秘書のみなさん、こんにちは！ Emilyです。

みなさんは、会議やミーティングで「何かアイディアない？」と急に振られて、頭が真っ白になった経験はありませんか？その場でパッと意見を求められても、なかなかうまく言葉が出てこないですよね。

そんな秘書さんに私がオススメしたいのが、「たたき台」を作るスキルを身に付けることです！

たたき台とは、議論や作業を進めるための最初のベースとなる素案のこと。
完成品である必要はなく、「ここからみんなで考えていきましょう」という起点になるものです。

私はこのスキルを身に付けてから、ミーティングに参加する際の心理的負担がうんと軽くなり、仕事もスムーズに進むようになりました。

今日はそのコツを、私の経験談を交えてご紹介します！

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あなたはどっちのタイプ？

会議やミーティングの場で、その場でパッと考えて発言できる人もいれば、事前に準備を整えてから臨みたい人もいますよね。
みなさんはどちらのタイプでしょうか？

私は、完全に後者タイプです！
議論の流れについていくだけでも脳をフル回転させているのに、そこに「あなたはどう思う？」なんて急に聞かれると、頭が真っ白に……！

うまく意見が言えず、いつももどかしい思いをしていました。

そこで、思いついた対策が「事前準備メモ」。
ミーティング前に共有される議題一覧を見て、「今週はこんな方向に議論が進みそうだな」と予想を立て、自分なりの意見やアイディアをメモしておくようにしたんです。

あくまでこっそりチラ見するための、カンペとして…！

自分用のメモが「たたき台」になった！

部署の定例ミーティングで、議論が完全に行き詰まったことがありました。
みんな沈黙していて、先輩も「誰かアイディア出ないかな……」と困った様子。

その空気感に耐えかねて、私は恐る恐る「実は……こんなものを考えてきたんですけど」と、用意していたメモを出してみました。

すると、それがきっかけになり場の空気が一転！

「あ、だったらここをこうしたら？」「逆にこっちの方向はどう？」と、どんどん意見が飛び交い始めたんです。
先輩からも「ナイス！ありがとう！」と声をかけてもらえました。

自分用のメモが、議論を動かす「たたき台」に変わった瞬間です。

たたき台のすごいところ！

私はこの経験を通じて、たたき台を用意することには、議論の活性化以外にもたくさんのメリットがあることに気づきました。

①完璧じゃなくていいから、ハードルが低い

「たたき台」という名前の通り、それ自体は完成品である必要がありません。
「ここからみんなで考えて修正していこう」という元の案でいいので、準備する側の心理的な負担がとても軽いんです。

作成のハードルが低いのに、用意しておくとみんなから「ありがとう！」と感謝される。
これって、かなり「おいしい役回り」だと思っています（笑）

②議論の矛先が「個人」ではなく「たたき台」に向かう

口頭でいきなり意見を言うと、その意見に対する反応や指摘がダイレクトに自分に向いてくる感覚がありますよね。

それがプレッシャーになって、なかなか発言できない人もいるかと思います。

でも、たたき台として紙やメモで出すと、議論の矛先がその「案」に向かいます。
別のアイディアが挙がったとしても、自分が否定されているわけではないので、お互いに感情的になったり、変に気をつかったりすることなく、建設的な議論ができるんです。

③「事前準備タイプ」の人こそ、たたき台で評価される！

「その場で発言するのが得意な人には、どうしても即興力で劣ってしまう……」と感じていた私ですが、たたき台という形なら、自分の強みを活かせると気づきました。

じっくり考えて準備するのが得意なタイプの人こそ、たたき台を作るのが上手だと思うので、評価にもつながりやすいと思います！

たたき台づくりの4つのポイント

「完璧じゃなくていい」とはいえ、どの程度のものを出せばいいのか迷うという秘書さんもいらっしゃるかと思います。

私が意識していたポイントをご紹介しますね！

①制限時間を決めてから作り始める

「30分で仕上げる」など、作業時間をあらかじめ決めてから取りかかるのがオススメです。

時間に制限がないと、ついつい作り込みたくなってしまうもの。で
も、たたき台は完成度よりもスピードが大事！

時間を区切ることで、ちょうどよい完成度に自然と収まります！

②あえて余白を残す

空欄や未確定部分を残しておくほうが、議論が活発になりやすいと感じます。
私は数字の部分を「目標：●●％」と仮置きしたり、迷った箇所は複数の案を箇条書きにして選べたりしていました。

隙のない完璧な資料は、他の参加者から見て修正しづらいもの。
「たたきがいのある資料」に仕上げることを意識すると、議論が動きやすくなりますよ。

③構成を先に作る

通常の資料作成と同じように、構成や骨組みを先に作るとスムーズです。

私は以下の構成をよく使っていました！

このように、論点になりそうなことを箇条書きにしてから順番に埋めていくと、漏れがなく議論しやすい形に仕上がります。

たたき台なので、体裁やデザインにはこだわらなくてOKですよ。

④「たたき台です」と一言添えて出す

提出するときに「たたき台としてまとめました。
ご確認・ご修正をお願いします」とひと言添えるだけで、受け取った側も安心して赤入れができますよね。

「みんなのために先回りして準備してくれた」という印象にもつながるかと思います！

「たたき台」で上司からの評価もアップ！

たたき台がある状態とない状態では、上司やチームの動きやすさが段違い！だからこそ、たたき台をさっと出せる秘書さんは、上司にもすごく喜ばれますよね。

私のように「その場で発言するのが苦手」と感じている秘書さんにこそ、ぜひ「たたき台」という武器を使ってほしいと思います。

準備することが得意な秘書さんの強みが、きっと活きるはず！

ぜひ次のミーティングや会議で、積極的にたたき台を作って出してみてくださいね。
それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！