秘書のみなさん、こんにちは！ Emilyです。

上司のスケジュール管理といえば、秘書のメイン業務の1つですよね。
みなさんは、どのような観点や判断基準をもってスケジュール調整をされていますか？

秘書にとって最も身近で日常的な業務だからこそ、単なる予定調整や事務的な作業にとどまってしまうケースもあるのではないでしょうか。

しかし、スケジュール管理は単に予定を空いている時間に埋めていくだけの作業ではありません。
秘書の工夫次第で、上司の生産性を最大限に引き出し、組織の成功に貢献するチャンスにもできると思っています！

そこで今回は、上司の生産性向上に焦点を当てたスケジュール管理のコツについてお伝えしたいと思います！

ぜひ参考にしてみてくださいね。

私がスケジュール管理の方法を見直したきっかけ

上司のスケジュールを管理する際は、予定の重要度や緊急度から優先順位を判断したり、上司からの要望を反映させたりしながら調整を行う秘書さんが多いのではないでしょうか？

私も長くそのような方法でスケジュールを調整していました。
王道の管理方法ですし、大きな問題もなくスムーズに予定が調整できていたと思います。

改めてその管理方法を見直してみようと思ったきっかけは、社長秘書から会長秘書へと自分の立場が変わったことでした。

毎日予定でいっぱいだった社長に比べ、会長は出席する会議などが少なく、スケジュール全体にゆとりがありました。
そのため、従来の観点だけで予定を調整しようとすると「この日に入れてもいいし、別の日でもいいし……」と、なんだか決め手に欠ける感覚に。

そこで「自分なりの判断基準を追加してみよう！」という考えに至ったのです。
そのときに私が取り入れた観点を2つ、みなさんにもご紹介したいと思います！

観点①：上司の生体リズムに合わせて調整！

みなさんは「バイオリズム」という言葉を聞いたことはありますか？
人間の生体リズムが、時間とともに変動すると考える理論です。

主に「身体サイクル」「感情サイクル」「知性サイクル」の3つの周期があり、生年月日からバイオリズムを調べるインターネット上の無料ツールなども存在します。

バイオリズム自体は非科学的な仮説とされ、これ自体をそのまま仕事に反映させるのは難しいかもしれません。
ただ、人それぞれ「集中しやすい時間帯」や「アクティブに動ける時間帯」というのは、たしかにあるかと思います。

私はバイオリズムの考え方を1つのヒントにして、上司特有の身体的・精神的リズムの傾向をひそかに探ってみることに。

改めて観察してみると、以下の傾向に気づくことができました。

こうした傾向を把握することで、スケジュール管理においても以下のような判断基準をもてるようになりました。

ある週の金曜日のことです。
上記の基準に則り、その日も夕方に会食の予定を設定していました。

お店に向かう際に、上司が何気なく「金曜日の外出は、翌日が休みだから疲れを気にせず全力投球できて良いんだよね」とおっしゃったのを聞いて、私は心の中で思わずガッツポーズ！

スケジュール調整によって上司の生産性を引き出せたことを実感できた瞬間でした！

みなさんの上司にも、ご本人は無意識で行っている習慣や、生活のリズムがあるかもしれません。
上司を1番近くで見ている秘書が、その傾向を把握して、スケジュールを最適化することで、より効率的な業務遂行をサポートできたら良いですよね。

観点②：複数の会議の開催順序を、議題から判断！

上司宛に、広告宣伝部（A）・マーケティング部（B）・商品開発部（C）がそれぞれ主催する3つの会議のアポイントが入りました。

いずれも開催日時は私の上司の都合に合わせるとのこと。
以前であれば、打診のあった順にA→B→Cと会議を設定するところでしたが、新たな判断基準を求めていた私は、予定を確定させる前に3部署から各会議の議題をヒアリングしてみることにしました。

すると、予定を入れる順番はむしろ逆のC→B→Aが適切であることに気づいたのです。
なぜなら、3つの会議にはある新商品に関する議題が共通して含まれていたためです。

商品開発会議（C）　　 ：新商品Xの開発プロジェクトの進捗報告
マーケティング会議（B）：新商品Xのマーケティング戦略
広告宣伝会議（A）　　 ：新商品XのCMモデルオーディションの提案

新商品Xについてはまだプロジェクトの初期段階で、各部署が独自に開発や戦略などを進めている状況でした。

しかし、上記の順に会議を設定することで、上司の目線では「プロジェクトの進捗を踏まえたマーケティング戦略」「マーケティングの方向性を踏まえたCM検討」ができるようになり、より的確な指示や意見を出せるようになると考えたのです。

この観点を踏まえて予定を調整した結果、3つの会議はいずれもスムーズに終了し、各担当者にも「有意義な意見交換ができた」と言っていただくことができました！

このように、秘書の工夫によって、よりスマートで迅速な上司の意思決定を引き出せることもあります。
調整役を担う秘書として、点と点だった社内の仕事を1本の線につなげることは、目指したい成果の1つといえますよね。

上司の生産性を引き出すことも、秘書の大切な使命！

今回は、上司の生産性向上に焦点を当てたスケジュール管理のコツについてお伝えしました！
みなさんにも、参考にしていただけるものはございましたでしょうか？

上司の生産性を最大限に引き出すことも、私たち秘書の大切な使命。
上司の仕事がスムーズに進むことは、組織全体の成果にもつながります。

ただスケジュールを入れていく、リスケをする、というだけでなく、上司の仕事の内容をしっかりと理解することが質の高い調整に繋がると感じています。
忙しい上司にいろいろと質問をすることは憚られるかもしれません。

そんな時には上記のように社内のメンバーに笑顔でヒアリングするのがオススメですよ！

日々のスケジュール管理が組織の成功の一翼を担っていることを忘れず、常に向上心をもって工夫し続ける姿勢を大切にしたいですね。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！

Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ！働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています！

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