上司からの連絡が止まらない!?「秘書のオンとオフ」切り替え術!

秘書のみなさんこんにちは!
皆さんは、オンとオフの切り替えってどう考えていますか?いつも仕事のことが気になってしまって、常にオンの状態、リラックスできない!なんてことになっていませんか?

仕事ができる秘書はオンとオフの切り替えがうまいなんて記事をよく見かけます。
秘書になりたての頃の私は24時間仕事で頭がいっぱいだったので、こんな記事を読むと「私って仕事ができない秘書なのかな~」と、とても焦った気持ちになりました。

でも心配無用!オン/オフの切り替えすら分からなくなっちゃっているあなたに、私の経験を元に切り替えのコツや考え方をご紹介します

秘書としての「オン/オフ」のスイッチは2種類!

私は自分気持ちを切り替えるスイッチが2つあると思っています。
1つは仕事モードに入るためのスイッチ、もう1つは自分のためのスイッチです。基本的にこれが分かっていれば自然に切り替えができるはずです。

1. 仕事モードへのスイッチ

まずは仕事モードのスイッチについて。車の運転に例えると、車のドアを開けた瞬間からエンジンを止めてキーを抜くまでが仕事モードオンの状態です。
私は仕事と重ね合わせて、以下のように考えています。

① 車のドアを開けてエンジンをかける=朝起きてから会社に到着するまで
「さぁ今日も頑張るぞ」という気持ちで昨日の振り返りと今日の仕事への心の準備をします

② アクセルを踏んでスピードをあげる=就業中
「おはようございます」と言った瞬間から事故(ミス)のないように全力で走り抜ける

➂ ブレーキを踏む=コーヒーブレイク
実は休憩中でも「オン」です。一歩下がって周りを見回して、次に何をすべきかぼんやりイメージしながら一息つきます。

④ サイドブレーキを引く=ランチタイム
オフだと思いがちですが「オン」です。席から離れてゆっくりランチを楽しみながらも、エンジンはかかったままです。
午後に向けて気を抜かずにエネルギーを蓄えます

⑤ エンジンを止めてキーを抜く=退社
ここでようやく仕事モードのスイッチをオフにします。

仕事が終わって会社を出たら一旦深呼吸をして、仕事モードをオフにします。ただし、オフの状態を楽しむためには、その日にすべき業務は完了させておくことがコツです!

2. 自分のためのスイッチ

さて、次は自分のためのプライベートな時間のスイッチです。「自分のためのスイッチ“オン”!」と思うだけでもいいんです。
不思議ですが思うだけで、脳がその命令をキャッチするようです。かなり気が楽になるのを感じると思いますので試しにやってみてくださいね。

そして、自分時間のためのスイッチを入れることと同時に、趣味が多いとオフの助けになります。
月曜はヨガ、火曜は英会話、水曜はゴルフ練習、木曜は映画などなど、趣味に没頭している時間は、仕事のことを考えている暇がないので自然にオンからオフに切り替わっています

ちなみに多趣味な私の理想のアフター5は以下の通り!

月曜 :ハンモックヨガ
火曜 :岩盤浴
水曜 :ショッピング
木曜 :飲み会
金曜 :HIOHOPダンス
週末 :ツーリング・ゴルフ・映画などなど

盛りだくさんに見えるかもしれませんが、理想の半分ぐらいは実現できてると思います。笑

どうしても仕事が頭から離れない秘書さんへ。でも大丈夫。

「私なんてオフィスと家の往復だけで、いつも仕事のことが頭から離れない」というあなた。とても真剣に仕事と向き合っていて素晴らしいと思います。私もそんな時代がありました。
仕事のことばかり考えてしまって、自分のことは後回しにしてしまっていた私は、退社後の自分のスケジュール管理をしました。
要するに仕事の延長のような感覚で自分のプライベートの時間を管理したんです。

「20:00~20:30旅行のことを考える」「21:00~22:00溜まったDVDを観る」「22:00~雑誌を読む」などなど。
最初はアラームまでセットして予定をこなしました。そうすることで無理やりにでも自分のために時間を使うことになり、だんだんそれが自然になっていったのです。ぜひ試してみてください。

就業時間外でも秘書に連絡をしてくる上司への対応は?

退社後、せっかく仕事モードをオフにしたのに、上司から連絡が入るとドッと疲れを感じますよね。
できればやめてもらいたいものです。

毎日のように就業後に連絡が入る上司の場合、「あれどうなったんだっけ?」とか「明日の件なんだけどさ」という思いつきの内容が多いのではないでしょうか?
そこで、まずは相手を責める前にご自身を振り返ってみましょう。

その日にお知らせすべきことをしていなかったかもしれません。上司が必要かもしれないことを思いつけてないのかもしれません。
上司に何か気にかかる事項がありそうなら、就業時間内に取り除いて差し上げるようにしましょう。例えば、退社する前に「何か気になることはありますか?」と訊ねて、何もないことを確認してみませんか。
その上で「何かあったらメールかチャットで送っておいてください。明日対応させていただきます」とお伝えしてからオフィスを出ましょう
この一言で、「自分には終業後に予定があってすぐには対応できないよ」ということをさりげなく伝えることができます。メールやチャットに即対応できなかったとしても、少し気持ちが楽になりませんか。

私は就業後の連絡は、大抵次の日でも大丈夫な内容が多いと思っています。それでも就業後の連絡が止まらない場合は、退社時に「この後は予定がありますので対応できない可能性があります」とハッキリとお伝えしましょう。

本当に秘書としての「オン/オフ」をハッキリと分ける必要があるのか?

ここまで書いておいてナンなのですが、就業後や休日の上司からの連絡に関して、私はオン/オフを「白と黒」みたいに無理やりハッキリ分ける必要はないと思ったりもします。テクノロジーの進化もあり、時代の流れとしてオンとオフの境目が薄くなっていることも背景にあります。
仕事以外の時間に上司から連絡が入って、すぐに処理をしなければならないことだったとしても、涼しい顔して爽やかにサラッとこなしてしまうのも、カッコイイ秘書の在り方かなと思ったりするのです。

まずは仕事もプライベートも自分がリラックスして楽しむことが成長への第一歩だと思います。

秘書のみなさん!仕事が終わったら「今から自分の時間!」と言ってみてくださいね。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

solla

外資系・日系、大手企業から個人事業まで、幅広く社長秘書の経験あり。どんな困難でも楽しむ事が得意です。
趣味はローラースケート・ゴルフ・ツーリング。

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