秘書を悩ます!?面倒な名刺管理。私はこうしていました!

秘書のみなさん、こんにちは!
秘書を経験したことのある人なら誰もが「この大量の名刺…どうやって管理しよう!?」と頭を悩ませたことがあるのではないでしょうか。
一般的に、仕えているボスの立場が上がれば上がるほどに、扱う名刺の量は増えていきます。そして、名刺の重要性も増すのです。なぜなら、「名刺」はボスの交際関係そのものを象徴するモノだから!

名刺の整理はついつい後回しにしてしまいがち。また、つまらない単純作業と思ってしまいがち。
ですが、ボスの交際関係を円滑に運ぶための大切なツールと考えて、名刺管理も前向きに取り組んでみましょう!

まずは管理のルールを決めよう!

まず最初に「どうやって管理していくのか」決めてしまうことが大切です。そうすれば、後は決めた通りに処理していくだけ。
つまり、最初のルール決めがとても大切なのです。

私はこれまで3人のボスに仕えたことがありますが、「名刺管理」一つとっても好みは三者三様でした。
ご自身で全て管理したい派、秘書に任せたい派…秘書に任せるとしてもファイリングだけすればいい派、データベース化してほしい派…などなど。
ボスのご意向を伺いながら、管理ルールを決定しましょう!

アナログ派?デジタル派?

では、ここからは秘書として名刺管理を任された場合、気をつけると良いことを見ていきましょう。
前述した通り、ボスのご意向を尊重しながら管理していくべきではありますが、やはりアナログ(紙ベース)管理のみだと、せっかくの「名刺=交際関係のキモ」を有効に活用しきれないのではないかと私個人的には考えています。

したがって、私は圧倒的にデジタル(データベース化)管理を推します!その理由は何と言っても検索性の高さ
データベース上で会社別や部署別にソートしたり、名前で検索したり、受け取った日付順に並べえたり…と簡単な操作で可能になります!
紙の資料を探す必要がなく、時間の節約になります。

最近は名刺をデータベース化してくれる有料のサービスなどもありますので、「名刺管理に割く時間がなかなかとれない!」という秘書さんはそういったものに頼ってみるのもいいのではないでしょうか。
ちなみに、私はコツコツとExcelで手作りデータベース化していました(笑)。

Excelで手作りデータベースを作成する際に注意すべきこと


意外と私と同じようにExcelを活用されている秘書さんも多いのでは!?と思いますので、Excelで名刺管理をする際の注意点について触れておきます。

まず、転記ミスはあってはならないのでよくよく注意するようにしましょう!
次に、新聞などの人事情報にアンテナを張り、データベースが常に最新の状態になっているように努めましょう。
日頃からデータベースを整備しておくことで、ボスからの急なオーダーに慌てることもなく、また年賀状の季節に慌てることもなくなります

これはきっと多くの秘書さんの悩みのタネだと思いますが…
ボスからお預かりした名刺の入力作業を極力溜め込まないようにしましょうね!
経済団体の会合や講演会の後などに大量の名刺をまとめて「はい!お願いね!」と渡されたこと、ありませんか??名刺の束を眺めて「とりあえず後回しにしよう…今はやることがあるし」。
分かります…分かるんですが、溜めると余計にやりたくなくなる悪循環に陥るのです。(他の秘書業務にも言えますね)

名刺管理は急ぎの仕事ではないので、ボスが外出や出張で不在時にやる!ボスの出社前5分間はやる!などの決め事にしてしまうのがオススメですよ。

紙の名刺、どうやって保管する?

ここまで散々、データ・データと言ってきましたが「じゃあ紙の名刺はどうするの?捨ててしまう?保管するとしてもどうやって?保管期間は?」などという疑問が湧いてきますよね。
これは私の意見ですが、名刺はビジネスマンにとってその人の顔みたいなものですよね。データに移行したと言ってもすぐに廃棄することはなんとなく憚られるものがあり、一定期間保管していました。(もちろん、元々「紙管理」を希望されているボスの場合は廃棄してはダメですよ!(笑))

私が実際行っていた紙の名刺の保管方法はこのような感じ。

・保管方法は名刺整理用のボックスを活用。ファイルに差し込んでいくより、格段に楽です。
・50音順で、新しく受け取ったものを手前にしておく。また、もし紙の名刺を見返すことがあったら、その見返したものを手前に持ってくるようにする。
・保管は年度ごと。年賀状が終わり、多くの企業で人事異動がある4月が終わったところで1年分まとめて廃棄。
・ただし、ボックスの手前にある頻繁に見返した名刺(つまり、お付き合いの深い方ということになる)は廃棄してしまわず、別途ファイリング等しておく

秘書のみなさんの一手間で、きっと変えられる!

いかがでしたでしょうか?
きっと多くの秘書さんが「面倒だなー。嫌いだなー」と思っている名刺管理について、私の経験を元に語ってみました!
でも、たかが名刺管理、されど名刺管理なんです。せっかく秘書に任せてもらえるのなら、秘書だからこそかけられる一手間を惜しまず、工夫してみましょう!

あなたのその一手間で、ボスの交際関係がより円滑に運ぶようになります。そんな風に考えることで、面倒な名刺管理も少し前向きに取り組んでみようかな〜という気分になりませんか?

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

tono

大手企業にて11年間勤務。新卒で入社後、6年間秘書の仕事に従事し、その後秘書経験を生かしながら人事の仕事も経験しました。
現在は夫の海外転勤に帯同するため退職。アメリカよりお届けします♪

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