時短勤務で社長秘書をこなすコツと葛藤とは?

Hisholioインタビュー:岩田 絵里奈さん ~株式会社ENG 管理本部~


Hisholioインタビュー、今回は海外への中古車輸出事業を柱とする、株式会社ENGの社長秘書、岩田 絵里奈さんです。

先日まで産休を取得されていて、復帰してまだ5カ月という岩田さん。
産休前までは営業事務として活躍していらっしゃいましたが、復帰後に社長秘書に抜擢。
時短勤務ながら社長のサポート、総務業務、そして子育てまでフル回転の毎日!
マルチタスクをこなす秘訣と笑顔の裏の本音もお伺いしてきました。

産休復帰後、社長秘書に異動

―岩田さん、本日はよろしくお願いします!
今日はお仕事について、そして小さいお子さんがいながら働くことについてもお伺いできればと思います。まず、今の会社でご勤務されてどのぐらいになるんですか?

こちらこそ、よろしくお願いします!
入社して6年目になります。入社以来ずっと営業事務だったんですが、先日産休を取得しまして、5カ月ほど前に復帰しました。
復帰のタイミングで社長秘書に異動になったので、秘書としてのキャリアはまだ半年未満なんです。

―実際にやってみて、秘書業務はどうですか?

今は時短で働いていまして、毎日16時に帰社させていただいています。そのため、私が帰った夕方以降に発生する秘書業務については社内のメンバーに助けてもらっている状況です。
そういった意味で、会社にご迷惑をお掛けしているかと思うので申し訳ないと思うこともありますね。

あと、子供が1歳3か月になり、発熱など体調を崩すことが多くなってきたんです。そんな時には急にお休みをいただくこともあり、そこも心苦しい点ですね。

―なるほど。ちなみに、岩田さんが帰社された後、対応すべき業務が発生したらどうしてるんですか?

私の前任の方が社内の別の部署にいるので、会食の予約などが発生した場合にはお願いしています。
また、私は社内全体の受付として来客の対応もしているのですが、そこの部分は社内の派遣の方が対応してくださっています。
周りの方々が本当に良くサポートしてくださっているんです。

マルチタスクをこなす多忙な日々

―今はどんな業務を担当されているんですか?

社長と役員のスケジュール管理や海外出張の手配、会食のお店の手配も割と多いです。
社長以外にも、他に3名の役員のスケジュール管理も担当しているので、同時に調整の依頼がくるとあっという間に1日が過ぎてしまう気がしますね。

社長含め役員の方々も割とご自身でなんでもやってくださるタイプなので、なんとか回せている、という状況かと思います。
あとは、先ほどもお伝えした通り、受付としてお客様のご案内やお茶出しも担当していますし、総務業務も兼務しています。

―盛りだくさんですね!総務業務は具体的にどんなことを担当しているんですか?

総務としては備品の管理と発注、社内の清掃を担当しています。
本当は、社員のみんなから「社内のことは岩田さんに聞けばなんでも分かるね!」と思ってもらえるような存在になりたいと思っているのですが、復帰して日にちが浅いこともあり、まだまだこれからですね!

ちなみに、備品は私の管理が悪くて、よく「〇〇がもうないですよ」と言われることもありまして…。
これからどのペースで何がなくなっていくのかなど、しっかり管理していきたいと思っているところなんです。

-社長はどんな方ですか?

優しい方です!復帰後に社長秘書を任命された時には、正直自分に務まるのだろうかと不安もあったんです。
でも、私が突発的に休んだり、時短勤務であることを分かっていながらも秘書として受け入れてくださったわけですし、前向きにがんばってみようと思ってお引き受けしました。

今、5カ月経って社長との関係も良くなってきたと感じていますし、これからも努力していきたいと思っています!

時短勤務の社長秘書。そのコツと心の葛藤。

―秘書でありながら、時短勤務で働くって可能なのかな…って悩んでいる秘書さんって多いと思うんです。岩田さんはどのように工夫していますか?

私の場合は、会社が組織的に社員に助ける仕組みを強制しているのではなく、社員みんなが自発的に助けてくれる環境なんです。
その風土があるお蔭で、時短勤務の私でも社長秘書として成り立っていると日々感じています。
会社がそういう傾向の方々を採用している結果だと思うのですが、本当にみんな優しいんです!

先ほど、私が帰社した夕方以降は、前任の方や派遣さんにフォローいただいているとお伝えしたのですが、他にも営業部でも自ら助けてくれる方がいたり。とても働きやすい環境なんです。

―すごく羨ましい環境ですね!岩田さんとしては、サポートしてもらうことに葛藤はあります?

もちろん周りの人に負担をかけるのは申し訳ないな、と思っています。
みなさんメインの業務があるのに、私が休んでしまったり、不在の時には私の仕事を追加で請け負ってくれているわけで…。
そのせいで帰るのが遅くなったり、本業に支障が出ていたら本当に申し訳ないな、といつも心苦しく思っています。

でも現実として今は頼るしかないんですよね。なので、そこは素直に甘えさせてもらっているという感じです。

-ところで、お子様がいながら働く生活はいかがですか?

朝、病院に寄ってから出社するような日もあり、そんな時には体力的に疲れたなー、と思うこともありますね。
あとは、いつ保育園からお迎え依頼の連絡がくるか分からないので、携帯は肌身離さずです!常に緊張していますね。

そんな綱渡りの状況なので、社内で私しか分からない、私しか対応できない、というような業務を日頃から発生させないようにしています。

あと、復帰してからの5カ月間で試行錯誤した結果、夕食の買い物は朝が効率的だなと気づいたんです!
出勤前に自宅近くのスーパーで、冷蔵庫に入れなくても問題ない食料品を買ってから出社することもあります。
リュックにナスを詰めて出勤してます(笑)

役員の海外出張手配で大きな失敗!

―確かに効率的ですね!話は変わりますが、岩田さんは秘書としての失敗談ってあります?

まだ秘書としては5カ月という短い期間なんですが、一度、大きな失敗をしたことがあって…。
役員のマレーシア出張の際に、現地のホテルを予約したんです。
どこのホテルにするかは指示があったので、何も考えずにネットで予約完了したところ、なんとマレーシア国内にまったく同じ名前のホテルが2つあったんです。
別々の都市にあるホテルだったんですが、しっかりと確認せずに、出張先となっている都市とは違う方のホテルを予約してしまっていました。

当日、運良く空室があったこともあり、その場で役員がご自身で対応してくださって事なきを得たそうですが、その日の夜にメールがきて「ホテルに予約がなかったんだけど、日にち間違えたかな?とりあえず空室があって宿泊できているから大丈夫だよ」と言われました。
メールを見た瞬間は本当に焦りました!

ちなみに、元々予約していた別の都市のホテルはキャンセルできず支払うことになったので、経理にひたすら謝りました…。
本当に優しい役員の方でまったく責められなかったことに感動しましたが、忘れられない失敗談です。

私は英語が苦手なこともあり、都市名の違いなどパッと見ても気が付けなかったんですよね。でも、その役員の旅程をしっかり把握しておけば、未然に防げたと思って反省しています。
それからは、指示に対して何も考えずに作業するのではなく、もっと広い視野で全体像をとらえながら対応するように心がけています!

家事と業務の意外な共通点

-今後、秘書をやってみたい方へのメッセージやアドバイスはあります?

私がもらいたいぐらいですが(笑)
自分メインではなく、上司がメインとなる仕事なので、「サポートしていく」という気持ちがすごく大事だと思います。

そういう意味で、家の中で母としてこなしている家事と、社内での私の業務って割と共通点が多いな、と最近感じています。
例えば、社長の会食のお店の予約は「社長がお客様とご一緒するなら、きっとこういう席が良いんだろうな」と想像しながら対応しています。
一方で、子どもと一緒の時には「このお店なら子連れで行けそう!」と考えたり。もちろん内容は大きく違うのですが、想像力を働かせて快適な場所を探すサポートをするという意味では似ていると思うんです。

社長のスケジュール管理と子どもの病院の予約も、前後の予定を考えながら効率よく入れていく、という点では共通しているな、と。

総務として担当している清掃業務も、自宅でいつもやっていることなんです。
場所が変わるだけで、掃除であるというところは同じなんですよね。
そうやって考えると、みんなが嫌がる排水溝の掃除も生ごみの処理も「うちでもやってるよね」と思えば自然体で対応できることに気がつきました(笑)

-岩田さんは、今後やってみたいことなどありますか?

今、休みの日は子どもと一緒なので、なかなか時間がないんですが、食べることが好きなのでもう少し子どもが大きくなったら色々と外食に出かけたいですね。
あと、時間ができたらジムに行きたいです!体を動かしたいです!

仕事の面では、フルタイムで働けるようになったら、サポート体制なく自分だけで業務を完結できるようになりたいですね。
そして、今サポートしてくれているメンバーたちが産休や時短勤務になる時が来たら、今度は私が積極的にサポートしてあげる立場に回れればと思っています!

-今日はありがとうございました!

株式会社ENGについて

我々株式会社ENGは創業以来、海外の中でも、特にこれからの経済成長が期待される新興国へ中古自動車を輸出することで業績を拡大してきました。
今後は国内での買取事業や小売なども強化し、お客様にワンランク上のカーライフを提供することをテーマとし、自動車関連ビジネスにおけるリーディングカンパニーを目指して日々精進致します!

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編集長

某大手IT企業で5年ほど役員秘書として従事しました。現在は秘書経験を活かしたお花屋さんを営んでおります♪

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編集者について

はじめまして。「Hisholio」編集長の佐々木です。
私は某大手IT企業で5年ほど役員秘書として従事し、現在は秘書経験を活かしたお花屋さんを営んでおります。

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