秘書のみなさん、こんにちは。いとです。

「今、話しかけていいタイミング？」
「あれ、問題なかったかな？」

秘書として働く中で、こんな思いを抱いたことはありませんか？

上司の表情を伺い、タイミングを測り、言葉を選び、空気を読み続ける。
1日中アンテナを張り続けて、夕方には心身ともにクタクタ……なんてことありませんか！？

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秘書の「空気読み疲れ」の正体とは？

秘書の仕事は人に合わせたお仕事ですよね。

常に相手に合わせたコミュニケーションを取る。
この見えない努力が、心を静かに消耗させていくことがあります。

さらに、秘書のコミュニケーションには「正解」がありません。
同じ報告でもある日は喜ばれ、別の日は「今じゃない」と言われる。

この不確実性が「また失敗するかもしれない」という不安を生み、過剰な気遣いへとつながっていくかもしれません。

「察する」ことを意識しすぎるあまり、誤解や手戻りが起こることもあります。

私自身、責任感をもってしようとすればするほど、大きなミスとなって現れることもありました。
「勝手になんでもしようとしないで！」と先輩にお叱りを受けた時は、本当に凹みました。

でも、空気を読む負担の多くは「確認する」という行動で大幅に軽減できると思うのです。
確認することは、相手に責任を渡すことではありません！

今回は、クタクタに疲れ切っていた私が、試行錯誤の末にたどりついた方法をご紹介していきます！

空気を読まずに確認する「魔法のフレーズ」

私が実際に使っていたフレーズをご紹介します。
よかったら、みなさんの状況に合わせてアレンジしてみてください！

①タイミングの確認

「今、1分だけよろしいですか？」
「お急ぎでなければ、15時に改めて伺います」
「緊急度は高くないのですが、今日中に確認したいことがあります」

これらのフレーズの共通点は、相手に判断を委ねていること。

「今話しかけていいかな？」と悩む代わりに、相手に準備や選択をしてもらっちゃいましょう！
「どうぞ」といってもらえたら、安心して話を続けられますよね。

②曖昧な指示の言語化

「いい感じにしておいて」
「適当にお願い」

こうした指示に、どう対応すればいいか悩んだ経験はありませんか?

「例えば〇〇のようなイメージでしょうか？」
「前回の△△のような形式でよろしいですか？」
「大枠を簡単に作成した上で、方向性の確認をさせていただいてもよろしいでしょうか？」

などと、具体例で確認する習慣をつけると、完成後に「イメージと違う」と言われるリスクが大幅に減りますよ。

せっかくの作業が無駄になるのは悲しいですよね。
それよりは確認の段階で「ちがうよ！」と言われておいたほうがずっとマシ！
勇気をもって聞いちゃいましょう。

③判断を共有する

これは、私が1番効果を感じた方法です！

「〇〇のように進めようと思いますが、よろしいでしょうか？」
「××と判断しましたが、問題ないでしょうか？」
「通常は〇〇ですが、今回は特別対応が必要でしょうか？」

自分の思考を可視化することで察する負担を減らしてみました。
これが、空気読み疲れを軽減する上で、最も効果的な方法でした。

「えっ？さっきの指示、どういうこと？」というモヤモヤを持ち帰っても、その後で頭の中がグルグルしてしまうだけ。
えいや！と当たりをつけて、まずはそれを表現してみましょう！

最初は怖かったのですが、全然違う場合にも、考えを見せることで必要情報を回収しやすくなりました。

数ヶ月後には「〇〇で進めておきました」と事後報告できる案件も増えていったんです。
これらのプロセスが、上司との信頼関係を作っていくのだと実感しました。

④優先順位の確認

「複数の依頼が重なっており判断に悩んでおります。恐れ入りますが、優先順位をご指示いただけますか？」
「今日は〇〇に注力し、△△は明日でよろしいですか？」

優先順位の判断を1人で抱え込まず、共有することで、精神的な負担が軽くなりましたよ。

誤った優先順位で進めてしまうよりも、判断を仰いだ方が安心ですよね。
上司にしか分からない優先順位ってきっとあるはず。
こちらも思い切って聞いてしまいましょう！

「確認する文化」を作るコミュニケーション

確認したり、質問したりすることが肯定される文化や空気感があればとっても安心ですよね！

そんな文化を自ら作っていけるように動いていくのもオススメですよ。

最初に期待値を合わせる

新しい上司のもとで働き始める時、または新しい業務を担当する時には、私はこのように伝えるようにしていました。

「慣れるまで確認が多くなるかもしれませんが、正確に進めたいため、初めは質問が多くなるかと思います。ご容赦いただければと思います」

この宣言をしておくだけで、「また質問して申し訳ないな……」という罪悪感が大幅に減ります！
未来の自分のためにも、初期の段階で伝えてしまいましょう。

定期的に簡素化を提案する

確認する文化を作ることは大切ですが、確認が増えすぎて負担になっては本末転倒ですよね。
私は定期的に、こんな簡素化を提案することもありました。

「いつも通りのことは、ご連絡を省いてもよろしいでしょうか？それとも継続した方がよろしいですか？」
「今後はこちら同様に進めてもよろしいですか？」

こうした提案ができるようになると、秘書の裁量が増え、それに伴って上司の負担が減るはず！
お互いにとって快適な関係が築けるように思いますよ。

質問することへの罪悪感を手放す

毎日忙しい上司や先輩に「こんなことで時間をもらったら申し訳ないな……」
そんな風に考えて質問を躊躇してしまう気持ち、とっても分かります！

でも、それはもしかしたら不必要な「罪悪感」なのかも！？
以下のように考えて、発想の転換をしてみるのはいかがでしょうか。

「確認」から「提案」へ──質問を前向きに変換する

「質問していいのかな？」という罪悪感は、「迷惑をかけたくない！」という誠実さから生まれていると思うんです。

でも、質問は相手の意図を正確に理解しようとする行動のはず！
それを「提案型の質問」に変えるだけで、相手にもポジティブに伝わりますよ。

質問は、仕事に真摯に向き合っている証拠ですよね。
罪悪感を手放していきましょう！

私が心がけていた効率的な質問の仕方

×「どうしたらいいですか？」
→ ○「A案・B案がありますが、どちらがよろしいでしょうか？」

×「これ、しなくてもいいですか？」
→ ○「こちらの工程を省略するとスピードが上がりそうですが、問題ないでしょうか？」

「答えをもらうための質問」ではなく、「より良く進めるための質問」に変える。

こうやって考えると、罪悪感なく確認できるのではないでしょうか。

完璧な空気読みは不要。必要なのは「伝える勇気」！

空気を読みすぎると、あなた自身が消耗してしまいますよね。

完璧を目指すのではなく、「伝える勇気」を持ち、課題を共有すること！
これが、長期的に信頼関係を作る秘訣だと実感しています。

空気を読む力は、秘書にとって大切なスキルです。
でも、読みすぎは禁物。

「察する」から「共有する」へシフトして、あなたの責任感ある態度をもっと楽に活かしていってほしいです。
より多くの秘書さんが空気読み疲れから少しでも解放されて、快適に働けるようになったらうれしいです。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです。