秘書のみなさん、こんにちは！ Emilyです。

「秘書の仕事は完璧にできて0点」と言われるように、私たちは日々の業務で高い精度や細心の注意を求められますよね。

秘書の小さなミスが上司や会社に関わる大きな問題につながる可能性もあるので、完璧を目指すことが秘書の役割の1つになるのは自然なことかと思います。

しかし、過度な完璧主義はストレスや心身の不調につながってしまうことも……！
長くキャリアを続けるためには、現実的な目標設定や適度な自己受容のバランスを見失わないことがとても大切です。

かくいう私も、自分の完璧主義な性格に長年悩んできた1人……！
最近になって、やっと自分自身や仕事との向き合い方を少しずつ変えられるようになってきたところです。

そこで今回は、私が抱えていた悩みや心がけていることについて、みなさんに打ち明けてみようと思います！

同じような悩みを抱える秘書さんに、少しでも楽になっていただければ幸いです！

すべてに高い理想を求めてしまう

私が以前勤めていた会社では、半年ごとに目標設定の面談がありました。
自分でいくつか目標の候補を挙げ、その中から今期取り組んでいく目標を絞っていく面談なのですが、私は上司からよく以下を指摘されていました。

完璧を追求したい性分のせいか、あらゆる業務や仕組み、環境、文化などに課題を見出し、取り組みたいこととして挙げていたんです（苦笑）

内容も身近な業務から、全社のブランディングに関わるようなものまで様々。
自分でも多いとは感じていたので、事前に付けておいた「重要度ランク」が高いものを中心に上司にご提案しました。

すると、目標のスケールが大きすぎて「今の会社の状況だとちょっと難しいかもね」とのご指摘が……。
結局、上司のご指導のもと、現実的な目標設定に落ち着きました。

目標設定の面談を重ねて学んだこと

完璧主義の傾向があると、業務の重要度や大小に関わらず、すべてのことに完璧を求めたくなってしまうことがあるかと思います。

しかし、すべてを同時に達成しようとすれば、重要な問題に集中することが難しくなり、全体の生産性や効率が却って低下してしまう恐れがあります。

また、理想を高く持ちすぎると、結局達成ができず、自己評価が低下したり成果が得られない状態が続いてしまったりしますよね。

自分で設定した目標を達成できずに終わることが多い秘書さんは、現実的な目標が立てられていないのかもしれません。

その場合は、目標を優先順位付けし、達成可能かつ具体的で測定可能なものにするのがオススメです。
上司に教わったのですが、目標は60～70％の可能性で達成できるものに設定すると、取り組みの生産性が最大化するという研究もあるそうですよ。

こうした現実的な目標設定なら、自分自身に対するプレッシャーも緩和できそうですよね。

妥協ができない

私は担当する業務のすべてに高いクオリティを追求したい思いから、タスクに必要以上に時間を割いてしまうのが悩みでした。

とくに、スピーチ原稿やプレゼン資料の作成に時間をかけがちで、言葉選びやデザインの細部にまでこだわり、完成に数日かかったことも……。

学校のテストにおける「完璧」は100点という明確な基準がありますが、秘書の仕事の多くには正解がありませんよね。

こうした性質上、過度なこだわりは仕事の非効率や精神的なストレスにもつながってしまうかと思います。

80点を1つの目安に！

妥協が苦手な秘書さんにオススメなのは「80点くらいの完成度かな」と思うタイミングで、一度指示者に報告してみることです。

私の経験上、こだわっているのは自分だけで、案外「これで十分！」と言われるケースも少なくありません。
もし、修正が必要な場合でも、この段階で具体的な指示や助言をもらうことができるので、修正の効率も上がります！

また、完璧主義の方は失敗を避けたい思いから、慎重になりすぎて新しい業務に消極的になってしまうケースもあるかもしれません。
そうした場合も「まずは80点を目指せば良い」と考えれば、業務に取り掛かるハードルを下げることができるかと思います！

人を頼るのが苦手

私は「自分の担当する業務は何がなんでもやりきらなければ」という思いが強く、人を頼ることが苦手でした。

体調が悪くても、大事な仕事があれば無理して出社することもしばしば……。
結局、途中でダウンして、却って周囲に迷惑をかけてしまったこともありました。

自分1人ですべてを完結させようとする姿勢を改めることは、組織で働くうえでとても重要だと学んだ経験です。

1人で背負い込まないために

私は「秘書室」というチームの一員だったので、自分の意識さえ変えれば同僚を頼ることができる環境でした。

しかし、なかには「社内に秘書が自分1人」というケースもありますよね。
その場合も、上司や他の部門の同僚と事前に連携を取り、必要なときに助けを求められる体制を整えておくことをオススメしたいです。

緊急時の対応策を明確にしておくことで、1人ですべてを背負い込むことなく、安心して働けるようになったら良いですよね。

周囲からの評価が気になってしまう

ミスや失敗をしたときに、周囲からの評価を気にして落ち込んでしまった経験はありませんか？
私もその典型で、1つの失敗をずっと引きずってしまうタイプです……！

そのせいで、ミスのあとはしばらく自信を失い、他の仕事にまで悪影響が出てしまうことも。
「誰でも失敗するもの」「この経験を次回に活かせば良い」と分かっていても、気持ちを切り替えるのって難しいものですよね。

多くの人と関わる秘書だからこそ

そんな秘書さんにオススメなのは、信頼できる同僚やサポートしてくれる相手を見つけて、その人の意見を参考にすることです！

秘書は多くの関係者と関わり、それぞれの要求や期待に応える必要がありますよね。
その全員からの評価を気にしていては、精神的な負担が大きくなってしまいます。

常に全員を満足させることはできないので、私は信頼できる数人の意見を重視して、それに基づいて行動を調整するように心がけています。

これによって、評価のプレッシャーが軽減され、前向きに仕事に取り組めるように意識が変わってきました。

サポーターは社外にもいる！

社内にそうしたサポーターを見つけられないケースもあるかと思います。
新しく職場に加わったばかりでまだ信頼関係を築けていない、または小規模なオフィスで選択肢が限られている場合などは、難しいですよね。

そんな秘書さんは、Hisholioの交流会に参加してみるのもオススメです！
Hisholioで知り合うメンバーは「社外同期」と言える存在。
同じ秘書という立場同士だからこそ、相談しやすく、共感も得やすい環境かと思います！

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気になる方は、ぜひ以下の記事もチェックしてみてくださいね。

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不安を和らげ、より充実した秘書ライフを

今回は、完璧主義になりがちな秘書ならではの不安を乗り越えるために、私が心がけていることをお伝えしました！
みなさんにも共感できるポイントはございましたでしょうか？

完璧を目指そうという姿勢自体は、秘書としてとても大切ですよね。
重要なのは、そのことにとらわれすぎず、自分自身にも、周囲にも柔軟性を持たせることだと思います。

この記事が、みなさんの不安を和らげ、より充実した秘書ライフを送るためのきっかけになりましたら幸いです。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！