秘書の手帳の中身とは?スケジュール管理のミスを防ぐ手帳活用方法

秘書のみなさん、はじめまして!MAAKOと申します。

私はもともとIT企業で営業サポートをしていたのですが、上司の鶴の一声で役員秘書に転身しました。
その後、多くの上司を担当し、気がつけば秘書歴は10年。
これから、秘書のみなさんにお役立ていただける情報を発信していこうと思いますので、どうぞよろしくお願いいたします!

最初の記事は秘書のキホンである「スケジュール管理」について、私が実践している方法をお届けしていきたいと思います。

秘書の仕事は「スケジュール管理に始まり、スケジュール管理に終わる!」

『私、失敗しないので』という流行語がありましたが、NOミスな毎日にするべく、日々のスケジュール管理を試行錯誤している秘書さんも多いですよね。
秘書の仕事は「スケジュール管理に始まり、スケジュール管理に終わる」と言っても過言ではないと思います。

自分の自信喪失に繋がり得る、日々のスケジュール管理などの凡ミス
例えばこんな経験はありませんか。

  • 時間が変更になっていた
  • 調整中の日程がたくさんありすぎてバッティングしていた
  • 2か月後に上司に伝えるつもりでセットしていたリマインドを見逃していた
  • スケジューラーに入力した日が間違っていた

上司に謝罪し、周りにも謝罪。
もちろんそれだけではなく、上司
や周囲の人からの信頼・信用が下がってとっても悲しくなります。
そして自分自身への不安が募り、信用もどんどん下がりますよね。

ここからは、私が試してみて効果があった「スケジュール管理方法」をご紹介していきたいと思います。
この方法を実践するようになってから、私自身が凡ミスを少なくすることができましたので、ぜひご参考になさってください!

秘書さんには、スケジューラーと手帳の両刀使いがオススメ!

改善方法を考えるにあたり、様々な書籍を読んだり、色々な方にアドバイスを伺いました。
その結果、多くの人が「スケジューラーと手帳、手帳とエクセル表など2段構えで対応する」という方法を取り入れていることがわかりました。

ちなみに私は、永田書店のA5方眼バーチカル手帳を使っています。
年間スケジュール表の1日の幅が広く、出張予定などの全体把握ができるのでオススメです。

ガンチャート表には、上司の予定にプラスして、自分自身が抱えている業務の予定(プロジェクトなどのスケジュール)を書きこんでいます。

他にも、秘書にはうれしいこんな要素が満載です!

  • 日々の日付の上下にチェックボックスがついていて、タスク管理もバッチリできる
  • 1時間の幅が広いので、30分単位の予定を書いてもつぶれない
  • 左にはウィークリーアクションの欄がある
  • ページが中折れしないので、書込み・付箋張りにも便利

手帳とスケジューラーを使い分ける

ここからは、手帳とスケジューラーを使い分けるポイントについてご紹介していきます!

ポイント①予定が決まるまでは、手帳と付箋を使って管理する

手帳に仮予定を書き込んだら、仮予定が多くなりぐちゃぐちゃになった……という経験のある秘書さんも多いのでは!?

仮予定は付箋での管理がオススメです!
付箋にしておくと、予定が再調整になった時に付箋ごと再調整の時間へ移動することができるので便利です。
いちいち書き直すのは時間のロスですからね。

これ、実際に私が使っている付箋です。
私は画像の通り、色や大きさなど各種の付箋を使い分けています。

付箋は大・中・小・細長(小/30分用)などを用意し、「(仮)○○さん14-15(14時~15時の略)」として、付箋の中に余白を空けておきます。

定規付き付箋は半透明で、確定した予定に追記したいけど、スペースがない時によく使います。
(半透明だから下の予定も見えるので便利です!)

どの付箋も会社の備品にあったものや、百均などで手軽に買えるものです。
特別なサイズや形は使っていません。

ただ、買ってきた付箋をそのまま使うと、サイズが大きい場合があり、手帳がごちゃごちゃすることがあります。
そんな時、私は手帳のバーチカルサイズの枠に合わせて、定規でカットしちゃいます。
ハサミを使うより簡単にできて便利ですよ。

「たくさんの付箋を使ってもったいない!」と、思う方もいらっしゃるかもしれません。
でも、付箋に書くのは「仮押さえ」の日程や、未定、完了していない予定です。
だからこそ気兼ねなく、走り書きや殴り書きができる付箋がベストなのではないかなーと思って使っています。

自分の手帳もスッキリするし、仮予定が決まり付箋をはがす時に「ひとつ調整できた(終わった!)」という消化のスッキリ感も得られます。笑

ポイント②スケジューラーに(仮)予定

さて、次のポイントは上司と共有して見ているカレンダーやスケジューラーについて。
先方にいくつか候補日時をお渡しし、回答を待っている時間ってありますよね。
(早く決めてー!とイライラしがちです。笑)
「確定する前に上司に共有しないと、上司が勝手に予定を決めてきてしまう」という秘書さんも多いかと思います。

そんな時には、仮予定の段階ではスケジューラーに「(仮)」と入れておくのがオススメです。

仮予定をしっかりと入れておくことで、上司も予定調整を安心して秘書にお任せするようになるかもしれないですよね。

ポイント③予定が決まったら手帳・スケジューラーをアップデート

予定が確定した時点で、手帳に書きこみ(付箋は外します)、上司と共有しているスケジューラーへ入力。
そして上司に口頭で報告します。
忙しい上司には確定した予定のみを報告するようにしています。

やるべきことを失念してしまう秘書さんには

このほかに「あ、○○の件は、週明けに確認しよう」と思っていても、忙殺されてつい対応漏れしてしまうことがあります。
私はこれを頻発してしまうので、確認も2段階にしています。

  1. 手帳の上段チェックボックスに書き込む
  2. 自分のスケジュールにアラート付きで予定を入力しておく

翌週の予定から、3か月先の予定まで(特に海外出張の準備などは意外と工数も多く抜けがちです!)、2段構えにしておくことでミス防止に繋がります。
もちろん、自分で覚えていて事前に対応できたならOK。
とにかく対応を忘れなければいいのです!

スケジュール管理が苦手な私も、なんとかこれで日々、何事もなく業務をこなしております。

働き方に合わせて、自分らしい工夫を!

同じ場所で働いていた時には同僚の顔や、ボスの何気ない一言などで、やるべきことを思い出したりすることも多かったように思います。
在宅勤務が進むにつれて、そんなきっかけがなくなりつつあるかもしれません。
その代わり、自分なりの仕組みで完璧なスケジュール管理を目指したいですね。

みなさんの参考になればうれしいです。

秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

MAAKO

IT企業の営業サポートの仕事から、上司の鶴の一声で役員秘書に転身。
その後、社外取締役秘書、社長秘書、会長秘書と多くのBOSSを担当し、気がつけば秘書歴はや10年。
「秘書らしからぬ人懐っこさ」と、「野性の直感」で、数々の難局を乗り越えてきました。
今年は数年前に取得した、パーソナルスタイリストの資格を活かすべく、こちらにもエネルギーを投入しようと意気込んでおります!

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