秘書が選ぶ「喜ばれるギフト」とは!?

みなさん、こんにちは。miyabiです。
秘書をしていると様々なタイミングで「ギフト」を選ぶ機会が多く、準備に関して悩むことも多いかと思います。
「ギフト」と一言で言っても贈る理由は様々。状況に応じて柔軟に工夫することが求められます。
今回は、悩ましいギフトの選び方のコツや注意点などをお話ししてみたいと思います!

秘書のギフト選び、どうやって決める?

さて、ギフトを選ぶ際にはどんな順で何を考えて進めていくとよいでしょうか。具体的なフローにしてみると、こんな感じかと思います。

  1. 贈り先の情報を集める
  2. 予算を決める
  3. ギフトの種類・ジャンルを定めて品物を決める
  4. 上司に提案の上、確認する
  5. 発注(購入)
  6. お届け

秘書がギフトを選ぶ時に気をつけるべき点は色々とありますね。例えば、贈る理由、相手と上司との関係性、贈り先の方の役職や性別も大事なポイントになります。
贈る理由や相手によって、ギフトも全く変わってきますので、しっかり事前リサーチが必要です

ギフトの予算はどうやって決める?

ギフト選びで困るのは意外と「予算」ではないでしょうか?上司から「いくら以内で」などと予算を指示してもらえたら悩まなくて済みますが、言われないことはよくあることです。
取引先など仕事上のお付き合いがある方にお贈りすることが多いかと思いますので、ギフトの予算はそのお付き合いの度合いで決めましょう

例えば、「創立祝いや周年祝いの場合」の相場は以下のような感じかと思います。

・重要な取引先→3万円〜5万円
・通常の取引先→1万円〜1.5万円
・友人・知り合いなど(会社間の取引はない)→5千円〜1万円

また、以前こちら側が同じようなことでお祝いを頂いているなら、その時のお品物と金額を合わせるようにすると間違いがありませんね
そんな時のために、ギフトを頂戴したり、贈り物をした際にはリストにして情報をまとめておくと便利ですね。

ちなみに、予算を決定する時には、一般的に友人に贈るギフトの相場から2倍〜2.5倍くらいを目安にするとよいかと思います。もちろん、仕事上のお付き合いの度合いによりますので、あくまでもご参考まで。

悩ましい!ギフトのリサーチ方法

情報収集と予算決定ができたら、品物の選定です。
一般的な物としては、お花・タオル・お菓子など食品・食器・お酒など…でしょうか。

ところで、贈り物のお花としてよく目にする胡蝶蘭は「幸福が飛んでくる」という花言葉を持っている上に、鉢植えという形も「(業界に)根付く」という意味にも通じるため、会社間で贈る節目のギフトにふさわしいとされています。
このように、背景や意味も理解してお贈りすると気持ちも変わってきますね!

また、お花以外の品を選ぶ際は、「贈る理由から考える」か「贈る相手から考える」かのどちらかで考えてみるといいと思いますよ。

「贈る理由から考える」or「贈る相手から考える」!?

「贈る理由から考える」場合は、オーソドックスなパターンを活用しましょう。

・創立祝い・周年祝い・開業開店祝い→お花・お酒
・結婚祝い・誕生祝い・出産祝い →カタログギフト・食器・写真立て・ベビー服・お花
・還暦祝い  →お花・お酒・ぐい飲みやワイングラスなど
・昇進祝い  →お花・ビジネス用品・ネクタイピン・デジタル用品
・退職・異動 →新しい環境で使ってもらえそうな実用品・趣味に関連したグッズ
・お悔やみ  →現金・お花・お供え物

次に、「贈る相手から考える」場合は、「相手のお好きなもの」のリサーチをしておくことが重要なポイントですよね。リサーチの仕方は様々あると思いますが、私が秘書時代は、相手の秘書さんなど身近な方に聞いてみたり、SNSやその方の記事などを探ったりしていました。
また、上司との関係性が深く、普段から秘書としても直接会話をする機会が多い方であれば、日頃から何気ない会話の中でお好みをリサーチしてメモしておくとよいですよね。

自分が頂く側になったとして考えてみると、以前にちらっと話した自分の好みをプレゼントされたら「あ、覚えていてくれた!」と嬉しくなりますよね。ギフトは、相手に喜んでもらえてこそ!日頃の会話の中にもヒントがたくさんです!

お贈りする前に!秘書なら細部まで気を付けて


品物をネットで注文した場合、直送するか一度自分の手元に送ってもらうかしっかり検討を!
ギフトラッピングを依頼して贈ったとしても、実際にどのように届けられたかは確認することができませんよね。

実際に私がやってしまった失敗談ですが、ギフトとして発注したのに中に値段の書かれた納品書が入っていた、ということが後々判明したことがありました。また、注文画面では「ギフト」として設定できたのですが「メーカー直送品のため、ギフト梱包はできないのでそのまま配送しました。」と配送後に連絡が来たことも…。先方に届いてしまった後では対応の方法もなく、焦ってお詫びをする以外にありません。せっかく選んだ品物も台無しですよね。

便利なネット注文ですが、初めて注文する業者やサイトなどの場合は一度手元に送ってもらい、確認してから再度自分で配送するか、お渡しに行くようにするのが安全かもしれません。

贈っちゃダメ!?秘書なら押さえたいタブーな品物!

最後に、現金と商品券に触れておきたいと思います。
贈り物の基本として、一般的なお祝いでは、目下の者から目上の方へ現金を贈るのは失礼だとされているため、現金や商品券は基本的にNGです!
例外として、災害のお見舞いや開店・開業・開院祝いなどの場合はOKとされているようです

さらに、お悔やみとしてお贈りをすることが多いお花ですが、贈る花の種類や色によって失礼になることがあるので要注意!
「故人がお好きな花だったから」という理由で選ぶことがあるかもしれませんが、もしその花がお悔やみには適さない花だった場合は、一言メッセージを添えることをオススメします。
「故人がお好きだったお花と共に故人を偲ぶ気持ちを添えて」という意図が伝われば、遺族の方へも納得して、喜んでいただけるのではないでしょうか。

さて、今回は秘書を悩ます「ギフト」について書いてみましたが、いかかでしたでしょうか?

少しでも参考になれば嬉しいです!

秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

miyabi

某法律協会や予備校・学習塾などで様々な役職の秘書を長年経験しました。
特殊な業界にいたことが多いですが、だからこそ経験できたことも多くありました。
現在は、娘二人の子育て奮闘中!
経験したことをネットというツールでお伝えし、少しでもお役に立てれば嬉しいです♪

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