コミュニケーション上手な秘書は、良いことずくめ!

秘書のみなさん、こんにちは!Sayakaです。
今日は職場でのコミュニケーションについてお話したいと思います。

秘書という仕事は、周囲の人と上手にコミュニケーションが取れると仕事の質が何倍も向上すると思います。
上司や周りとのコミュニケーションをどんな風にしているのか、今回は私の体験や気を遣っていることなどご紹介したいと思います!
ぜひご参考にしてみてください。

秘書にとって一番大事な、上司とのコミュニケーション


上司とのコミュニケーションは常に一番に!!ですね。笑
そして、量は少ないよりは、もちろん多い方が良いと思います。

昔、秘書になりたての頃、その当時の上司に遠慮して「上司も忙しそうだし、確認はまた明日でいいかなぁ~」と先延ばしにしてしまったんです。
そんな時に限って、運悪くその予定が変更されていたらしく、ギリギリで大慌てしたことがありました。

時間があるなら対面でCatch up、緊急だったらチャット、まとまった用件はメールで箇条書き、などなど…。
秘書は手を変え品を変え、確認事項があれば小さなことでも溜め込まずに都度対応です!

私の現在の上司は割と心配性な性格なんです。
そんなこともあり、上司の方から「僕は君からのメールやチャットは必ず見るようにしてるから、用件をちゃんと書いてくれてたらすぐに返事するよ!」とおっしゃってくださいます。
実際、私のメールやチャットへのリスポンス率は早くて確実です。

そんなありがたい上司の対応に応えるため、秘書である私もいつも気を引き締めて対応するようにしています。
上司が優先順位をつけて自分に対応をして下さるのですから、焦らず、迅速に、キチンと報告しなければ!と日々反省と改善を繰り返しています。

みなさんももし、上司となかなか意思疎通できないとお困りでしたら、「対面の週1回のCatch upは必須、チャットは緊急時、メールには重要事項を書く、秘書からの連絡は優先的に見てほしい」というように、上司と秘書のルールをあらかじめ取り決めておくといいかもしれないですね。

秘書の上手な職場でのコミュニケーション

客観的にみて「秘書」って、「上司の一番近くでお世話する人」なので、周りから一目置かれたり、敬遠される時もありますよね。笑
もちろん、私たちは機密事項を扱う立場なので、他の社員と心を開いて何でもかんでも話す、というコミュニケーションは厳禁ですよね。

でも、職場のコミュニケーションは上司のサポートにもつながります
では、どんなことに気を付けたらいいでしょうか?

キーマンを見つける!

新しい上司に付いた時、一番初めにすることは「キーマン探し」
上司の上司やその秘書さん、連携している部署、よく会議するお相手、大事な会議の中心人物、上司が仲の良い人、上司が信頼している部下、あまりお好きじゃない人、などなど…。
上司が知りたい、話したいという人物やその秘書さんとは積極的にコミュニケーションを取り、信頼を得て味方になってもらうことが大事!

笑顔と挨拶

朝の「おはようございます」、違う部署に行けば「お疲れ様です」、上司や部署メンバーの外出時には「行ってらっしゃいませ。お気をつけて」とご挨拶するだけで、その後のコミュニケーションが違ってきます。
そこに笑顔を添えると、また周りの反応は変わります。

秘書はどうしても孤独になりがちです。
でも、こちらから挨拶をしたり、笑顔で会釈するだけで「あ、フレンドリーに挨拶してくれる秘書さんなんだ!」と好印象を持たれます。

もう少し言葉を足すなら、「お元気でいらっしゃいますか?」「いつもお世話になっております。ありがとうございます。」など、相手を気遣ったり感謝する言葉を添えると(メールでも効果有り!)これをきっかけに、急に話しかけられたり、有益な情報を教えてくれることもよくあります。
まずはこちらからオープンマインドですね。

積極的に質問してみる

分からないことがあったら、素直に質問することでコミュニケーションのきっかけになります
「教えてください!」と言って、拒否する人はほとんどいないでしょう。
そして、それが相手の得意分野だと、びっくりするくらい真剣に親切に教えてくださいますよ。

私自身は質問するのが好きです。
自分で調べるよりも早くて確実だし、初めての作業、初めてのやり方、などは素直に「分かっていない自分」を認め、どんどん質問をします。
(※無駄に何度も質問しないように書き留めるノートは必携)

質問のコミュニケーションの中で、相手のお人柄も把握することができます。
親切な人、怖い人、せっかちな人、気が合いそうな人…、それはとっても有益な人脈になり、秘書としての私のブレーンになってくれます。

会話以外のコミュニケーションも気をつけよう!


コミュニケーションというと会話をしているイメージですよね。
私は人見知りしないタイプなので、初対面の方ともすぐお話しできますが、苦手な方ももちろんいます。
ではそんな方にはどうすればいいでしょうか?

それは、キチンとした態度で仕事することです。
例えば、メールや対面でも挨拶をちゃんとする、適切な言葉使いをする、頼まれごとや約束を確実に守る、そんな誠実な姿勢を見せるだけで自然に会話ができるようになると私は思っています。

お話が好きでない方もちゃんとこちらを観察しています。
自分が誠実に仕事をすることで、「この人は信用して良い人だ」とこちらの誠意を受け取ってくれるはず!

以前に役員秘書として入社した会社で、その会社の社長秘書さんに初めてご挨拶に行きました。
私は自分を知ってもらおうとペラペラと話したのですが、全く相手にされず撃沈しました…。

でもその後、ご一緒にお仕事する中で、私の仕事に対する前向きさや熱心さを理解していただき、いつからともなく急に仲良く話しかけて下さるようになりました。

こんな時はいつも映画「プラダを着た悪魔」を思い出します。
鬼編集長のミランダが主人公アンディの仕事ぶり見て心を許すシーンがあります。
言葉だけではダメ、誠実な態度を!

誠実な態度を崩さなければ、きっと気持ちは通じるはず!

コミュニケーション上手になって、楽しい秘書ライフを!

さていかがでしたでしょうか?
機密性も守りつつ、円滑なコミュニケーションが求められる秘書は本当に特異な立場だと思います。

社員からは謎の存在と思われることもしばしば。
しかし、多くは語らずとも、上司のことを一生懸命サポートしている私たちはきっと社内のみなさんから理解を得られていると思います。

忙しくても笑顔を忘れずに、躊躇する状況でも一歩踏み出して質問する勇気も忘れずに!

秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

Sayaka

営業職で培ったコミュニケーション力で、外資・日系の大手企業の秘書・アシスタント業務に従事してきました。現在は外国人上司の秘書兼グループアシスタントとして勤務中♪

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