秘書のみなさん、こんにちは！ライターのかなぺんです。

突然ですが、みなさんは「単語登録」の機能を使っていますか？
私は今、数えてみると……なんと40個以上も自分のPCに単語を覚えさせていました！

メールやチャットでのコミュニケーションが増えているこの時代、文章を作成する時間が減れば、仕事は捗るんです！

今回は私が実際に登録している単語登録リストを大公開しますね！
秘書のみなさんの業務の参考にしていただけると嬉しいです。

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単語登録をしていると便利な理由

「虚礼を廃止しよう！」「不要な業務は削ろう！」
……といくら言われていても、円滑なコミュニケーションのためには御礼メールやチャットが必要な場面が多いですよね。

特に秘書は担当する上司だけでなく、上司が懇意にしているお客様やその秘書とのやりとりも多く、ミスできないプレッシャーと常に戦っている状況だと思います。

同じような文章を何度も入力するたびに、「またこれか……」と感じる瞬間もあるのではないでしょうか。

そんな中で私が助けられているのが、【単語登録】です。
単語登録が便利だと感じる理由は、

上記の2点が大きいと感じています。

たとえば、定型の挨拶やよく使うフレーズを短い読みで呼び出せるようにしておくと、文章を一文字ずつ組み立てる必要がなくなります。
その結果、頭は次に伝えたい内容に集中でき、流れるように文章を仕上げることができるようになります。

また、何度も同じ言葉を打つ必要がなくなることで、入力ミスや表現のブレも自然と減っていきます。
「この言い回しでよかったかな？」と考えたり、調べたり、周りの人に聞いたりする時間が減るという点も、効率化に寄与していると実感するんです。

わたしの単語登録リストを大公開！

さて、ここからは実際に私が登録している単語を公開していきますね。
左側が登録している文字です。これを入力すると、右側の文章に変換されるように登録しています。

いくつかの分野に分けてご紹介していきますね！

＜定型文＞

「おせ」　お世話になっております。

「いつおせ」　いつもお世話になっております。

「おて」　お手数をおかけしますが、

「ごか」　ご確認のほどよろしくお願いいたします。

「ごへ」　ご返信いただけますと幸いです。

「さいちょう」　再調整をお願いできますでしょうか。

「ごさ」　ご査収のほどお願いいたします。

「ひきつ」　引き続きよろしくお願いいたします。

「しょう」　承知いたしました。

「ごよ」　ご予定いかがでしょうか。

「いくつか」　候補日程をいくつか頂戴できますと幸いです。

「ごき」　ご希望の日時がございましたらご教示くださいませ。

「てんぷ」　添付資料をご確認ください。

＜クッション言葉＞

「おそ」　恐れ入りますが、

「おて」　お手数をおかけしますが、

「ごそ」　ご足労をおかけしますが、

「おい」　お忙しいところ恐れ入りますが、

＜名詞＞

「だい」　代表取締役

「だいしゃ」　代表取締役社長

その他、自社の会社名、担当している上司の役職や名前もしっかり登録しています！

また、自分や上司のメールアドレス・携帯電話番号・社員番号等を登録しています。
登録しておくことで、入力する手間に加えて確認する手間が省けるうえに、打ち間違いが少なくなり便利ですよ。

単語登録の手順

さて、ここからは私が普段使っているWindowsを例に、単語登録の手順をご案内します！

（1）PCの画面右下のタスクバーにある「あ」または「A」のアイコンを右クリックします。

（2）表示されるメニューから「単語の追加（または単語の登録）をクリックします。

（3）「単語」の欄に登録したいキーワードや文章を入力
　　 「よみ」の欄にキーワードを入力

（例）「単語」→ お忙しいところ恐れ入りますが
「よみ」→ おい

※ ここで反対に登録しないように注意してくださいね！

（4）「登録」をクリック

これで1つ登録が完了です！
単語ごとにこの作業を繰り返していきます。

単語登録を活用して感じた効果

私が一番大きく感じたのは「時間」と「安心感」の変化です。

まず、想像以上に作業時間が短縮されます。
1通のメールでは数秒〜十数秒の差でも、それが1日、1週間……と積み重なると、かなりの時間になりますよね。

特に、日程調整や確認依頼など、似たようなやりとりが多い秘書業務においては、その効果はとても大きく、「気づいたら終わっている！」という感覚に近いです。

また、精神的な負担が軽くなったことも大きなメリットでした。
以前は「この表現で失礼ではないか？」「誤字はないか？」と都度気にしていたんです。

単語登録を多用するようになってからは、あらかじめ整えられた文章を呼び出すだけで済むようになるため、確認作業に追われる時間やプレッシャーが減りました！

結果として、本来注力すべき「相手に何を伝えるか」や「どう段取りするか」に意識を向けられるようになったのを実感します。

さらに、細かい点ですが、「文章の質が安定する」というのも感じたポイントです。
忙しさや気分に左右されず、常に一定のトーン・品質でコミュニケーションができるため、周囲とのやりとりもスムーズになると感じます。

反対に、内容や相手次第でハートフルな印象を与えたい場合は、単語登録を呼び出さずに一から文章を考えることもありますよ。

秘書業務の強い味方、【単語登録】を上手に活用して時短しよう！

単語登録は一度設定してしまえば、その後ずっと自分を助けてくれる“仕組み”です。
最初は数個の登録からでも十分です。

「よく使っているな」と感じる言葉をひとつ登録するだけでも、小さな変化を感じられるはずです。
ぜひ、自分なりの便利な使い方を見つけてみてくださいね。

日々いろいろな要望を受けながら業務を進めている秘書のみなさんの、少しでも参考になれば嬉しいです。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！