秘書のみなさん、こんにちは！カレンです。

コロナ禍が落ちつき、会食の機会が増えはじめると、お店の情報も増えて大変ですよね。
場所は？個室は？喫煙できる？など多くの情報を抱える中で、思わぬ管理ミスが起きる可能性も……。

今回の記事では、知り合いの秘書さん達から聞いた「会食に使うお店リストの作り方のヒント」をご紹介します。

たくさんの会食手配をこなしていく秘書業務、しっかりデータを管理して有効活用していきたいですよね！
この記事が少しでもみなさんのご参考になるとうれしいです。

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事前情報をまとめる

立地から会食の雰囲気、個室や喫煙席の有無……お店の必要な情報は様々です。
その上、お客様のアレルギーや上司の感想など、実際に利用した際の情報も大事ですよね。

そんな諸々の情報を一元管理するべく、秘書さんの多くは、会食に関する情報を書き出すフォーマットをExcelで作っているようです。
例えば、りん（仮名）さんは以下の項目を選びまとめているそう。

りんさんは、まず「食べログ」などでお店の基本情報を得たり、時には事前にご自身が食事をして、上記の項目を埋めているとか。

ちなみに、あまり細かく書く余裕がない……という場合でも、ホームページのURLをExcelに貼っておくだけでも後々の管理がグッと楽になるそうですよ。

お店の情報を集める方法

ところで、多くの秘書さんはお店探しにインターネットを活用すると思います。
基本情報から利用客の口コミまで載った「食べログ」が便利ですよね。

けれど食べログには会食には向かない居酒屋などの情報もあり、会食向きのお店があまり見つからない、なんて事もあるかもしれません。

最近では、東京都内の会食のお店探しには「東京カレンダー」、レストランなら「一休」もオススメ！
お店の内観やコースの内容なども詳しく、会食向きのお店選びの参考になると聞きます。

また、日本経済新聞が政治面に掲載する「首相官邸」欄に出たお店も話題性が抜群で、例えば「過去の首相が在任期間中にもっとも通った東京のレストランはどこ？」なんて情報もありました。

「先日、首相も訪れたお店だそうですよ」と上司に提案すれば、初めての訪問でも安心してもらえるのではないでしょうか。

もちろん実際に行って見る方法も！
お店の様子や雰囲気から、個室の数とメニューも細かくチェックして、自分の感覚で選ぶ事も大事でしょう。

間違いないお店選びのコツ

ここで、現役秘書の綾乃（仮名）さんが会食のお店探しで実際に遭った失敗談と対策法をご紹介！

当時の綾乃さんも、会食で使うお店をインターネットで探していたようです。
そこで接待に使えると評価があり、素敵な内観のお写真が載っていたお店を選びました。
ですが……、いざ利用してみると、工事現場の臨時の事務所のような簡易的な個室のお店だったそうです！

それ以降、綾乃さんは自分で足を運んで、お店の事細かな情報と自分で撮影した写真を添付してリストで管理していると話していました。

インターネットの情報には少なからず噓が混じっているものですが、もちろん引き当てたくないですよね。
どうしても不安な時はお店に電話をして、見学をさせてもらったり、1～2品食べてみると良いかもしれませんね。

会食後は上司からのフィードバックを！

さて、事前情報をまとめたら、実際に会食した後の情報もつけ加えていきます。
「お客様が実は喫煙される方だった」「インターネットでは好評でも、上司からの評価はいまいちだった」なんて事もよくあると聞きます。

そこで、美代子（仮名）さんは別のシートやセルに以下のような項目を追加しているようです。

評価の記録方法は多様ですが、美代子さんの場合は会食の翌朝「総合点で5点満点中何点でしたか？」と上司に聞いて記録していました。
他にも、「もう1度行きたいですか？」「行くとしたらどんなメンバーがマッチしますか？」など深掘りした感想を書き留める手段もありますよね。

また、純（仮名）さんはExcelのリストを社内で全員に共有をして、他の部署や役員が使ったお店があれば「このお店はここに気をつけた方がいいよ！」などのコメントを入力してもらっているとか。

純さんいわく「お店は好評だったのに、入口付近に呼び込みの女の人がたくさん居て、すごく嫌がられた……」なんて事もあったそうです。
注意するに越した事はないですねぇ。
こういった実際に行ってみないとわからない情報を社内でしっかり共有できる仕組みはすばらしいと思いました。

適切なお店を選ぶために

いかがでしたでしょうか。
今回は、会食に使うお店リストの作り方のヒントをご紹介しました。

適切なお店での会食はビジネス成功の要因になります！
秘書としては、時間と労力は最小限に抑えつつ、効率的にお店の情報の管理をできると良いですよね。

今回ご紹介したリストの作り方が参考になりますように。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！

カレン

会社での仕事に従事する傍ら、趣味と実益を兼ねてフリーランスライターとして活動しています。
少しでも多くの人の記憶に残るよう、“読む”負担を減らした文章を書くため奮闘中です。