をしているのか、正直ほとんど興味がなかったんです。

そんな私の慢心が引き起こしたミスとその時の上司の反応、振り返りながらお伝えしてきたいと思います。

みなさんには同様の失敗をしてほしくない！
何かの参考にしていただけるとうれしいです。

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あるイベントでの失敗！

ある時、会社の中枢となる事業の事業部が大きなイベントを企画していたんです。
上司にも参加してもらう必要がありました。
でも全社的に重要なことが明白すぎるイベントだったからこそ、秘書への個別連絡ではなくCCでの一斉送信メールが届くだけだったんです。

そのとき、わたしはどう思ったか？
「私には関係ないよね？必要なら個別に連絡が来るはずだし。またどうせ念のためのCCでしょ」って、そのメールを完全に無視してしまったんです。

私は副社長の秘書なんだから、必要なら誰かが頭を下げて個別に私にお願いに来るはずよね。
そんな天狗になった気持ちが、当時の自分の中にあったんだと思います。
（あ～！恥ずかしいよう！）

イベント当日になって、上司は自らそのイベントの情報を入手し、こんな一行のメッセージを送ってきました。

「なぜこの予定がスケジュールに入っていないのですか？会社としてとても大事なイベントです。今から向かいます。」

怒っている言葉ではなかったんです。
でも、静かな失望が伝わってきて……。
怒鳴られるよりも、よっぽど心に刺さりました。

すぐに謝りましたが、しばらく落ち込んでしまったのを覚えています。

気づいたこと：秘書は「会社を知る人」であるべき

この出来事から、わたしが一番痛感したのは「秘書はミスなくスケジュール管理さえできていれば十分」という考え方の甘さでした。

会社がどんな事業をしていて、それぞれの事業部が今どこに力を入れていて、それがなぜ重要なのか。
それを把握していないと、本当に上司を支える秘書にはなれないんだ……と気づきました。

ただ、これは知識として頭で分かっていても、視野ってすぐにグイグイと広がるわけじゃないですよね。
自分から行動を変えるしかない！と腹をくくりました。

そこで実際に始めたのが、次の3つのアクションでした。

もしも当時の私と同じように「目の前の仕事しか見えていないかも……」「作業だけをこなして1日が終わってるかも……」と感じている秘書さんがいたら、ぜひ試してみてほしいなと思います。

1. 他の事業部の秘書さんとつながっておく

一人で会社全体を理解しようとしても、どうしても限界がありますよね。
そこでまず始めたのが、各事業部の秘書さんに自分から声をかけて、ランチや立ち話で情報交換をすることでした。

最初は「ヒアリングさせてください！」ぐらいの勢いで、メモ持参で参上してたんです。
でも、その姿勢って相手を硬直させるし、有意義な情報取集に繋がらないとすぐに察知。

「最近どうどう？おたくの事業部は何が大変？」くらいのカジュアルな会話で十分だと気づきました。

それだけでも、自分の上司が直接関わっていない事業の動きが、少しずつ見えてくるようになったんです。
会社全体が立体的に見えてくる実感がありました。

社内に知り合いの秘書さんが一人もいない、という方は、まずは挨拶からでも大丈夫！
声をかけてみてください。

2. 秘書同士で集まって勉強会を開催してみよう！

つながりができてきたら、もう一歩進んで「定期的に集まる場」をつくってみようか……というアイディアが湧きました。
当時の会社には秘書が50～60名ほど在籍していたのですが、基本のやりとりはチャットのみ。
業務で頻繁にやりとりする秘書さんとは顔を合わせていましたが、顔と名前が一致しない秘書さんも多数いました。

そこで、木曜の業務終了後、18時から、小さな勉強会を企画してみたんです。

最初は数人だけの会でしたが、各事業部の動きや、それぞれの役員が今気にしていることを共有し合う、貴重な場になっていきました。
さらには、各自の最近の失敗談を共有することで、同様の失敗が引き起こされることを防いだり、業務改善に繋がったりもしました。

大掛かりな企画でなくても大丈夫だと思うんです。
空いてる会議室を予約して、みんなでコーヒーやお菓子を持ち寄ったりすれば、フランクな雰囲気が作れますよね。

社内チャットで「秘書同士で情報交換しませんか」と声をかける。それが最初の一歩ではないでしょうか。
全員が来てくれなくてもいいんです。1人、2人だけでも参加してくれたら大成功です！

3. 一斉送信メールも「関係ない」と決めつけない

最後は、もっとシンプルな習慣の話です。
CCで届く一斉送信メールを見たとき、「自分には関係ない」と即決めつけず、一度「これは上司に関わることかもしれない」と考えてみる。
もうそれだけで、防げる失敗がきっとあります。

（当時の私の雑な仕事ぶりに比べたら、みなさんはもっとしっかりメールに目を通しているかと思います。笑）

個別に丁寧な依頼が来ないからといって、重要度が低いとは限らないんですよね。
むしろ全社的に重要な情報だからこそ、一斉送信で送られてるのよ！
いまならよく分かります……。

失敗も、視野を広げるきっかけ！

いかがでしたか？

今回ご紹介した3つは、どれも特別なスキルがいるものではなく、今日からでも始められることだと思います。
わたし自身、あの「失望された」出来事がなければ、目の前の仕事の外側に目を向けることはなかったかもしれません。

もしいま、何かしら失敗をして落ち込んでいる秘書さんがいたら声を大にして伝えたい！
その失敗は、きっと視野を広げるきっかけになりますよ。

だから失敗したらそのまま放置せず、何かしらの改善を試みるのがオススメ！
まずは小さな一歩から、ぜひ試してみてくださいね。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！