的確なリサーチで上司をサポート!秘書の情報収集に活用したいテクニック3選!

秘書のみなさん、こんにちは! Emilyです。

上司が迅速な意思決定を行うためには、秘書の的確な情報提供が欠かせませんよね。
この記事をご覧の秘書さんのなかにも、上司からリサーチ業務を任されている方が多くいらっしゃるのではないでしょうか?

しかし、情報収集にはさまざまな落とし穴が潜んでいます。
これらに注意を払わないと、情報が偏って正確な報告ができなかったり、機密情報がネットを介して漏れてしまったりするリスクも……。

そこで今回は、こうしたリスク回避に役立つ情報収集テクニックについてご紹介したいと思います!
リサーチ業務を担当している秘書さんは、ぜひ参考にしてみてくださいね。

パーソナライズされた情報で客観性が損なわれる!?

インターネット上で情報を検索する際、Googleなどの検索エンジンは私たちの検索履歴や位置情報を蓄積し、そのデータをもとに個々のユーザーに合わせた情報を提供してくれます。
このパーソナライズされた検索機能は便利な反面、客観的な情報を得にくいというデメリットも……!

たとえば、秘書が行う以下のようなリサーチにおいては、パーソナライズに左右されない客観的で包括的な情報が必要ですよね。

  • 市場のトレンドを把握したい場合
  • 業界における自社の立ち位置や評判を調べたい場合
  • 新たな業界や分野に進出するにあたり、基本情報を収集したい場合

特定の情報に偏りすぎると、誤った判断や意思決定につながる可能性が出てきてしまいます。
そのため、私は正確でバランスの取れた情報を得るために、業務ではパーソナライズ検索をオフに設定にしています。

たとえば、Googleであれば「Googleアカウントを管理>データとプライバシー」から、設定が可能です!
これにより、位置情報や過去の検索履歴といった情報の収集を、どこまでGoogleに対して許可するか設定できます。

ご存じなかった秘書さんは、ぜひ試してみてくださいね。

競合サイトの管理者に自社の動きが知られてしまう!?

業務として、競合サイトの分析を任されている秘書さんもいらっしゃるかもしれません。
通常、Webサイトにアクセスすると、その情報がサイトに記録されるので、サイトの管理者にも伝わることになります。

しかし、同業他社をリサーチしているときには、自分の活動を相手に知らせたくないケースもありますよね。
場合によっては、こちらの動きが競合相手にとって有益なデータとなってしまう可能性もあります。

そのため、私はブラウザの「シークレットモード(Chrome)」や「プライベートモード(Safari)」を活用するようにしています。
個人を特定されることを簡単に防ぐことができるので、オススメですよ!

しかし、情報システム部の同僚に聞いてみたところ、これだけでは「IPアドレス」や「アクセス環境」、「契約プロバイダ」といった一部の情報はサイト管理者に知られてしまう可能性があるとのこと。

こうしたトラッキングも徹底的に防ぎたいという秘書さんは、専用のソフトや拡張機能を活用すると安心かと思います!

私が同僚にオススメしてもらったのは 『Ghostery』という無料のブラウザ拡張機能です!
広告ブロックの機能もあるので、リサーチの効率向上にも役立つのがうれしいですよね。

最新情報をキャッチできず、上司の予定が大幅変更に……!

先日、上司が店舗の視察に出かけることに。
複数店舗を回るため、私がルートや乗り継ぎ情報をまとめて上司にご案内しました。

しかし「そろそろ電車に乗れた頃かな」というタイミングで、上司から電話が!
聞くと、乗るはずだった電車が運休になっているとのこと……!

出発直前に確認した乗り換え案内アプリにはそのような情報がなかったため、私もビックリ!
改めて調べてみると、たしかに線路上のトラブルで電車が運休しているとの情報が見つかりました。

あわてて別ルートを検索し直し、メールや電話でなんとか上司に案内し直すことができましたが、予定が大幅に押してしまう結果に……。

正確な情報提供が求められる秘書の仕事においては、常に最新情報を得ることが大切だと痛感しました。
古い情報を参照してしまうと、このように大事な予定に影響してしまうこともあります。

私はこの経験をきっかけに、上司に交通状況をご案内する際には、SNSによる情報収集を併用するようになりました。

なかでも重宝しているのは『X(旧Twitter)』です!

たとえば、列車の遅延や渋滞、地震の影響や天候の変化などは、その場に居合わせた人たちからの発信が「最も鮮度の高い情報」と言えるかと思います。

SNSを活用し始めたことで、こうした情報をリアルタイムでスピーディーに得られるようになりました!
SNSも工夫次第で、秘書業務に役立つ情報収集ツールになるのでオススメです!

秘書として、上司をサポートするために

今回は、秘書の情報収集に潜むリスクを回避するための「3つのテクニック」についてご紹介しました!
参考になる情報はございましたでしょうか?

秘書が高い情報収集力をもつことで、課題やトラブルを未然に把握し、上司をサポートすることができますよね。
提供する情報が常に正確なものであれば、上司からの信頼感もアップするかと思います。

秘書が行う情報収集は、上司の戦略的な意思決定の基盤!
的確なリサーチと報告を通じて、秘書としてビジネス成功の一翼を担ってまいりましょう!

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ!働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています!

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