産休に入る秘書さんに「コツ」教えます!

みなさん、こんにちは!
数日の休みでもなかなか取りにくい秘書ですが、産休・育休などの長期休暇となると色々と不安もありますよね。
不安を和らげるためにも、ぜひ早めの準備をオススメします

今回は実際に産休取得を経験した私の経験談とともに、引き継ぎのコツをお伝えします!

あなたの秘書業務、誰に引き継ぐ?

産休に入る際、職場によって引き継ぐ方は様々だと思います。
1人で秘書業務をこなしている場合は、外部から派遣さんを雇うことになるかもしれません。
秘書課がある会社やグループ秘書の場合は、チームの誰かが引き継いでくれる可能性もありますね。

産休が決まったら、ボスや組織上の上司、人事担当者や関係者と話し合いの席を持ち、誰が後任となるかをしっかりと確認しましょう
後任の雇用状態によって、引き継ぎ書類の種類や引き継ぎ期間も変わってきます。

例えば、新しく派遣さんを雇ことになる場合は、会社全体のルールや慣例、役員構成などについても説明が必要になり時間がかかることが予想されます。
一方、同じ社内の方に引き継ぐ場合は、基本的な説明を省くことができて引き継ぎの負担が軽くなりますね。

「私が産休になったらあの人に引き継ぐんだろうな。あの人なら安心だわー」なんて勝手に思い込んでいたら、その相手も同時に産休に!なんて事態も。
予想外の状況も起こり得ますので、早めに関係者と確認する場を持ちましょう

秘書なら得意技!?バックトラッキングして準備する!

妊娠・出産は、100人いれば100通りの方法があると言われているように、個々で状況は違います。
出産予定が半年先であっても、人によっては体調不良を訴えたり、切迫早産などで入院になったりすることも…。
自分は大丈夫!なんて過信せずに、お産が早まることも視野に入れて、引き継ぎの準備は早めに行うことをオススメします。

産休開始日は出産予定日の6週間前となっていますが、それまであと何ヶ月あるか計算してみましょう
同時に、自分がこなしている仕事量はどのぐらいなのか、改めて書き出してみてください。

例えば、産休開始日まで5ヶ月あるとします。
最後の1ヶ月で後任者へ引継ぎの説明をするとしたら、マニュアルの準備期間に使える時間は4ヵ月です。
その4ヵ月の間に現在の自分の仕事をだれに、どのように振り分けていくか、どのタイミングで必要な書類を作るかシミュレーションします。
その上で、もしも予定よりも早く産休に入ってしまうような事態のことも考慮して優先順位をつけていきましょう
必ず引き継がなくてはいけない事項は先に終わらせておくと、気分が楽になりますよ。

秘書の引き継ぎ書類・マニュアルの作り方

引き継ぎ書類は、印刷して紙にしたり、フォルダ分けをしたり、細かく作成していくと時間もかかりますし漏れが出てきます。
そこで漏れの無いように、私はエクセルファイルひとつにまとめることにしました。

まずは、書き出した現在の仕事量を基に大枠を作ります。

【タブ1】日、週、月、年単位の仕事内容一覧
【タブ2】目次(例:他会社秘書の連絡先、食事処連絡先、慶弔関係手順書等)
【その他タブ】目次内の各項目詳細(1項目につき、1タブ)

仕事の合間や気付いた時に、優先順位の高い順番で「その他タブ」を埋める作業をします。
この時「その他タブ」の詳細説明については、A4で印刷できるようにしておくと引き継がれた秘書さんにとって便利で親切だと思います。
余裕がある場合は、目次タブからリンクで各タブに飛べるようにしておくと良いかもしれません。

全ての内容をひとつのファイルにまとめる利点は2つあります。

利点1. 迷った時や分からない時にすぐに辿りつける!

フォルダに個別に入れる方法もありますが、急いでいる時はフォルダを探す時間ももったいないと感じるはず。
エクセルファイルをひとつ開けるだけで、そこに手順やヒントがすべて書いてあるのは安心感もありますね。
作る側も参照する側も、ひとつのファイルにしたほうがお互いに楽だと思います。

利点2. 方法が変わったときにすぐにアップデートできる!

自分が産休中に、ボスのやり方が変わることもあると思います。そんな時は後任の秘書さんにエクセルを更新してもらうように伝えておきます。
自分が産休・育休から戻った時の引き継ぎ時にも同じファイルを使えて便利です。
後任の秘書さんの手間も最小限になるかと思います。

私の引継ぎにおける反省点はこれ!

私の場合、外部から派遣さんに来ていただくことで社内の合意を得られたので、産休に入る6ヵ月前から採用を始めました。
しかしながら、派遣業界が売り手市場であったことに加え、私の職場は駅から遠く最後まで後任が決まらなかったんです。

それに加えて、当初は人事担当者と私で後任の面接を進めていたのですが、途中で組織上の上司が変わるというハプニングも発生。新しい上司は「自分の秘書なんだから、自分も責任を持って人となりを見たい」というタイプの方だったんです。
そのため、新しい上司の予定に合わせて面接日を決めることに…。それにより、スピーディーに面接日を確定することが難しくなりました。

派遣会社から送られてくる履歴書を拝見し、良さそうな方だな!と思っても、面接を実施するまでの期間に他社で決まってしまったケースも数回に及び、なかなか思うように決まりませんでした。
私の会社のように所在地の関係などで応募数が少ない場合は、候補者の方の予定を最優先して面接することが大切だと気付かされました。

結局、外部から新しく派遣さんを採用することは諦めて、社内で別の役員秘書をしている派遣さんに引き継ごうという決定を下しました。
この決定が私が産休に入る3週間ほど前。

ところが、派遣さんの場合、スタート時に確定した契約以外のお仕事を頼む場合は、新たに派遣会社と契約の見直しをしなくてはならないそうです。
その作業にも時間がかかることが判明し、私は日々大きくなるお腹を抱えて焦りを募らせました…。

最終的には、私の産休1週間前になって、秘書経験のある他部署の方へ臨時で引き継ぐということに収まりました。
派遣さんの就業事情もしっかり把握しておくことも必要だと反省した苦い思い出です。

最後まで何が起こるかわからない産休前の引き継ぎ。
私の場合は後任を決める段階で色々とありましたが、マニュアルの作成を早めに開始しておいたため、後任が決まってしまえばスムーズに引き継ぎを終えることができました

日々入ってくる仕事に負けず、余裕を持って準備を始めましょう!

秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

PON

米国の大学を卒業後、現地IT企業でインターンを経験し日本に帰国。
外資系メーカーにて翻訳・営業・貿易事務・支社長秘書を経験し、さらに日系の中小企業、大手メーカーでも役員や社長の秘書に従事。
秘書歴はトータル15年ほど。現在産休中。趣味は主人との登山旅行。

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