秘書のみなさん、こんにちは！かなぺんです。
突然ですが、私はスポーツが好きで、自分で身体を動かすことも見ることもどちらも好きです。長い時間をかけた準備が、本番の一瞬につながる場面って、つい見入ってしまいます。
大げさかもしれませんが、秘書業務にも「準備が報われる瞬間」ってありますよね。会食手配は、まさにその代表だと私は感じています。
丁寧に段取りを重ねたあと、役員から「有意義な会食になったよ」と言ってもらえた時は、ほっとします。
今回は、私が会食手配で使っているチェックリストと、Outlookの署名を使った運用方法をご紹介します。
秘書のみなさんの業務のヒントになれば嬉しいです！
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目次
なぜチェックリストを作ろうと思ったのか
数年前、ほぼ秘書経験のない状態で副社長秘書に任命され、先輩に教わりながら会食を手配していました。
ただ、進めていくほど確認事項が増えていき、「本当に漏れなく手配できているのかな」と不安になることが多かったんです。
それに、役員は忙しいので、確認の時間を何度もいただくのも現実的ではありません。
そこで私は、日程が決まった時点で「確認すべきこと」を見える化して、抜け漏れを減らすためにチェックリストを作ることにしました。
チェックリスト公開！
私が入れている項目は、以下です。
- 日時
- 場所
- 先方出席者
- 当方出席者
- 会食設定の背景
- 手土産：要否
∟要の場合：手配内容（商品名／金額／個数／URL） - お客様のアレルギー・苦手食材
- お迎え情報（車種・車番など）
- コース or アラカルト
∟コースの場合：金額／コース名 - 支払方法
- 案内状送付
- 直近の同社との会食データ（日時／場所／出席者）
入力のポイント
「手土産：要否」以降は、確認した内容や対応をメモとして追記していくと、あとから見返したときに助かります。
（記入例）
支払方法：請求書払い／○月○日 店舗○○様へ電話で依頼済
- 手土産：要
- ヨックモック シガール30本 2,700円
- URL
- 〇月〇日ネット注文済・〇月〇日着予定
どう使っている？ 署名活用と上司とのコミュニケーション
私の会社では、スケジュール管理にOutlookを使っています。
会食の予定を入れるとき、私はチェックリストを署名（テンプレート）として呼び出し、貼り付けてから詳細を入力するようにしています。
こうすると、自然と「リストに沿って確認する流れ」ができて、入力の抜け漏れが起きにくくなりました。
予定の書き方が揃うので、予定表自体も見やすくなる感覚があります。
また、チェックリストは作って終わりだと効果が薄いため、私は見返すタイミングもセットで運用しています。
具体的には、会食の1か月前と1週間前にリマインダーを入れています。
1か月前のチェック
- 案内状の送付タイミング確認
開始時間、場所、相手先の役職など - 手土産のイメージを上司とすり合わせ
ネット注文の場合は、2週間前〜10日前に発注できると安心ですよね
1週間前のチェック
- 会場へ最終連絡
日時、人数に加え、アレルギーや苦手食材があれば再度共有 - 支払方法の最終確認
- お客様へ確認連絡
お迎え時に失礼がないよう、車種・車番などを確認
前日や当日に急な変更が出ることもありますが、私は1週間前の時点で準備が整っていると、精神的に余裕が生まれ、その後の対応がかなりラクになると感じています。
Outlookユーザー向け：署名（テンプレート）設定の流れ
Outlookを使っている方は、一例として、署名をテンプレート化する方法も選択肢になるかもしれません。
私の実践している方法をお見せしますね！
設定の流れ（例）
- ファイル→
- オプション→
- メール→
- 署名
- 新規作成→
- タイトルを入力→
- 署名の編集欄にチェックリストを貼り付けて保存
署名の呼び出し方法
- 新しい予定→
- 挿入→
- 署名→
- 作成した署名を選択
チェックリストを活用して感じた効果
予定表の入力が整ってくると、上司から「そういえば、コースをまだ決めていなかったね」と先回りして声をかけてもらえることが増えました！上司も意外とoutlookを見てくれているのですね。
結果的に、上司とのやり取りがスムーズになり、直前に手配漏れに気づくことも減りました。
私自身、精神的な余裕を持って準備を進められるようになったのが、一番大きな変化です。ㅤ
日々いろいろな要望を受けながら手配を進めている秘書のみなさんの、少しでも参考になれば嬉しいです。
それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！
人材紹介営業から不動産デベロッパーの社長秘書に。秘書の仕事って奥深くておもしろい。学生時代から10年以上チアリーダーをしています。
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