秘書必見!業務効率アップの便利ツール教えます!

こんにちは!
私たち秘書は毎日膨大なミッションに、スピーディにミスなく立ち向かうために、それぞれ自分なりの工夫をしていると思います。
今回は私が業務の成果を上げるために使っている、とても便利な方法やアイテムを3つご披露します!ぜひ真似してみてくださいね。

席を離れる時も、欠かさずに持ち歩くこのセット!

最近ではスマホやタブレットなどを活用して、メモを取ったりする秘書の方も多くいらっしゃるかと思いますが、実は上司の中には「打ち合わせ中にスマホいじってる」「ちゃんと聞いてるのかな」と思われる方が案外いらっしゃることをご存じでしょうか?

私も以前上司との打ち合わせ中、スマホでメモを取っていたところ「ちょっと。スマホ後にして、一旦話聞いてくれる?」と言われたことがあります。「えー!メモってたのに~!」って思いましたが、相手にあまりよい印象を与えない態度なんだろうなと理解し、次からはアナログで打ち合わせに臨んでいます。

そこで、私が席を離れる時に手放せないのはこの二つ折りのノートパットホルダー(写真)です。
常に小脇に抱え、いつどこからボールが飛んできてもすぐさまキャッチボールが成立するように武装しています。笑

最強ノートパットホルダ―のスタメンはこちら!

ノート
3色ペン
クリップ(大・小) ダブルクリップ(大・小)
付箋(大~小)  封筒
クリアホルダー
USBメモリー
自分と上司の名刺
そしてスマホです!

時々、この中に胃薬やウエットティッシュ、飴などを忍ばせるときもあります。
もちろん常に使うものではありませんし、みなさん当たり前に持っているかもしれませんが、上司との打ち合わせ、会議・会食に同席した時、特に外出や出張に同行した際には、必要になることが多々あります。

過去にこんなことがありました。お客様との会食に同席した際に、上司がお客様に紙の資料をお渡しする場面がありました。その際にスッとクリアホルダーを差し出しました。不要なことだったかもしれませんが、会食後上司から、「気が利いてたね」と褒めていただいて小さくガッツボースをしたものです。

またある時は、忙しそうに次の会議に向かう他部署の役員の方と廊下ですれ違った時「もしよろしかったらどうぞ」と言って飴を差し上げたんです。その方は、会議の合間に時間がなく、ランチを逃してしまったそうで、大変喜んでくださいました。

痒い所に手が届くよう、アナログならではの準備をして突然の小さな要望に慌てずに応えられるといいですよね。

出張が多い上司との情報共有はこのアプリ!

みなさんはこんな経験ありませんか?
飛行機に乗る上司をオフィスから送り出した後、フライト直前で搭乗口やターミナルの変更が発生!上司に伝えようとアタフタするものの、上司は移動中の車内も電話会議などで、携帯は通じない。
上司にとっては自分が準備してお渡しした資料がすべて。100%信用してくださって変更前の搭乗口に向かいます。伝えることが出来なければ、「私のミス」となり、上司を間違った搭乗口まで歩かせることになってしまいます。

また、海外の出張先からタクシーの依頼があった時、手元のUberアプリを立ち上げて手配し、上司に状況を連絡し、予定表(スケジュール)に入力、という手順になり、少なくとも3つの作業が発生し煩雑だと感じていました。

このような出張時に発生するストレスを少しでも解消できないかと思って探した結果、私は「TripCase」をかなりの頻度で活用しています。
日本語版もリリースされていますし、出張ごとのスケジュールを一括で管理できてとても便利です!

ここに出張中の予定を入れておけば、フライトに変更があった際には上司の手元にも更新情報が通知され、見逃すことはありません
宿泊やUberの予約もできて、自動的に予定表にも追加される優れものなんです。
それぞれのスケジュールや会議ごとに必要な地図や飛行機の座席位置まで表示されるので、上司は迷うことがなくなり、私たち秘書にとっても突然のストレスに見舞われることが少なくなります。
上司が出張に出ている時は、できるだけ工夫をして自分に時間を使いたいですよね。

メモの取り方にも工夫を!

上司との打ち合わせの中で実践できる工夫として、効果的なメモの取り方をご紹介します!ミスを少なくし、タイミングを間違わないようにするためにオススメです。
一般的に、羅列形式でメモをとることが多いかと思いますが、私の場合はそこに番号を付けるようにしています。
以下の図のように、「重要度と納期の4ブロック」を頭に置いてメモの最後に番号を付けます。打ち合わせの最後には、優先順位が正しいかどうか確認を忘れずに。

それぞれのケースにおいて考えられる一例としては…

①重要ですぐにやること
謝罪の際の顧客訪問に関するアポイントや会議の設定など。慎重かつスピード感を持って取り組みましょう!

②重要ではないけどすぐやること
重要でないことはあまりありませんが、例えば「近々、部下と食事がしたいな」という要望だった場合、相手の予定もあるのでなるべく早くアレンジを始めるといいと思います。

③重要だけど急がない
これは主にデータの蓄積などですね。プレゼンで使用する際に必要となる場合が多くありますので、じっくりと時間をかけて、ミスのないように丁寧に取り組みましょう

④重要ではないし、急がない
「タイミングを見てプロジェクトの進捗が聞きたい」などの要望に見られる事項かと思います。プロジェクトチームとコミュニケーションを取って決めていきましょう。
プロジェクトチームにも会議を持ちたいタイミングがあると思います。お互いに良いタイミングで会議を設定するとプロジェクトの進行も加速するかもしれません。

デジタルもアナログも味方につけて!

いかがでしたか?

すでに実践していることもあったかと思いますが、改めて文章で読み返すことによって、やり方に関しての理由付けができ、自分の業務プロセスに関していつでもきちんと説明ができるようになります

自分が何に、どれほどの時間をかけているか、どうやってミスをしないように気を付けているかなどを可視化することは、人事考課などで自己評価を求められた時に、正確にやってきたことを伝えられるツールにもなり得ます。
忙しい毎日に埋もれることなく、古くても新しくても、便利なものはどんどん使って、実績を積み重ねていきましょう!

秘書の皆さん。今日もお疲れ様です!

solla

外資系・日系、大手企業から個人事業まで、幅広く社長秘書の経験あり。どんな困難でも楽しむ事が得意です。
趣味はローラースケート・ゴルフ・ツーリング。

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