秘書のみなさん、こんにちは！ Emilyです。

今回、Hisholioでは株式会社商船三井の秘書チームのみなさんにインタビューを実施！
同社で昨年の10月に開催された、役員秘書向けの2日間にわたるワークショップについてご紹介しました。

このワークショップは、ただの研修ではなく、役員秘書さんたちが自信を持ち、積極的に業務に取り組むための成長の場となったそう。
秘書としてのスキルアップはもちろんのこと、参加者たちの心に新たな絆が生まれるきっかけにもなったんです！

どのようにしてこの2日間にわたるワークショップが実現したのか、そして参加した秘書さんたちがどんな成長を遂げたのか？
企画段階から実施までの裏話や事務局の想いを交えて、イベントレポートにまとめました！

当日イベントにご参加いただけなかったみなさんも、ぜひご覧ください！

インタビュイーのご紹介

ご登壇いただいたのは、株式会社商船三井 秘書チームのみなさん。

秘書・総務部長 片岡 正一 様
秘書・総務部 秘書チームリーダー 大加瀬 裕美 様
秘書・総務部 秘書チーム　窪田 綾子 様

こちらの3名の方々が中心となって、大成功のワークショップが開催されたそう。
その裏側や想いをたっぷりお伺いしました！

ワークショップ開催のきっかけ

グローバルで活躍する役員のパフォーマンスを最大化するためには、“攻めの秘書”として成長する必要がある

「秘書さんたちがただ業務をこなすだけではなく、役員と並んで戦える存在になってほしい」という思いがこのワークショップの根底にあったそうです。

また、秘書室ではなく各事業部に配属され、孤独に秘書業務をこなしている多くの事業部付き秘書さんにとって、孤独感の解消や他部署の秘書さんとの連携も重要な課題として挙げられました。

このワークショップは、スキルアップを目指すだけでなく、社内の秘書さん同士の絆を深め、孤独感を解消するための場としても重要だったんですね。

開催への道のり

このようなワークショップを開催しようと企画が動き出したのは、昨年の春。
商船三井さんでは以前から役員秘書向けの勉強会や座談会を開催していたものの、もっと全体的に業務の質を向上させるためには、もう一歩踏み込んだ取り組みが必要だと感じていたそうです。

そこで、初めての試みとして、2日間にわたるワークショップを開催することが決定しました。

このワークショップを実現するために、まずは成功した研修プログラムを持つ企業に話を聞きに行くことにした事務局メンバー。
その中で、以前から講習のあった企業の秘書研修が非常に効果的であったことを知り、同社の協力を得ることが決まったとのこと！
外部からの力強い協力も得て、商船三井の秘書さんたちに向けたプログラムが完成しました。

他社に情報を取りに行くことがとても重要だと実感した

と、大加瀬さんは語ります。

日ごろから外部の方々と交流することを心掛けていたことが今回の成功に繋がったんですね。
他社の成功事例を取り入れつつ、自社に合った形でワークショップを実施することが、成功のカギを握っていたのですね。

ワークショップ初日

ワークショップ初日、参加者はオリエンテーションを受けた後、DiSC理論に基づく講義を受けました。

DiSC理論は、人々の行動や性格を4つのタイプに分類し、それぞれに適したコミュニケーション方法を学ぶもの。
この理論を通じて、秘書さんたちは自分自身や役員とのコミュニケーションにおける問題点を理解し、改善するための方法を学ぶことができたそう。

役員に対して苦手意識があったけれど、DiSC理論を学んでからは、タイプが違うことを理解することで、よりスムーズにコミュニケーションが取れるようになった。

自分のコミュニケーションスタイルを知り、役員との関係を改善するための方法を学んだことで、秘書さんたちの中に変化と自信が生まれたようです。

ワークショップ2日目

ワークショップの2日目は、より実践的な内容が展開されました。
参加者たちは、日々の業務の気付きをまとめた「ノウハウカード」を使って、具体的な課題に対する解決策を共有！
自分たちが抱える課題に対して積極的に意見を出し合い、スキルアップを図りました。

議論では意見が活発に飛び交い、大盛り上がりだったそう！
普段1人で悩んでいた秘書さんたちの孤独感が解消された瞬間ですね。

そして、ワークショップのクライマックスは、役員から秘書さんたち1人ひとりに贈られた「期待カード」でした。

役員たちは、秘書さんたちの日々の努力に対する感謝とともに、これからの成長への期待を込めたメッセージを送りました。
その一例がこちら！

4月1日の役員就任初日から密着伴走、心から感謝しています。
私の思考回路を読み切った〇〇さんの3歩、4歩の先回りは日々驚きであり、同時に私にとっての学びでもあります。
またスケジュール調整や手配関係で私が不安や疑問に感じた瞬間に、説明・補足のチャットメールを入れてくれる、顧客を含めた相手の気持ちを考えた心づかいなど独特の安心感・安定感があり、〇〇さんのおかげでやるべきことに集中できているように思います。
本当にありがとう。

普段は面と向かって伝えることが少ない感謝の言葉が秘書さんたちの心に深く響き、感動の涙が溢れたそうです。

過去のエピソードと感謝を具体的に書いてくださる役員が多く、秘書にとっては『あれは正解だったんだ』と思える答え合わせにもなった。正解が見えにくい秘書の仕事だからこそ、良い取り組みができたのではないかと思う。

そう窪田さんは語ります。
役員たちの言葉が、秘書さんたちのモチベーションを一気に引き上げた瞬間でした。

その後も継続する成長とコミュニケーション

役員からの期待カードを受け取った参加者たちは、目標設定シートを使って、1年後に目指す姿を明確にしたそうです。
ワークショップ後も、参加者たちはチャットグループで積極的にコミュニケーションを取りながら、目標に向かって進んでいます。

ワークショップが一過性のものではなく、継続的に成長するきっかけとなり、参加者同士の絆を深める場となったことがよく分かりますよね。

ワークショップ成功の秘訣

目的を明確にし、関係者全員にその意図をしっかりと伝えることが大切

そう語るのは、片岡部長です。

商船三井の秘書チームには、多くの情報や知識が蓄積されており、それをグループ会社全体に共有できるようにオープンにしたいという強い思いがあったそうです。
そうした目的をしっかり伝えられれば、必ず賛同は得られるとのアドバイスでした。

この取り組みは、秘書業務における効率化や質の向上に貢献するだけでなく、会社全体で知識を共有する文化を醸成する重要なステップであったことがよく分かります。

絆と成長の先に待つ未来

商船三井の役員秘書ワークショップは、単なるスキルアップにとどまらず、秘書さんたちにとって新たな絆を築く貴重な時間となりました。
秘書同士の連携が強化され、業務に対する自信と誇りにつながったこのワークショップは、きっと彼女たちの今後のキャリアに大きな影響を与えたはずですよね。

商船三井の秘書さんたちは、これからもこの経験を胸に、新たな挑戦へと進んでいかれることと思います！

さらに多くの秘書さんが成長できるように

実は、今回のイベントを企画してくださったのは、Hisholioが運営する秘書さんのためのキャリアアップスクール「EPカレッジ」の4期生のみなさん！

今回、商船三井さんのお話にもあった「秘書としてのスキルアップ」「孤独感の解消」は多くの秘書さんが抱えている課題でもありますよね。
商船三井さんの事例を聞いて「私も成長したい」「一生支え合える秘書の仲間が欲しい」と思った秘書さんは、ぜひEPカレッジの体験会にお越しください！

EPカレッジは、秘書に特化したカリキュラムで経営の知識を学べる唯一のスクール！
学びを通じて不安や悩みを解消し「攻めの秘書」としてキャリアを大きく成長させることができるんです。

Hisholioは、さらに多くの秘書さんが自信を深め、支え合える仲間とともに成長できることを願っています！

無料で体験会に参加する！