秘書のみなさん、こんにちは！ Emilyです。

毎日の業務の中で「どうすれば上司や同僚にもっと信頼され、的確なサポートができるのか？」と悩むことはありませんか？

秘書はただ指示を受けて行動するだけでなく、上司の右腕として存在価値を発揮することが求められますよね。
そのためには、自分の意見を効果的に伝えたり、周囲が何を求めているかを的確に理解したりすることが重要かと思います。

そこで今回は、私自身の体験や失敗談をもとに「説得力を高める3つのポイント」について考えてみました！
自分の意見を伝えたり、提案したりするのが苦手な秘書さんは、ぜひ参考にしてみてくださいね。

上司の「なぜ？」に答える準備を！

秘書として働き始めたばかりの頃、私は自分の意見を述べるのに慣れていませんでした。

ある日、上司から取引先との会議形式について相談された際「オンラインよりも対面が良いと思います」と伝えたのですが、肝心の理由を明確に説明できなかったんです。

その場で上司に「それはなぜ？」と突っ込まれ、私は言葉に詰まるばかり……。
当然、提案は却下されてしまいました。

質問されたことに対し、咄嗟に「なんとなくそう思った」という感覚だけで答えてしまう場面、意外とあるのではないかなと思います。

しかし、上司や同僚に意見を求められる場面では「なぜそう考えるのか」を具体的に説明することが必要です。
この経験以来、私は意見を伝える際に必ず根拠を考えることを習慣にしています。

こう伝えてみよう！

たとえば、以下のように伝えることを心がけています。

意見：「次回の会議では、議題ごとに制限時間を設けると良いかと思います」
理由：「現状では時間内に全ての議題が終わらないことが多く、他の参加者からも『話し合いが長引いて業務に支障をきたしている』という声が上がっているためです。制限時間を設けることで、効率的な会議運営が期待できます」

このように明確な理由を添えれば、相手は「そうか、なるほど」と納得しやすいですよね。
さらに、データや具体的な事例を根拠として提示できれば、提案の説得力が大幅にアップするかと思います！

相手のリアクションにも変化が！

私自身、この伝え方を身につけてから上司や同僚から「わかりやすい説明だね」と言われることが増えました。
自分の提案が受け入れられるケースが多くなり、業務の中で自信を持てるようにもなりました。

「なんとなく」の意見で終わらせず、根拠をしっかり持って話すこと。
それだけで、日々の提案や報告がうんとスムーズに進むようになります。

ぜひ、上司の「なぜ？」に堂々と答えられる準備を心がけてみてくださいね。

第三者の事例で信頼性を補強！

ある日、隣の部署でタスク管理ツールの導入が話題になりました。
その部署の上司は「非常に保守的で、変化を嫌うタイプ」として知られており、周囲からは「導入は無理だろう」と思われていたためです。

そのツールを導入したのは同部署で秘書をしていた、私の同期。
私は、彼女に「どうやって上司を説得したのか」と聞いてみました。

成功の秘訣は……？

返ってきた答えは「他部署で同様のツールを使用して成果を上げた事例を詳しく調査し、そのデータを上司に提示した」ということでした。

「導入後、業務進行が20%速くなり、月次のタスク完了率が10%向上した」という具体的な数字を引き合いに出しながら上司に説明したそうです。

さらに、彼女は他部署のメンバーに直接インタビューを行い「ツールの使い方が簡単で、初日から効果を実感できた」といった生の声も収集。

それをもとに「私たちの部署でも同じ成果が期待できる」と、上司がツール導入後の成功をイメージしやすいよう丁寧に説明したとのことでした。

その結果……

結果、保守的な上司も納得し、導入が実現！
その後、部署全体の業務効率が見事向上したそうです。

このように、自分の意見だけでなく、他部署の事例や具体的な成果を根拠として提示することで、説得力は格段に高まることを学びました。

彼女のように、導入後の成功イメージを相手に描かせることが大切なポイントですね。

相手が求めていることを理解！

提案をさらに強力にするには「相手が何を求めているのか」を深く理解する必要があります。

さきほどの同期のケースでも、単にツールの便利さを説明するだけではなく「保守的な上司が重視するのは具体的な成果とリスクの少なさ」であることを理解し、提案内容を調整したことが成功の要因だったと思います。

上司は自分に何を求めている？

みなさんは、自分が上司から何を期待されているか把握していますか？
相手が何を求めているのかを理解するには、まず自分自身の得意なことやこれまでの実績を客観的に振り返るのがオススメです。

失敗や反省ばかりが印象に残っているという秘書さんも多いかもしれません。
しかし、過去に上司や同僚から褒められたことや評価された場面を思い返すことも大切。
それにより、自分の強みや役割に対する期待を再確認することができますよ。

例えばこんな経験はありませんか？

正確性が評価された！

業務の中で、他の人は気づかなかった細かいミスを未然に防いだ経験はないでしょうか？

たとえば、会議資料の内容に誤りを発見し、早めに修正を行った結果、上司から「君がチェックしてくれたおかげで助かった」と感謝されたことがあれば、それはあなたの注意深さや正確性が評価された証！

上司はそれ以降も、あなたに「信頼できる補佐役」としての立ち回りを期待しているかもしれません。

先回りの行動が評価された！

上司に指示される前に必要な資料を用意したり、会議中に必要なメモを即座に提供したりできた経験はありませんか？
「そこまで考えて準備してくれたのか」と感心されたことがあれば、それはあなたの先読み力が評価されたはず。

上司が細かく指示を出さないのは、あなたが「先回りしてサポートしてくれる」と期待しているからかもしれません。

過去の評価をリストアップしてみよう！

私は、これまでの業務で上司や同僚から褒められたこと、感謝された場面を思い出し、リストにしています。
たとえ小さな出来事でも、そこに隠れた強みや期待があるかもしれません。

過去の評価をもとに「上司が自分に期待しているのは○○ではないか」と仮説を立ててみるのがオススメ！
そのうえで、今の業務にどう活かせるかを考え取り入れていくことで、上司の期待に応える言動ができるようになるかと思います！

職場での存在意義を高めていくために

今回は、私自身の体験や失敗談をもとに「説得力を高める3つのポイント」についてお伝えしました！
参考になる観点はございましたでしょうか？

日々の業務で提案が受け入れられる経験が増えると、自信を持って行動できるようになり、上司や同僚との信頼関係もさらに深まるかと思います。

小さな工夫を積み重ねることで、あなたの提案はただの意見ではなく「周囲が求める価値あるアドバイス」に変わります！
ぜひ「提案が評価される秘書」として、職場での存在意義をさらに高めていってくださいね。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！