秘書の今昔物語~秘書業務の時代変遷~

『今は昔、秘書といふ仕事をする者ありけり…。』

現代の秘書のみなさん、こんにちは!

先日、ひと昔前に某大企業の上層部をされていたというダンディーな白髪の男性、Aさんと知り合う機会がありました。
色々とお話しを伺っている中で私が秘書をしているとお伝えしたところ「俺がいた頃の秘書はなぁ…」とご自身が働いていた時代の秘書さんたちがどんな風だったかを懐かしそうにお話ししてくださいました。

そんなAさんからのお話を元に、今回は「秘書の今昔物語」をお送りしたいと思います!

現在なら絶対にNGな表現を募集要項に…!

さて、Aさんから聞いた、当時の秘書さんの様子ですが、私には到底理解しにくく、何度も「本当ですか!?」と確認してしまいました。
もし今でも同様のことをなさっている秘書さんがいるなら、心から「お疲れ様です…」とお伝えしたいことばかりです。

まず驚いたのは、秘書の採用の際には、応募資格に「良妻賢母・容姿端麗」という記載があったそうです。
今では差別用語ともとられかねない言葉ですよね!

本当に業務のために採用する目的であったのかということも気になりますが、それ以上にこれを見て応募してくる方がいらっしゃったことにも驚かされました。
考えてみると、当時の秘書さんは今とは違った意味合いで「女性としてのあこがれの職業」だったのかもしれないと思いました。

昔の秘書さんが行っていた毎朝のルーチン

さて、仕事の内容ですが、毎日配達される新聞にアイロンをかけるという業務があったそうです。
その頃の新聞は、そのまま読んでいるとインクが手に移って指先が真っ黒になってしまっていたそうです。
そこで、高温でアイロンがけをすることでインクが新聞紙に焼き付けられ指先にインクが移ることがなくなるとのこと。

秘書さんがアイロンがけをした折り目のない新聞を毎朝読んでいたというAさん。
詳しく聞いてみると、それは1誌ではなく、毎日2~3誌には目を通していたそうですよ。
秘書さんたちは毎朝、何枚の新聞にアイロンをかけていたのでしょうか…。

読み終わった新聞は秘書さんによって回収。そして、上司がチェックした注目記事を項目別にファイリングするという業務もあったとのことです。
どれほどの手間がかかっていたか!当時の秘書の方に思いを寄せてしまいました。

今では新聞はスマホかパソコン上でも読める時代。ずいぶん変化しましたね。
ちなみに、Aさんは毎朝、まるで印刷したてのような新聞を読むのをとても楽しみになさっていたそうです。
なんだか当時のゆったりとした時間の流れをも感じさせるエピソードですね。

お茶の濃さは上司別に調整!


ご出社時、10時、15時に決まった湯飲み茶碗で担当上司それぞれのお好みの濃さでお茶を淹れる
という業務もあったようです。
1日3回!それぞれのお好みの濃さ!? しかも決まった湯飲み茶碗って…。

覚えるのも大変ですし、もちろんお茶をお出しした後はお下げして、洗う作業も発生します。
ここまで聞いただけで、私の仕事はなんて楽なんだ!と思ってしまいました。

もちろん、今でもこのように秘書さんが上司にお茶やコーヒーをお出ししている企業もあるかもしれません。
でも、現在の私の上司は朝、近くのコーヒーショップなどでコーヒーを買って出社されます。
そして、日中にも飲みたくなったら息抜きがてらご自身で買いに出かけていきます。
飲み終わったカップもゴミ箱にポイっとするだけ。
あー、ありがたい!改めて上司に感謝してしまいました。

当時の秘書に求められた以外な能力!


日中、オフィスにいる間も秘書さんは気を抜けません。
上司がご出社された時、お部屋の出入りの際には、姿が見えたらスッと立ち上がります。
横をお通りになる時には通り過ぎるまで頭を下げ、お姿が見えなくなったら着席

特に日系企業に勤務している秘書さんに、現在もこのようなスタイルを実践されているという話を聞いたことがあります。
外資系企業での勤務が長かった私としては、このお辞儀の時間にいくつもの業務が片付くんじゃないかなって思ってしまいました。

また、Aさんが現役の頃は、御礼状など社外に出すレター類は全て手書きの時代です
しかもコピーを残すためにカーボン紙を挟んで複写を取っていたそうです。書きにくそうですよね…。

さらに、秘書は「速記ができる」という方が優秀とされていたそうです。
上司と一緒に会議に出席し、議事録を手書きで作成する必要があったことから、速く書ける能力が求められたそうですよ。

当時、英文の書類はタイプライターを使用。
これは私にも経験がありますが、古いタイプライターには消しゴムのような機能が付いていないので、間違えたら1からやり直しか、修正ペンで塗りつぶしていました。
でき上がった書類はタイプライターならではの味があって私は大好きでしたが、とっても時間のかかる業務でした。

上司には「奥さん」が2人!?

この他にも、秘書のお仕事の基本は「上司の身の回りのお世話」という概念があったようです。
ご年配の上司を持つ秘書の方は、毎日決まった時間に医師から処方されているお薬をお出しするとか、外出される際にはジャケットやコートを羽織るお手伝いをしたり、車に乗り込むまでバックを持って来てくれいた…などなど。

「それ、奥様の役割みたいですよね~」とAさんに言うと、「家にいるときは家内が世話をしてくれて、会社にいるときは秘書が世話をしてくれたから、奥さんが2人いるみたいだったね」とおっしゃっていました。

思わず「昔の秘書さんは大変だったんですね…」とため息をついてしまいました。
本当に私には一切経験がなく、理解に苦しんでしまいます。

あなたはどんな秘書でありたいか

さて、私にはなかなか理解が難しいお話も多かったのですが、もしかして今でも「会社での奥様」のような業務をなさっている秘書さんはいらっしゃるかもしれませんね。
改めて、どこからどこまでが秘書の仕事なんだろうかと考えるきっかけにもなりました。

私は、今と昔を比べると秘書は進化していると感じました。
そして、これからも進化をし続けて、ビジネスの躍進には秘書が不可欠と言われるようになると信じています。

この記事を書きながら自分がどんな秘書でいたいかを改めて振り返ろうと思いました。
そこで、自分が過去に書いた以下の記事を読み返してみました。

「秘書たちよ!大志を抱け」に関する記事はこちら
「秘書としてのポリシー」に関する記事はこちら

みなさんにもぜひ読んでみていただけるとうれしいです。

秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

solla

外資系・日系、大手企業から個人事業まで、幅広く社長秘書の経験あり。どんな困難でも楽しむ事が得意です。
趣味はローラースケート・ゴルフ・ツーリング。

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