秘書の心配りが試される!?雨の日のマナーと来客応対を徹底解説!

秘書のみなさん、こんにちは! Emilyです。

前回の記事では、雨の日を快適に過ごすための工夫をご紹介しました。
しかし、雨の日が憂鬱なのは、もちろん自分だけではないはずですよね。
雨の日には、小さなことにも不快感や不満を抱きやすくなってしまうもの。
周囲の人が快適に過ごせるよう、普段以上にマナーや気遣いを意識することが大切だと思います。

そこで今回は、雨の日のマナーと来客応対について、秘書として押さえておきたいポイントをまとめてみました!

秘書なら身につけておきたい傘のマナー

雨の日の必需品である傘ですが、みなさんは正しく扱えている自信、おありでしょうか?
意外と人から見られている「傘のマナー」。
秘書として自信をもって振る舞えるよう、改めておさらいしてみましょう!

傘を開閉するとき

  • 開くときは、傘の先を地面に向けた状態で軽く広げ、ゆっくりと持ち上げてから開ききる
  • 閉じるときは、自分の上で傘を軽くしぼめ、ゆっくりと下ろしてから、足元で閉じる
  • 閉じたあとは、周囲に人がいないことを確認した上で、傘を軽く上下に降って、雨粒を落とす
    (バサバサと振る、ビショビショのまま屋内に持ち込むなどはマナー違反になってしまうので注意!)

傘をさして歩くとき

  • 傘はまっすぐ上に向けて持つ
    (傘の柄を肩にかけて斜めに持つと、後方の人の視界をふさいでしまう可能性がある)
  • 狭い道で人とすれ違うときは、自分の傘を相手とは反対側に傾ける「傘傾げ」などの配慮を

<秘書としてのもうワンポイント!>
上司と一緒に歩く場合には、狭い道を2人の傘でふさいでしまわないようにすることも大切な心がけ。真横に並んで歩くのではなく、上司の斜め後ろを歩くようにすると良いかもしれませんね。

たたんだ傘を持って歩くとき

  • 水滴が飛び散らないよう傘のベルトを留める
  • 傘が地面と垂直になるように持つ
    (傘を地面と平行にする「横持ち」は、後方の人に傘の先がぶつかってしまう恐れがあり危険)

<秘書としてのもうワンポイント!>
自分は気をつけていても、上司がクセで傘を横持ちしている場合があるかもしれません。それとなく危険であることをお伝えできれば良いですが、難しい場合は「よろしければお持ちします」と上司の傘をお預かりしてしまうという方法もありますね。

上司の外出同行!訪問先でのマナーは?

取引先訪問やパーティーへのお呼ばれなど、上司の外出に同行する機会があるという秘書さんもいらっしゃると思います。
訪問先でのマナーもおさらいしておきましょう!

濡れた傘はどうする?

  • 訪問先に確認の上、玄関先の傘立てや傘袋、雨水吸水用の機械などを使用する
    (水滴で床を濡らす恐れがあるので、室内には極力濡れた傘を持ち込まない)
  • 傘立てなどが見当たらない場合は、出迎えの方や受付の担当者に置き場所を確認する
    (受付で預かってもらえたり、室内に持ち込んでも良いと言われたりするので、先方の案内に従う)
  • 室内に持ち込んだ場合は、壁や椅子に傘を立てかけたりせず、邪魔にならないよう足元に寝かせて置く

レインコートや折りたたみ傘は?

  • レインコートは外で脱ぎ、水滴を落としてから袋などに入れてバッグにしまう
  • 折りたたみ傘も同様に、水滴を落としてからバッグに入れるなどして自分で保管する

持っておくと便利なもの

  • 替えのストッキング(濡れたり、汚れたりしても履き替えられるように)
  • クリアファイル(大切な書類が濡れないように)
  • タオルやハンカチ(濡れた服やバッグを拭けるように。上司の分と2枚持ちしておくとなお◎)

<秘書としてのもうワンポイント!>
悪天候の日は、電車やバスに遅延が生じたり、タクシーがなかなか拾えなかったりする可能性があります。また、訪問先に到着してからも、傘をしまったり、身だしなみを整えたりと、意外に時間を取られるもの。雨の日の上司のスケジュールは、いつも以上に余裕をもたせて組むようにしておくと安心ですね。

雨天時の来客応対で秘書が用意しておきたいもの

ここからは、お客様を迎える側になったときの対応についてです。
雨のなかの移動で疲れていても、気持ちの良い対応で迎え入れられれば、お客様の気持ちも和むかもしれません。
秘書さんの対応が会社の印象を左右する可能性もありますので、万全の対応を行いたいですよね。

私の場合は、以下のように対応しています。
まずは、お客様がいらっしゃる前に準備しておくものからお伝えしますね。

①傘立て

私の会社では、来客専用の傘立てを用意するようにしています。
社員が間違ってお客様の傘を持って行ってしまうのを防ぐためです。
専用のものを用意するのが難しい場合は、お客様の傘と社員の傘を区別できるよう、お客様の傘に札をかけておくなどの工夫をしてみると良さそうです。

②タオル

服や荷物が濡れてしまっているお客様にお渡しできるように、タオルを用意しています。
そこで気をつけたいのは、用意する枚数です。私は以前、お客様が3名なのに対し、タオルを1枚しか用意できていないことがありました。
「大丈夫、大丈夫」と湿ったタオルを順番に使い回してくださったお客様への申し訳なさと言ったら……。
それ以来、複数人でご来社の場合は、必ず人数分のタオルをご用意できるように気をつけています。

③お手伝いをヘルプできる方

雨の日の来客応対は、傘立てのご案内やコートのお預かりなど、普段よりもするべきことが増えますよね。
とくに、お客様が複数名の場合は、自分1人で対応しようとするともたついてしまうことも……。
可能なら、社内の別のスタッフに予めお手伝いをお願いしておくと、お客様をお待たせすることなく、スムーズな対応ができるのでオススメです。

お客様がいらしたとき、秘書として対応したいこと

お出迎え

まずは「お足もとの悪いなか、ご足労をいただきありがとうございます」とお伝えし、用意しておいた傘立てを使用していただくようご案内します。

お客様の荷物が多くて大変そうな場合などは、私も傘をしまうお手伝いをするようにしています。
気をつけているのは、お客様の傘を乱暴に振って水滴を払ったりしないことです。
軽く振って水滴を落としたら、ベルトで布地を綺麗にまとめて、傘立てに収めます。

また、お客様がレインコートを着ていた場合は、そちらも「お預かりします」と言って預かり、ハンガーにかけておきます。

ご案内

私の会社のエントランスは、床が濡れると非常に滑りやすくなってしまいます。
そのため、お客様をご案内する際は「お足もとが滑りやすいので、お気をつけください」などと配慮の一言を必ず添えるようにしています。

応接室にご案内したら飲み物をお出しします。
暖かい時期であっても、お客様は雨に濡れて寒いと感じていることもあるので、様子を見て温かいお茶などをお出しした方が喜ばれる場合もあります。
判断が難しい場合には、「温かいお飲み物と冷たいお飲み物、どちらがよろしいでしょうか」と伺うようにしています。

また、雨で服が湿っている場合、冷房の風が寒く感じる場合もあると思います。
適宜、エアコンの温度調整をすることも意識しておきたいですね。

秘書ならば、面会中の対応も抜かりなく!

無事にご案内が完了し、面会がスタート。
ほっと一息つきたくなるタイミングですが、この間にもできることはあります。

例えば、お客様からお預かりした傘やレインコート。
面会中に広げたり、タオルで拭いたりして水滴をとっておいて差し上げると、気持ちよくお帰りいただけますよね。

また、お客様が歩いた廊下は、靴に残った水滴などで濡れているかもしれません。
お客様がお帰りの際に滑ってしまわないよう、この間にサッと拭いておくようにすると安心です。

お見送り時の秘書の心遣い

面会が終わってお見送りというタイミング。
お預かりしていたものがあればお渡しします。

傘立てを使用していた場合は、帰りに雨が止んでいるとそのまま傘をお忘れになってしまうお客様もいらっしゃるので、「お忘れ物はございませんか?」と最後にひと言声をおかけすると、より親切ですね。

まだ雨が降り続いている場合には、「お足もとに気をつけてお帰りくださいませ」と最後のご挨拶まで心を込めてお見送りします。

また、私の先輩でこんな対応をしている方がいました。
資料などで荷物がいっぱいのお客様に代わって、傘立てにあったお客様の傘を手に取り、さらに傘を丁寧に開いてからお客様に手渡すという対応です。

たしかに、荷物を持ちながら傘を開く動作をするのは結構大変だったりしますよね。
お客様の立場に立った咄嗟の対応力と、その所作の美しさがとても印象的でした。
きっと、そのお客様の目にも同様に映ったのではないでしょうか。

雨の日こそ、秘書らしい思いやりを!

雨の日は誰でも気分が落ち込みがち。だからこそ、秘書のマナーや心遣いがより一層、重要になると私は思っています。

上司やお客様が気持ち良く過ごせれば、ビジネスもより円滑に進むかもしれません。
秘書として、天候に応じた配慮ある振る舞いと対応を心がけてまいりましょう!

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ!働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています!

記事一覧

こちらの記事もオススメ!

  1. 今さら聞けない!?秘書に必要なビジネス用語をご紹介!

  2. 秘書ならではの気遣いの一言!秘書の格上げフレーズ10選

  3. こっそり公開!秘書のオススメ手土産リスト

  4. 秘書も知っておきたい!プレスリリース作りのコツ!

  5. いただきモノの御礼状もラクラク!秘書の感想フレーズ集【48選】

  6. ケース別実例つき!秘書から上司へのオススメギフト

  7. 大阪出張 オススメホテル

    結局どこが便利なの?関西出張での展示会・見本市に!秘書がオススメするラグジュアリーホテル7…

  8. あなたの上司はどっち?秘書とのコミュニケーションが上手い上司・下手な上司

コメント

  • トラックバックは利用できません。

  • コメント (0)

  1. この記事へのコメントはありません。

PAGE TOP