秘書の腕が試される!?スケジュール管理に関する私の経験談!

こんにちは!LISAです!

秘書業務の中でも大きな割合と時間を占める、スケジュール管理。

上司によって、どのようにスケジュールを管理をしてほしいのか、手段は様々ですよね。
いかにスムーズに、無駄なく、ミスなく、上手にスケジュールを調整していけるかは、秘書の腕の見せ所でもありますよね。

今日はご参考までに、私が過去にスケジュールで大変苦労した上司とのエピソードをご紹介してみたいと思います。

超多忙な上司、変更は当たり前!

当時の上司はとにかく忙しく、毎日朝から晩まで空いている時間が無いほどに多忙を極めていました。

ミーティングが終わる前から次のミーティングのメンバーが会議室前で待機
空気の入れ替えよりも速く人が入れ替わる具合でした。

ミーティングが終わったと思えば来客があり、そのまま外出。
会社に戻って来た途端に、またまたミーティングがスタート!

こんなスケジュールの方でしたので、秘書である私との打ち合わせ時間はどんどん後回し
なかなか報告やご相談ができない日々が続いていました。

そして、この上司は秘書にスケジュール管理の全てを任せてはくれず、秘書に依頼することもあれば、ご自身でも予定を入れることもあるのです

そしてご自身のスケジュールはオンラインではなく、お手元の紙の手帳に
その点でさらに困難を極めたのです。

スケジュール管理のルールを設定

上記の通り、大変お忙しい方なので、お客様との打ち合わせ中やミーティングの途中にご自身で入れた新規のスケジュールについては都度の共有がないのです。

もちろん社内のチャットツールなどで上司とやり取りはしていますが、リアルタイムで共有される訳ではなく、今、この時間にも新しいスケジュールが入ってしまっているのでは…!と毎日ヒヤヒヤしていました

オンラインでのクラウドカレンダーは秘書間での共有のためのツールと化しており、上司のスケジュールは上司の手帳が絶対!!

想像してみてください。これではスケジュールのダブルブッキングが起きる要素しかありません。笑

入社当初は度肝を抜かれましたが、上司にご自身の方法を変えさせるのではなく、秘書である私がいかに上手く対応出来るかを考えました。

「上司のスケジュールは、上司の手帳が常に正である」という大原則のもと、こんな手順で管理をしていました。

手順その1

社内や社外から上司の時間を依頼された場合、まずは私が把握しているスケジュールの中で候補を3〜5か所ほど用意。

空いていると認識していた日時に、上司がいつの間にか予定を入れているということは多々ありますので、候補日を多めに用意することが重要!

手順その2

上司に依頼があった旨を報告をし、そもそもお受けするかどうか確認。

お受けする場合には、候補としてお渡ししている日時を上司に伝えて先方に返事をする。

このときに重要なのは、出来るだけ早く日程を確定させること
なぜならば、上司は「仮」の予定を手帳に書き込まないため、先方からの返事を待つ間に埋まってしまう可能性があるのです…。

手順その3

先方からの返事の元にスケジュールを確定し、上司に報告。
上司のOKが出たところで、ようやく完了です。

社外の方とのアポイントメントや、社内のミーティングなどで少しずつ状況は変わりますが、大まかにはこのような感じで進めていました。

手間も時間も掛かりますが、何よりも避けなくてはならないのダブルブッキング
これを防ぐためにも、地道な作業を繰り返しました。

当時の上司とは、週の始めに朝1時間ほどミーティングの時間を確保していましたが、日々スケジュールは変動するので、日頃の対策が重要!

ダブルブッキング防止のために!

上司が忙しいのは百も承知、それは理解していますが、それでも予定が決まった時点で教えて欲しい!という心の叫びを何度飲み込んだことか。笑

でも、そこは我慢!

当初は共有をしてもらえないことに悩んでいましたが、上司も意地悪をして教えないわけではなく、「言ったつもり」になっているだけだと気づきました。

そう気付づいてからは、仕方がないと割り切ってその状況の中でうまく調整ができるように仕組みを考えました

秘書の仕事は、「傾向と対策」。

その上司にはどんな傾向があって、どのような対策をすれば良いのか、それが掴めればどんな業務もスムーズに進むと思っています!

ちなみに、こんなこともしていました!

上司が関わることの多い役員レベルのカレンダーをパトロール

時間があるときに徹底的に他の社員のカレンダーを確認するのです。

目的は他の社員のスケジュールを知ることではなく、あくまで自分の上司とのミーティングや往訪の予定がアレンジされているかどうか。

これが意外に効果的で、いくつか予定を拾うことが出来たりするのです!

周囲に協力を求める

上司とのミーティングなどが確定したら、共有してもらうようにお願いして、日々周りの方に協力をしてもらっていました。

とはいえ、上司がミーティングをする相手は、忙しい役員の方々が多いですから、どんなにお願いをしていても抜けてしまうこともあります。

そこでミーティング終了時にはその相手の方を追いかけて、「次の予定は決まってますか?」ということを自ら確認していました!

忙しい中でも小さな気遣いを!

これはまた別の企業での話ですが、過去にこんな秘書の先輩がいました。

「社内のミーティングは社長の指示だから、何が何でも社長のスケジュールに合わせてもらう」という考え方の方で、相手に予定があってもお構いなし。

どんどん一方的に社長のスケジュールのみをベースに組んでいくのです。
それに対して、お詫びや説明は一切なし…。社内のメンバーからの不満は募る一方です。

もちろん会社のトップに合わせるのは当たり前だと思いますが、ミーティングをするメンバーのスケジュールも考慮した上で、どこが落とし所なのかを探ってあげるのがベストですよね。
(忙しいとそれもなかなか難しいのが現実ですが…)

もしどうしてもほかに選択肢がなく、スケジュールが重なってしまうようなときには、直接その相手に謝罪や断りを入れるだけでまったく印象が違うと思います。

偉いのは秘書ではなく、上司なんですよね。社長秘書だからといって偉そうな態度をとることは、信頼がなくなるだけだと思います!

「人の振り見て我が振り直せ」とはよく言ったもので、反面教師として学んだことのひとつでした。

秘書は「社長と社員の架け橋」であることを忘れずに!

今日も一日、お疲れでした!

 

LISA

一部上場企業、外資広告代理店、ベンチャー企業など様々な会社にて秘書として勤務。週末は茶道の師範として、お茶のお稽古をしています!

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