秘書さん同士の座談会レポート!~もっとも時間のかかる秘書業務ってなんですか!?~

秘書のみなさん、こんにちは。

先日、Hisholioを愛読していただいている秘書さんたちによる「秘書さん同士の座談会」を開催しました!

前日までは台風が接近して大荒れだった東京都内。座談会が始まる頃にはとってもよく晴れて気持ちの良いお天気に!さあ、どんな秘書さんたちとどんなお話しになるか……。編集長と副編集長も期待に胸が高鳴ります!

当日お集まりいただいた秘書さんは総勢6名。
みなさん業種も秘書歴も、秘書になったきっかけもさまざま。
そんな秘書さん6人で、業務に関する3つのテーマをもとにトークを繰り広げてもらいました。

秘書であれば、きっと深く共感いただける秘書さんのリアルな本音が次々と明るみに!
さて、どんな内容になったか……。最後までぜひお読みください!

テーマ①最も時間を割いている秘書業務は!?

編集長:みなさん、今日はどうぞよろしくお願いします!今日は秘書室向けの業務システムOliveの開発・提供をされている株式会社シーエーシー様からのご依頼がきっかけの座談会なんです。秘書さんのためにシステムを開発してくださってるなんて、ちょっと感激ですよね!

今日はそんな株式会社シーエーシー様から「秘書さんのお仕事の様子を知りたい!」とのご希望で開催することになりました。みなさん、普段の様子を忌憚なく教えてくださいね!

一同:よろしくお願いします(初対面の秘書さん同士、まだまだ緊張感が残ります)

編集長:ちなみに、今日のメンバーの中でOliveを使っているよ、という方いらっしゃいますか?

はるこ:はい!弊社では数年前からOliveにとってもお世話になっています!

編集長:そうでしたか!では、ほかのみなさんはOlive以外のシステムをお使いですね。そんなお話もぜひ聞かせていただければと思います!

編集長:さて、早速本題に入っていきますね。みなさんが、いま1番時間を割いてる秘書業務ってどんなお仕事ですか?

はるこ:私はスケジュール調整ですね。私の上司はお忙しいので、朝早くからずっと会議なんです。翌月の予定は前月の時点で98%ほど埋まっている状況です。それなのに、そこに緊急な依頼が入ることが多々あって……。そういった急な予定を差し込もうとすると、かなりの時間を要してしまいます。

編集長:そんなときはどうしてるんですか?

はるこ:社内の会議をずらしてずらして……。スケジュールのパズルに四苦八苦してしまいます(笑)。

あゆみ:わかります!リスケを繰り返すと自分がしてきたことが無意味だったのでは、と不毛な気持ちになってしまうときもありますね……。本当にパズルのような調整が多いですね。1日中スケジュール調整で終わってしまう日もあります。

ーースケジュール調整のどういった部分に時間がかかるんでしょうか?

あゆみ:Outlookを使っていますが、人数の多い会議は全員が都合がつくタイミングが見つけられないことがあります。そういうときは各人に電話をしたりして時間を作ってもらえるよう直接交渉していると、どうしても時間がかかってしまいます。

みか:私の会社の場合、私個人はOutlookを使っているんですが、上司はスケジュールを紙で管理しています。それ以外の役員や社員はほかのシステムを使っているんです。その3つのシステムを見合わせながら調整するのに時間がかかってしまいがちです。

一同:紙で管理してる(笑)!!

やす:今まで上司に紙でお出ししていた習慣を急にやめるというのは難しいですよね。

みき:私の上司はOutlookも見てくださるんですが、最終的にはご自身の紙の手帳なんですね。なので、Outlookを変更しても、上司には直接スケジュール帳を指差して「ここが変更です」とお伝えするようにしています。

このように「スケジュール調整に時間がかかる」という声が多くあがりました。
そんな秘書のみなさんが日頃使われているツールは多種多様で、Googleカレンダー、Outlook、紙の手帳や、秘書さんが自作したスケジュールペーパーなど、さまざまでした。
そんななか、Oliveを使用している、はるこさんからはこんな声も。

はるこ:うちの会社は秘書室全体でOliveを導入して使用しています。Oliveは設定した期間内で複数名のカレンダーから共通の空き時間を検索できるんです。そのツールのお陰でずいぶんスムーズになりましたね。会議の参加者と期間を選択すると、全員の都合のいい日時が出てくるんです。また、お客様の登録もできてそれを社内の秘書同士で共有できるんです。過去にお会いした履歴がぱっと見られるので、お客様のご来社前に上司に「この方とはいつお会いされてますよ」と言うことも簡単にできるようになりました。

編集長:みなこさんはいかがですか?

みなこ:私は執行役員の秘書なのですが、社内の全役員が出席する会議を開く際にはまずトップ4役の予定をそれぞれの秘書さんからいただきます。そして、その日時に他の役員が合わせるような流れで調整をしていくんです。トップ4人の秘書さんたちはみなさんご多忙。いつも候補日を出していただく作業をお願いすることを心苦しく思っています。Oliveだと自分の上司だけでなく、他の役員の予定も見ることができるんですか?

はるこ:役員が大人数でも全員の予定をパッと見ることができて便利ですよ!

みなこ:私の会社はGoogleカレンダーを使っているんですが、役員によって閲覧できる内容のレベルが違っているんですよね。予定の中身まで閲覧できる方もいれば、予定が入っていることだけは公開している、という方もいます。

編集長:うーん……役員のスケジュールをどこまで公開するのか、全社でルールを設けるのは難しいですよね。はるこさんの会社の場合はどのうにルールを決められたんですか?

はるこ:当時のマネージャーが「情報を見せ合おう!」と。「秘書なのだから役員の情報を知ることは仕事の一環!」という話になりました。その代わり、上司の役職に合わせてセキュリティのレベルを変えて、「閲覧だけのグループ」「仮押さえができるグループ」「確定までできるグループ」というように秘書をグループ分けしました。

テーマ②面倒で後回しにしたくなりがちな秘書業務は!?

編集長:では、このへんで話題を変えまして。みなさんが仕事をしている中で、「1番面倒!」「1番後回しにしたい!」という業務ってなんですか?

あゆみ:(間髪入れずに)はい!経費清算です!!

一同:わかる〜〜〜〜!!

あゆみ:わかります!?私ももっと効率のいい方法はないものか模索している最中で。みなさんはどういうふうに上司から領収書やICカード(電車)の履歴をもらったり確認したりしてますか?

みき:私の場合、上司には「出張先からでも、とにかくすぐ領収書の写メを送ってもらう」ようにお願いしています。個人のものか会社のものか、混乱することがなくなりますし、紛失防止にもなりますよ。

みか:私は自分がついている上司以外の経費清算もしているので、量が多くてちょっと大変かも。土日に利用したものやプライベートのものを省くようにするのもなかなか面倒で……。

一同:省くの時間かかりますよね〜〜!!

編集長:経費清算はみんな面倒を感じてるんですね。他に、面倒だと感じる業務ってありますか?

みなこ:やっぱり会食のお店を手配することですね。上司によって、お店のこだわりも会食の予算も異なるところが難しいんです。お店選びの参考に、社内の色々な部署の人にオススメを聞いているんですが、いつも悩ましくて……。

みき:わかります!会食のお店選びは私もつらいなと思う時があります!ネットの口コミを読んでどんなお店がいいかいつも調べているんですが……大事なお客様をご招待するわけですし、駅からの道が狭かったり通りにくかったりしないかな、というところまで配慮するように心がけています。でも、そこまで調べられるツールってなかなかないんですよね。

みか:私の上司はいつも同じところに行くことが多いんです。秘書として新規のお店の提案もしたいんですが、同じお店がお好きなようでなかなか提案が通らず……。ご自身で行って良かったお店を教えていただけるので、そのお店をリストに加えるようにしています。本当は私の提案したお店も使ってほしいところではあるんですが……。

一同:お店選びをしなくていいなんて!なんてうらやましい上司(笑)!!!!!

ーーやすさんはどんな業務が面倒だと感じますか?

やす:私は電報ですね。情報をただただ間違えないように転記だけをしていく単純作業が面倒だと感じます(笑)。あとは社長個人としてお付き合いがなかったとしても、会社としてのお付き合いがある場合、担当部署の方に「この方への電報は必要ですか?」と確認をしないといけないこともあって……。その作業を面倒に感じることがあります。

編集長:電報と言えば、みなさん御礼状も大変なのでは?

一同:それは大変ですよね〜〜!!

はるこ:先日、私の上司の昇進が決まった際、ありがたいことに500通ぐらいのお祝いが届いたんです。御礼状をお出しする際、上司のお知り合いの方には上司自らがひとこと書きたいとおっしゃるのでその手配もしました。さすがに500件の御礼状へのコメントで上司も腱鞘炎になりそうでした(笑)。

やす:あと、御礼状などを封入するための封筒印刷も面倒くさくないですか?前職ではWordで作ったデータをそのまま印刷できたのですが、今の会社で使っているソフトが不便で困っています。名簿から綺麗なフォーマットでダイレクトに印刷できるといいなと思っています。あと、封筒印刷はすぐプリンターが詰まってしまいますし……。

一同:詰まるよね!!!(笑)

やす:御礼状もそうなんですが、封筒印刷はさらに面倒に感じます……。でも、今はたまに御礼状をPDFにしてメールで送ることもありますよね。

みき:御礼状の関連で言えば、株主総会の準備も大変ですよね。役員人事が可決されたらすぐに人事異動のお知らせを発送できるよう、何百通も準備をしておくことにとっても苦労します。今はもう6月だから準備しなきゃと思うと……頭が痛いです。

はるこ:私の会社は、株主総会後のご案内は段ボールで4箱分ぐらい用意しますね。しかも自動で三つ折りにしてくれる機械に枚数制限があって……すべて手で折っているんですよ。

一同:えー!それは大変……!!

やす:最近は株主総会後に郵送することをやめた会社も多いらしいですよ。確かにホームページやIRのサイトで告知をするわけですし、株主の皆様に対して失礼には当たらないのかもしれませんよね。

編集長:確かにそれはいいですね。紙との格闘はなくしていきたいよね。

テーマ③「こういうところIT化できたらいいのに!」と思う秘書業務は!?

編集長:いろいろと話題に出てきましたね!電報や御礼状もそうですが、「こういうところがIT化されたら便利になるのに!」という業務ってありますか?

はるこ:もうそれは手土産ですね!先日、コロナ後に赴任した後輩秘書に「はじめて手土産を選ぶのですが、どう選んだらいいですか?」と聞かれたんです。そこで「私は手土産を買いに行く時、その百貨店のフードフロアをぐるっと回って目ぼしいお店のパンフレットをとってきたりしている」と伝えたんですね。そしたら後輩秘書に「アナログですね。こういうことはシステム化できないんですか?」と言われてハッとしました。

あゆみ:前任の秘書さんから引き継がれるものもあるけど、色々なお店が目まぐるしく出てくるから大変ですよね。上司は良いものをご存知なので、日々アンテナを張り巡らせてエクセルで管理するようにしています。ぐるなびの「接待の手土産」も参考にしているんですが、15個入りの商品がほしいのにその数だけ売り切れていたりして悔しい思いをすることもあります(笑)。

一同:売り切れ、あるある!!

あゆみ:だから新しい手土産も含めて色々な情報がひとつの場所に集約されていたらいいのになって思います。

はるこ:そういうサービスがあると便利ですよね。秘書室のみんなでどんな手土産が良いかリスト化もするんですが、文字だけで見てもどんなものなのかわかりづらくて……。商品やパッケージの写真で管理できると理想ですね。

編集長:みなさんの上司やお客様はどういう手土産をお好みになるのかしら?

あゆみ:やはりグレードが高いものが喜ばれますね。大事なお客様へは銀座のお店を選んだり、G7で使われたものを差し上げたりすれば間違いないことが多いです。

みなこ:G7で選ばれたところは手提げ袋も綺麗ですよねー!

みき:しかもお渡しするお相手から以前に手土産をいただいたことがあるときは、同等のものをお渡ししないといけないから悩みどころですよね。

みか:手土産は、私が知らないものは紹介しないと決めてます!上司にも絶対試食してもらいますね。

はるこ:同じです!私も手土産に良さそうなものを見つけてきたときは、上司と私用に1つずつ買ってきて、2人で試食して判断していますよ。

ーー手土産情報を共有できたり検索できれば便利ですよね!

やす:あとは、お客様の面会履歴の記録もIT化できたらいいなって思います!

あゆみ:ああ〜〜〜!!(同感)

やす:まずはOutlookにスケジュールを入れて、次に名刺管理ツールの『Sansan』でお客様情報を検索して面会の内容を入力するんですね。そこからさらに面会履歴リストのエクセルにも記入をして……と、同じ情報を3つの場所に入力しないといけないんですね。しかも5人のお客様がいらっしゃる場合は『Sansan』は5人分を検索して入力しないといけないのが手間ですね。「どこか1箇所で管理できるようになれればいいな」って思います。電報と同じく、とにかく転記はいやなんです……(笑)。

一同:また転記!!!!(一同爆笑)

はるこ:転記が嫌なのわかりますよー(笑)!私も前は転記にすごく時間をとられていましたから!Oliveを導入する前は、会社に来訪されるお客様の管理をするのもひと苦労でした。まずは受付の方のため社内のイントラネットに記入するんです、その次はOutlookに……とお客様の来訪ひとつとっても、色々なツールへの転記転記の嵐が起こっていました。でもOliveを導入してからはその嵐から解放されました。
さっきから、私Oliveの回し者みたいですね(笑)でも本当に便利なんですよ。

宴もたけなわ!楽しい座談会になりました!

秘書のみなさん、改めましてこんにちは。副編集長のちよです。「秘書座談会」はいかがでしたでしょうか?
みなさんのリアルな本音に、「うちの会社でもあるある!」と共感することも「他の会社ではそうなの!?」と驚くこともきっとありましたよね。

色々な業種の秘書さんが集まって、ざっくばらんに業務の話をする中で感じたこと。それは「秘書さんはみんな日々、人知れず多くの仕事に奮闘していること!」そして「業務のIT化がもっと進むとイキイキ楽しく仕事ができそうなこと」でした。

最後に、秘書室向けの業務システムOliveについてご紹介いたしますね!
はるこさんの会社では既に導入されていて、日々の業務がかなり楽になったという声もありましたよね。(Oliveを使っていることは知っていた上ではるこさんにも来ていただいたのですが、こんなに活用されているとは私も当日初めて知りました!)

Oliveは、秘書業務をより便利に、より快適にしてくれる!

グループウェアは数あれど、Oliveは唯一「秘書の視点で使い勝手がいい」業務ツールなんです。

今回の座談会でもあったように、秘書業務は本当にありとあらゆる情報を取り扱いますよね。スケジュールはもちろん、顧客管理から配車、会議室、慶弔贈答、会食場所まで、ありとあらゆる情報をOliveひとつで管理することができちゃいます。

情報を一箇所に集約することでご自身の業務のムダが減るだけではなく、社内での情報共有もスマートになって、会社全体で業務の効率化ができます!

はるこさんのお話を見て、「Oliveが気になった!」という方は、ぜひこちらから株式会社シーエーシーさんにお問い合わせくださいね。
あなたの会社にすぐ駆けつけて、実際の画面を見せて説明してくださいますよ。

Oliveの詳細はこちら

最後に、座談会にお集まりいただいた6名の秘書さん。そして今回の場を設けてくださった株式会社シーエーシーさん、ありがとうございました。

すべての秘書さんがイキイキと働けるように、これからもHisholioではこのような企画を実施してまいります。どうぞお楽しみに♪

安永 ちよ

Hisholio編集部技術メンバー。デザインや技術的なことを担当しています。

秘書経験はないのですが、Hisholioで培った経験を活かし、秘書の皆さんに役立つ情報をお届けできればと思います!

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