異動の季節!新人秘書さんとのスムーズなコミュニケーションのコツ!

秘書のみなさん、こんにちは!ナミコです。

春から夏にかけては、異動の季節ですね。
今回は共に働く秘書の顔ぶれが変わる際、顔合わせで押さえておきたいポイントをお伝えいたします。

みなさんの新生活の参考になれますと幸いです。

その新人秘書さんはどのタイプ?

さて、ひとくちに「新人さん」と言っても、そのバックグラウンドはさまざまです。みなさんとお仕事されることになった「新人さん」はどんな方でしょうか?

①初々しい「新卒社員」
②秘書のキャリアは文句なし!「転職組」
③社内ではベテランだけど、秘書は初めての「異動組」

おおまかに、この3種類に分類されるのではないでしょうか。
それぞれのタイプ別に、顔合わせのポイントをお伝えしていきますね。

①秘書としても社会人としても、初々しい新卒秘書さん

今や先輩となり、引き継ぐ側となったみなさんにも、間違いなくこんな頃がありましたよね。
若さも眩しい新卒社員さんには、「まずは1から10まで、スタンダードで間違いのないことを伝える」ということを意識されると良いと思います。

具体的には、こういったことが挙げられます。

  • 言葉遣い
  • メモの取り方
  • 電話の受け方

私たちが秘書として当たり前のようにこなしていることでも、新入社員にはわからないことだらけ。
間違ったことを教えてしまっては、彼らの今後の社会人としてのキャリアを左右しかねません。

そこで気を付けたいのは、長年染みついた「私流」を最初にお伝えしてしまわないということかと思っています。
業務上でのコツももちろんお仕事に必要なスキルとは言え、最初はスタンダードな間違いのない対応を伝えてあげたいものですよね。
知らず知らずに使っている方言や、独特の言い回しなども、実は1歩社外に出れば通じないことも多いものです。

そのためにオススメなのは、秘書検定をはじめとする秘書としてのお仕事に必要な公的資格取得の推進。
秘書だけでなく、社会人としての基本が学べる秘書検定や、会社の数字に詳しくなれる日商簿記検定、ビジネスマナー検定などなど……。
仕事の合間にちょこちょこと勉強の時間を取るよりも、効率的かつ体系的に秘書について学んでいただけるのではないかと思います。
資格試験の勉強を通して、自然と身につくことも多いのではないでしょうか。

また、合格すれば職場でも自信を持ってお仕事していただけることにもつながりますよね。
先輩のみなさんにとっても、自らのお仕事を振り返るという意味でオススメです。

いつの日か

あの時、正しいことを教えてくださった先輩がいらっしゃって、本当によかった

と振り返ってもらえたら嬉しいと思いませんか?

私が新人の頃の体験談

何を隠そう、私も新人の頃、当時お仕えしていた上司に
『さらっぴん』のノートお持ちしました!」と新品のノートをお渡ししたところ、

上司が一瞬の間を置いて、ニヤッとしながら
「……あんた、『さら』って関西弁やで、わかってるか?」
「私は関西の人間やからわかるけど、他の人に言う時は注意せなあかんよ」
とやんわり上司にたしなめられ、穴があったら入りたいぐらい恥ずかしかったのを覚えています。

もちろん、新人の段階でやんわり訂正してくださった上司には、今でも感謝しています。
みなさんもこんなローカル秘書にはならないよう、お気を付けくださいね(笑)。

後輩秘書に対して、自己開示も必要

また、教えるばかりではなく、新任上司の時と同様、後輩に対して自己開示も進んでされることをオススメいたします。

たいしたことではないと思っているプライベートな情報こそ、自ら開示することで日ごろから話しやすい状況を作り出せるかと思いますよ。
そうすることで「なんだか気を遣われて仕事がしにくいなぁ……」という状況を防げるのではないでしょうか。

もちろんお互いプライベートに踏み込みすぎるのはご法度です。

でも、新入社員自らが先輩に向かって「ご結婚されているんですか?」などとはなかなか聞きにくいですよね。
雑談程度にご家族や趣味のことなどもさらっとお話ししておくと、気を遣われすぎることもなくなるのではないでしょうか。

②秘書のキャリアは文句なし、転職組の秘書さん

秘書としてのキャリアをすでにお持ちの新人の方は、基本的な業務に関する内容については「ツー」「カー」で伝わることも多いと思います。
そんな秘書のキャリアをお持ちの「新人さん」とだけ成立する、オススメのコミュニケーション方法があるんです。

それは着任初期の「なぜ?」という疑問を、どんな小さなことでも教えていただくこと。
無難な引継ぎが、ベテラン秘書さんならではの着眼点で業務改善ができる、またとないチャンスに変身します。

そのためには、「当社ではこういうやり方です」とさらっと業務手順をお伝えして終了にしてしまわず、

当社ではこのように対応していますが、前の職場ではいかがでしたか?

と都度意見を聞いてから引継ぎするようにすれば、新人の方もアイデアを出しやすいのではないでしょうか。

秘書としてのキャリアを積み上げてきた方なら、試行錯誤の上にたどり着いたであろう、ベストな方法をお持ちのはず。

引き継ぎのタイミングこそ、前の職場での解決策や経験を教えていただける貴重な機会でもあります。
以前の職場で培われた人脈やお店のリストなど、新たな発見も大いに期待できるのではないでしょうか。
こんな話題ができるのも、キャリアをお持ちの「新人さん」とお仕事する楽しみでもありますよね。

③社内ではベテランだけど、秘書は初めての異動組の秘書さん

こちらのタイプの新人さんが来られた場合は、すでに関係者との面識もありますよね。
そのため緊張感なくスムーズにお仕事に入って行かれるのではないでしょうか。

異動前に所属されていた部署の特性や、秘書に異動になったいきさつも聞いておくと、秘書のお仕事でもきっと経験を活かしていただけると期待できます。
もちろん、秘書としてのお仕事は初めてなので、初日からお任せしっぱなしにするようなことはせず、まずは得意なことをお任せしてみるなど、いい距離感でお仕事を進められると理想的ではないでしょうか。

秘書のイメージをヒアリングしておくこともオススメ

また異動されてきた方は、秘書という存在を第三者的立場で見てきた貴重な存在でもあります。
日頃閉鎖的になりがちな秘書のお仕事。
良くも悪くもどういうイメージだったのかをざっくばらんにお伺いしておきたいところです。

特に悪いイメージに関しては、それを払しょくするための方法など貴重な意見をいただけるのではないでしょうか。

また、自分より職階や社歴が上の方がいらっしゃる可能性があるのも、社内異動の特徴。
肩書や社歴などに囚われず、秘書の先輩としてお伝えすることは遠慮せず伝えるのも重要なことではないでしょうか。

お互いの得意分野を活かしながら、いい関係を築いていきたいものですよね。

頼れる秘書の先輩として、手腕を発揮しよう!

同僚秘書は同じ仕事をする仲間として協力合い、上司のお仕事をサポートする貴重な存在。
頼れる先輩として、みなさんの手腕が発揮されることをお祈りしております。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

ナミコ

現在外資系商社にて、社長秘書、総務業務全般を約10年担当
突発的なトラブルすら面白がる前向きかつ好奇心旺盛な性格で、今日も楽しくお仕事中。
日々の気づきの中、秘書のみなさんと共有したいことを発信していきますね。

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