秘書さんの仕事や家事を効率化!すぐ実践できるオススメ書籍!

秘書の皆さん、こんにちは! まりこです。

先日、秘書さんにオススメの書籍をご紹介しましたが、今回はその第2弾です。
今回は「効率化」をテーマに5冊の本を選んでみました。

仕事や家事を毎日頑張っている秘書の皆さん。
効率化をすることで、日常が少しでも快適になりますように…。

『生産性2倍の整理術』(「THE21」編集部 編集)

「探し物で年間150時間も浪費している」こんなフレーズを聞いたことがありますか?
これは別の本に書かれていたのですが、平均的なビジネスパーソンは、1年で150時間も探し物に時間を費やしているというのです。

秘書の皆さんは、たくさんの書類や名刺を管理されていると思います。
「あのファイルどこにやったっけ?」「あれ、付箋って確かここに……」と、急いでいる時ほどなかなかモノが見つからない経験ってありませんか?

モノの置き場所を決めるというのがとても重要で、これを決めると、スムーズに片づけが出来る仕組みが作れます。

こちらの書籍を参考にしていただくと、仕事がスマートかつ効率的に進められることを体感できると思いますよ♪

『さよさんの「時短家事」スタイル: 毎日のことだから上手にラクする!』(小西 紗代 著)

毎日活躍してくれる便利グッズや家事の効率化ポイントなど、すぐに実践できるアイデアがたくさん紹介されています。
例えばお弁当なら詰めるコツやオススメのタッパー、消耗品ならAmazonの定期便を活用、バスマットは珪藻土で洗濯の手間がなくなる……などなど。
目に見える変化なので、時短の実感がわきやすいのが嬉しいポイントです。

この本に書かれていることを実践すると、ものすごく心に余裕が生まれます(笑)。
ちょっとした手間がなくなることで、こんなに楽になるんだ……と身をもって気づかせてくれた本です。

さらに、自分の生活導線を見つめなおす機会にもなります。
是非この本を読んで、ご自身に合いそうなものがあったら早速やってみてください。
はじめは小さな一歩から、です。

『整理収納アドバイザー公式テキスト 一番わかりやすい整理入門』(澤一良 著)

こちらは「整理収納アドバイザー」の公式テキストで、片づけについて基礎から勉強したい方にオススメです。
モノの定位置の決め方、何を捨てるべきか……など、基本の部分から学ぶことが出来るので、断捨離の前に読まれるのも良いと思います。

例えば使用頻度別の収納方法。安易に100均でBOXを買ったものの結局使わない……といったミスも防ぐことができます。
そんな私も100均のBOXを何個か無駄にしてしまった過去があります(涙)。

家事だけでなく、仕事でもいかせる方法論がたくさん詰まっています。
整理整頓の基礎を学び、効率化に役立てみてはいかがでしょうか。

『「話す」「書く」「聞く」能力が仕事を変える! 伝える力』(池上彰 著)

秘書は色々な方とコミュニケーションを取りますよね。
そんな秘書の皆さんにとって、相手の立場に立って表現方法を変えることは一種の「マナー」。

難しい言葉を使ったり婉曲な言い回しをすると、相手に過度に考えさせてしまったり、聞き返されることで余計な時間を使ってしまうことになります。
1つ1つの言葉にも気配りをすること。それが実は双方にとっての「効率化」になるのです。

テレビでおなじみの池上彰さんはNHKの報道記者だったそうで、さすが文章もお上手。
ビジネス書ですがスイスイ読めますよ。

『Googleで学んだ 超速 パソコン仕事術 誰でもすぐに使える業務効率化のテクニック81』(井上真大 著)

皆さんのデスクトップには、どれくらいアイコンが表示されているでしょうか?
ふと気づくと、デスクトップはアイコンで埋め尽くされている……!なんてことはありませんか?
なんと著書のデスクトップは“ゴミ箱”と“ショートカット”が1つあるだけという、デスクトップミニマリストなんだそう。

デスクトップの整理術からお役立ちショートカットキーまで、パソコンの効率化アイデアが満載です。

私は以前、新人秘書さんの指導を担当をしたことがありました。
この本で覚えた知識をフル活用して「このショートカットキー便利だよ!」などと教えてあげたところ、とても喜ばれたのを覚えています。
今すぐにでも出来ることばかりなので、「明日会社に行ったらやってみよう!」という気持ちになりますよ。

秘書の皆さん、読んだ本の保管はどうしてますか?

私の場合、基本的には読み終わった本はすぐにフリマサイトで出品しています。
ビジネス書や小説は数時間で読めるので、購入したその日の夜に販売したり…。
新刊だと定価より300円引きくらいで売れることもあるので、それを元にまた新しい本を購入しています。

また、私は本棚の決まった棚に、読み終わった本を置いています。
そしてその棚がいっぱいになったら、古本屋などで本を売ることもあります。

古本屋にも良い本がたくさんあるので、結局また本を持って家に帰ることになるんですけどね……(笑)。

まとめ

業務効率化というと、「よしやるぞ!」と勢いをつけて取り組まねば……という気持ちになるかもしれません。
でも、ショートカットキー1つ取り入れるだけでも効率化の1歩なんです。
他にも、よく探してしまうものを、探さなくてすむ場所に配置するのも立派な効率化に繋がります。

続けているうちに、1年で数十時間以上の時間を削減しているかもしれませんよね。
削減するということは、新たな時間が生まれているということ!
その分自分の好きなことをするための時間や、価値ある時間を手に入れることができます。

少しでも快適な時間を過ごせますように…。
秘書の皆さん、今日もお疲れさまです!

まりこ

秘書っぽい仕事から、秘書っぽくない仕事まで、何でもやる院長秘書です。総合職→事務(営業・人事・受付)→秘書(企業)→秘書(病院)と、これまで色々な企業を渡り歩き、色んな方にお会いしました。
昨年、秘書検定1級・準1級・2級を取得。資格取得の楽しさに目覚め、1~2か月に1回は何らかの資格を取る資格マニアと化してます。
好きなフレーズは、‟整理整頓”‟効率化”‟なんとかなる”です。

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