秘書のみなさん、こんにちは！ Emilyです。

最近、AIツールを使う機会が増えてきた秘書さんも多いと思います。でも「なんだか思ったような返答が来ない」「結局、自分でゼロから書き直してしまった」という経験はありませんか？

私も最初はありました。AIに「議事録をまとめて」と入力するも、出てきた文章を見て「う〜ん、なんか違う……」と結局書き直す、という経験。

でも、AIを使い続けるうちに気付いたことがあります。これって、AIのせいじゃなくて、私の伝え方があいまいなのが原因なんですよね。

この「伝え方」こそが、いわゆる「言語化力」です。AI時代において、この力はもはや欠かせないスキルになっていると思います。

そこで今回は、AI時代に欠かせない「言語化力の磨き方」について、私の実体験を交えてお話しします！

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秘書業務にも不可欠な「言語化力」

秘書の仕事を振り返ってみると、言語化の連続だと思いませんか？上司の意図をくみ取ってメールを代筆する、会議の内容を要点にまとめる、スケジュール調整の際に相手先へ丁寧に状況を説明する、など。

AIが登場したことで、この言語化力の重要性はさらに高まったと感じています。

AIは「指示した通りのこと」しかしてくれないですよね。あいまいな指示にはあいまいな答えが返ってくる。つまり、AIをうまく使いこなせるかどうかは、私たちの言語化力にかかっているんです！

「誰に・何のために」を意識することから！

言語化が苦手だと感じている方に多いのが、「考える前にアウトプットしてしまうこと」かもしれません。

とくに注意が必要なのは、忙しいとき！私も、メールを送らなきゃ、資料を仕上げなきゃ……と追われていると、つい「まず手を動かしてしまう」クセがありました。

なんとなく書きはじめて、なんとなく完成させて、結局「なんか違う」と感じて書き直す……。結果的に、無駄な時間をかけてしまっていたんです。

そんな失敗をくり返すうちに気付いたことがあります。
それは、書き直しの原因は文章の問題ではなく、そもそも「誰に・何を伝えたいのか」が自分の中で言葉になっていないからだということです。

同じことを伝えるとしても、相手が忙しい役員なのか、社外のお客様なのか、入ったばかりの新卒社員なのかによって、伝え方も強調すべきポイントも変わってきますよね。

そこで意識するようにしたのが、書きはじめる前に10秒だけ立ち止まること。

「誰が読むのか」「一番伝えたいことは何か」をまず言葉にするようにしています。
最初は少し面倒に感じましたが、続けるうちに「頭の中を言葉に変換するスピード」が上がっていくのを実感できるようになりました！

AI時代にも役立った！

最近はメールも資料もAIを使って下書きするようになりましたが、この習慣がそのまま活きているのを感じます！単に「メールの返信を作って」と指示するのではなく、「忙しい役員向けに、要点を3行でまとめて」とするだけで、出力の精度がぐっと上がりました。

急いでいるときこそ、まず「誰に・何のために」を言葉にする。その積み重ねが、言語化力の基礎になっていくかと思います！

「なんとなく」を言葉にするトレーニング

私が新人秘書の頃、上司から「なんでこの順番でアポを入れたの？」と聞かれて、答えに詰まってしまったことがありました。

正直なところ、深く考えずに「なんとなく空いていたから」入れていただけだったんです。
上司はそれ以上責めるようなことは言いませんでしたが、あの沈黙がとても気まずかったことを覚えています……。

私はそれ以来、どんな小さな判断にも「なぜそうしたか」を自分の中で言葉にしてから動くことを意識しています。

「〇〇さんの移動時間を考慮したため」「午前中の方が上司の集中力が高いタイミングだから」

そう言語化しておくだけで、聞かれたときに迷わず答えられますし、何より自分の判断に自信が持てるようになりました。

AI時代にも役立った！

先日、AIにタイムスケジュールを組んでもらったとき、出てきた案に違和感を覚えたんです。

そのときに「移動時間が考慮されていない」「昼食後すぐに重要商談は入れたくない」という自分の判断基準がすぐ出てきました。
それをそのまま指示に加えたら、一気に使えるスケジュールに。

「なぜそうするのか」を言葉にするクセは、AIへの指示にもそのまま使えると実感した経験です！

「言語化の型」を知っておこう！

短いメールや一言の返答は問題ないけれど、話す内容が多くなったとたんに「あれ、何から言えばいいんだっけ」と頭が真っ白に……そんな秘書さんもいらっしゃるかもしれません。

そんなときにオススメなのが、話す前に「型」に情報を当てはめるクセをつけることです！
私がよく使う「３つの型」をご紹介しますね。

①問題 → 原因 → 解決策

トラブルや複雑な状況を報告するときに役立つ型です。情報が多いときも、以下のように3段階に整理するだけで、頭の中がスッキリします！

【問題】本日ご来社いただいた〇〇様のご到着が10分ほど遅れました。
【原因】お昼時でビルのエレベーターが混雑していたためです。
【解決策】今後、社外の方をお迎えする打ち合わせは13時以降に調整するようにいたします。

②事実 → 解釈 → アクション

「状況を説明しながら、自分の見立てと次の動きも伝えたい」というときに使いやすい型です！

【事実】ご指定の会食会場ですが、個室の空きがありませんでした。
【解釈】〇〇様との会食であることを踏まえると、個室のある別会場への変更が望ましいと思います。
【アクション】近隣で、代替候補を3件探してご提案いたします。

③結論 → 理由 → 具体例 → 結論

PREP法と呼ばれる、有名な型です！

【結論】会議時間を30分延長することをご提案します。
【理由】参加者から「議題に対して会議時間が足りない」という声が多いためです。
【具体例】実際に、直近３回の会議で、平均2件の議題が次回に持ち越しになっています。
【結論】そのため、会議を60分から90分に延長するのが良いと思います。

つい「あれも言わなきゃ、これも言わなきゃ」と情報を詰め込みすぎてしまうという秘書さんは、ぜひ使ってみてくださいね。

AI時代にも秘書としての価値を発揮するために

今回は、AI時代に不可欠な「言語化力の磨き方」についてお伝えしました！
みなさんにも取り入れられそうな習慣はありましたでしょうか？

自分の判断や提案を言葉にできる秘書さんは、上司の目にも「考えて動いている人」として映りますよね。

同じ仕事をしていても、言語化できる人とできない人では、積み重なる信頼の量が違ってくるかと思います。

言語化力は、一夜にして身につくものではありません。でも、毎日の習慣の積み重ねで、確実に育てられるスキルです！

ぜひ、今日から一緒に磨いていきましょう！それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！