明日からできる!秘書さんのための経費削減アイディア7選!

秘書のみなさん、こんにちは! Emilyです。

企業活動において、経費削減は利益向上につながる重要な取り組みですよね。
経営者にとっても大きな課題ですので、みなさんの上司のなかにも経費削減に強い関心を寄せている方が多くいらっしゃるのではないでしょうか。

私が勤める会社も経費削減には熱心に取り組んでおり、定期的に社員からアイディアを募集して表彰の対象としています。

直接売上や利益を生みにくい立場である私たち秘書も、経費削減によって会社の収益改善に貢献できたらすばらしいですよね。

そこで今回は、私が実践している「経費削減アイディア」をまとめてみました!
「会社からアイディアや工夫を求められるけど、何をしたら良いかわからない……」という秘書さんがいらしたら、ぜひ参考になさってくださいね。

まずは秘書にとって身近な光熱費の見直しから!

電気や空調といった光熱費は、秘書さんにとって大変身近で着手しやすい分野ですよね。
とくに消費電力の大きい空調は、適切な管理とその継続を心がけることで、大きな効果が得られるものだと思います。

経費削減に初めて取り組むという秘書さんは、例えばこのようなことから始めてみるのはいかがでしょうか?

① 適正温度の設定

夏の出勤直後、汗がひくようにとついつい低めの設定で冷房をかけてしまうことってありますよね。
私も以前は、そのまま調整を忘れて必要以上に空調を効かせてしまうことが度々ありました……。

エアコンは、夏は1度高く、冬は1度低く設定するだけでも節電がかなうそう。
私は適正温度に設定する習慣をつけるために、エアコンのスイッチの横に設定温度の目安を書いて貼っておくようにしました。

私のいるフロアは内勤者がほとんどなので、夏は28度、冬は20度を目安にしています。
オフィスにありがちな「空調が効きすぎてつらい……」といった悩みもなくなり、体調管理や作業効率の面でも有意義に感じます!

② 小まめなON/OFF

以前は、出勤したらスタッフ用のフロアから上司の個室、応接間、会議室までオフィス中の電気と空調をつけておくことをルーティンとしていました。
しかし、昨今の電力不足という社会問題の観点からも、この習慣が果たして本当に必要なものかと疑問に感じるように。

そこで、最近は電気・空調の稼働時間を以下のように調整することにしました。

  • 上司が外出や出張で不在の時は、上司の個室の電気・空調はOFFにする
  • 応接間や会議室は使用する30分前に電気・空調をONにし、使用後はすぐにOFFにする

社員の1人としてだけでなく、国民の1人としても、節電には高い意識をもって取り組んでいきたいですよね。

③ エアコンフィルターの清掃

設定温度や稼働時間の調整のほか、エアコンのフィルター清掃を行うことも節電に有効だそうです。
汚れが溜まっていると、運転効率が下がって必要以上の電力を消費してしまうためです。

私は春と秋の年2回はエアコンフィルターを掃除すると決め、年間予定表にも組み込んでいます。
小まめな清掃は、節電以外にも以下のようなメリットがありますよ。

  • エアコンの不調や異常に気づきやすく、完全に壊れてしまう前に対応できるので修理コストが抑えられる
  • エアコンの長寿命化が期待できる
  • カビや悪臭を抑えることができ、清潔で快適に過ごせる

小まめに行えば1回1回の掃除はそれほど大変ではありませんので、習慣にしてしまうのがオススメです!

チリツモな消耗品費、秘書としてどう減らす?

社内共通の文具などは総務課や庶務課が一括で発注してくれても、上司の嗜好品は秘書さんが手配するというケースが多いのではないでしょうか。

1つ1つは少額でも、積み重なれば大きなコストになる消耗品。
秘書として、例えば以下のような工夫ができると良いかもしれません。

① ボリュームディスカウント

ボリュームディスカウントとは、まとめ買いにより割引価格で商品を仕入れる取引方法のことです。
企業活動上の大量購入をイメージする方も多いと思いますが、スーパーやネット通販でお得なまとめ買いをすることも立派なボリュームディスカウントです。

消費ペースが速いものや、長期保管しても傷みにくいものなどは、ケース買いをするなどして単価を抑えるようにしています。

② ネット通販の活用

物によっては、店舗よりもネット通販の方が安い場合があります。
また、前述のようなまとめ買いは、持ち帰る労力を考えるとネット通販で会社に直接届けた方が楽というメリットもありますよね。

定期的に店舗購入しているものがあるという秘書さんは、1度ネット上での相場を調べてみると良いかもしれません。

同じサイトでくり返し買い物をすれば、貯まったポイントを使うことでも経費を削減できますよ!

便利ツールで上司の交通費を削減!

移動や出張の多い上司をもつ場合、交通費も大きなコストになります。
秘書として、こういった工夫をしてみるのはいかがでしょうか。

① Web会議システムを使って交通費をカット

打ち合わせのために取引先や支社まで移動すると、その度に交通費がかかってしまいますよね。
私はWeb会議システムを導入して、オンラインで打ち合わせや会議ができるように環境を整えることで、その交通費を大幅にカットすることができました。

テレワークが普及した昨今では、オンラインでの対応を受け入れてくださる企業様が多くある印象です。
打ち合わせ内容や頻度によっては、Web会議システムの活用を秘書さんから上司や先方に提案してみても良いかもしれません。

② アプリを使ってルートを最適化

取引先への挨拶回りや店舗巡回など、上司が複数の目的地を訪ねる場合のルート設定、みなさんはどうされていますか?

私はなんとなくで設定してしまいがちでしたが、仮に目的地が5箇所の場合、ルートの組み合わせは120通り。
そう考えると、自分が設定したルートが最適かどうか、自信がもてなくなっていました。

そんな不安を解消するためにも、最近はアプリを積極的に活用するようにしています。私がよく使うのは『GuRutto』というサービスです。
『GuRutto』を使うと、地図上の複数地点をつなぐ効率的なルートを自動で作成することができます。

しかも、エクセルで作った宛先リストをそのまま読み込ませることができるのでとっても便利
上司がよく行く訪問先をエクセルにまとめておくことで、必要なときに一瞬でルートを作成できる
ようになり、秘書業務の効率化にも役立っています。

こうした工夫は、交通費の節約だけでなく、上司の負担や時間コストの軽減にもつながります。
秘書なら積極的に取り入れていきたいですよね。

秘書も経費削減を通して収益に貢献しよう!

長引くコロナ禍で、不安定な経営状況が続いている会社も少なくないかもしれません。
こうした状況下での「経費削減を通して収益に貢献しよう」という秘書の姿勢は、上司や会社からの評価にも直結するものと信じています。

そのためにも、私は経費削減に取り組む際、前後での変化を数値化して上司や会社に正確に報告することを心がけています。

成果を可視化することは、評価の機会創出のほか、取り組み内容の見直しやモチベーション維持にも効果的ですよ。

経費削減によって会社の収益がアップすることは、従業員である私たち1人1人の働きやすさにもきっとつながっていきます!
「言われたからやる」のではなく、自分ごととして捉えて、前向きに取り組んでいけたら良いですよね。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ!働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています!

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