実録大公開!これが秘書のリアルな1日!

秘書のみなさん、こんにちは!
「秘書をしている」と言うと「優雅な仕事でしょ」とか「キラキラした生活してるのよね」などと言われることありませんか?

でも現実の秘書の仕事って世の中の想像とは全く異なることも…

今回は私のリアルな1日を大公開しちゃいます!

現役の秘書のみなさんには深く頷いていただき、これから秘書を目指す方には、ぜひ秘書の現実を知っていただければ幸いです!

その前に、私の略歴を紹介させてください!

そもそも私の略歴。
私は秘書歴9年弱で、今までに3人の社長を担当してきました。

1人目は秘書がいらないのではないか?と思うぐらい自立(?)していて、基本的なスケジュール管理しか依頼してこない社長でした。

2人目に付いた方は、1人目の上司よりは仕事を頼まれましたが、それもビジネスに関する業務のみ。プライベートな用事などで、就業時間後に私の携帯に連絡があることはほぼありませんでした

そして最後に付いたのはガチガチのオーナー社長。4年強担当していましたが、公私の区分けはぼぼ無く、時間も関係無く(笑)、本当に多岐に渡る業務内容でした。

そしてこの会社では社長の身の回りを担当するスタッフが、秘書である私とドライバーさんのみという環境。

秘書室が存在する大企業と違って、良いことも悪いことも全部私の責任に…

そんな緊張感とストレス満載の中、日々奮闘していた時代の「とあるリアルな1日を大公開」しちゃいます!

【朝】私の出社から社長の到着まで

8:00 出社

  • 社長の出社の30分〜1時間前には出社します
  • 社長室の掃除・スケジュール確認・昨日の業務終了後に依頼があった案件に対応

8:50 社長のお出迎え

  • 到着前にドライバーさんから連絡があるので、会社の外で待機
    この待機中に出社してくる社員には「もうすぐ社長がご出社なので、エレベーターを使わないで階段でお願いします…」すみません、すみませんと連呼しながら依頼。
    到着した時に1Fにエレベーターが来ていないと社長の機嫌が悪くなります!このエレベーターの操作も一苦労。
  • 到着したら車のドアを開け、荷物をお持ちして社長室まで同行⇨社長室までの1分程度の短い時間でその日の社長の機嫌を察します(笑)
    (無言の方がいいのか、何か話題を振るべきか…)

余談ですが、出張帰りでスーツケースをお持ちの日は大変です!社長室に着いて「荷物を机の上に広げといて」と指示があった時には耳を疑いました…。

その時のスーツケースったら20キロはあったと思うのです。でも、やります!秘書ですから!だれも頼れませんから

そして、社長からの一言「お前、力あるな〜」(秘書にレディーファーストなんて言葉はありません…涙)

そして、本日の業務スタート!

9:00 スケジュール確認

  • 当日のスケジュールと報告事項をお伝えし、確認すべきことをつぶしていきます
    ⇨次のスケジュールが詰まっている日は時間がありません!
    「報連相」の優先順位がとても大事です!!

私は報告事項、確認事項を案件ごとにポストイットに書いて、優先順位の高い順に手帳に貼り、それを見ながら伝えていました。(報告事項と確認事項で色分けするのも分かりやすいのでオススメです)

また、お伝えする前に「本日は報告事項●件、確認事項●件あります」と前置きすると、上司の方もどのくらい時間がかかるのか把握できて良いかもしれませんね。

たくさん伝えることがあるからといって、どんどん自分のペ—スで伝えればいいというものでもありませんよね。

私の上司の場合、スマホをいじっている時は基本的に「流し聞き」でした。

この時に大事な事を確認し「YES」と言われても、後で「なんでそうなんだ」と怒られたことが多々あり、この法則を学びました。

そんな時はひたすら無言で待ちます(笑)社長の手元を見ながら、長い時は5分ぐらい無言の時間が社長室に流れることもあり、結局時間がなくなり何も確認できなかったことも…。

でも、そういう時は「今日までに確認したいことがたくさんあるので、お時間空いたらお願いします!」としつこく念を押します。

期日があることや社外の方をお待たせしている事案は、何が何でも確認してもらわなくてはいけないですよね。「社長がスマホ見てたので確認できませんでした。」なんて理由にならないのです!

秘書のランチタイムは慌ただしい!

12:00 お昼

秘書のお昼は「食べられる時に食べる」が基本です!

社長のスケジュールにより日々異なりますが、私の場合はデスクの内線が鳴って「あれ持ってきて」「ちょっと来て」と言われることも多かったので、社長が社内にいらっしゃる間は席を外すことを極力避けていました。(トイレもダッシュです)

「秘書さんってオシャレなカフェでランチしてそう…」なんて思われますが、週の半分はコンビニでした

体力勝負なのでとりあえずカロリー摂取です!

秘書ならば、来客の対応は疲れていても笑顔で!

14:00 お客様がご来社

  • 来客前には社長室の掃除をします。
  • お客様がお部屋に入ってから少しでも早くお茶を出せるよう事前にグラスなどは人数分用意しておきます
    (この方はコーヒーが苦手、この方はブラックコーヒーなど、よくいらっしゃるお客様の嗜好は把握するようにしていました。)

社長室までご案内する間は、世間話などをして明るくお迎えするように心がけていました。
この時、秘書である私の名前を覚えていてくださったり、「いつも忙しいのにがんばってるよね」などお褒めの言葉をいただいた時はやっぱりモチベーショアップしましたね!

【夕方】そろそろ社長は会食へ出発

17:00 社長お見送り

  • 会食の時間に合わせてお見送りをします
  • その日の会食場所やメンバー、お手土産を確認
    お手土産は「都内で●●にしか売ってないものです」や「限定商品です」「予約しないと買えないものです」など何かアピールできるものを用意するよう心がけていました

ちなみに、私は「お手土産リスト」を作り、日時、会食場所、メンバー、今回のホスト、お手土産の内容を記録し、同じ方に同じものをお渡しすることがないように注意していました。

18:00 社長室の掃除と施錠

  • 名刺は日付を書いて保管
  • 資料は保管するのか破棄するのかを判断してその日のうちに対応(資料は極秘書類も含め、すべてに目を通すようにしていました

19:00 帰宅

  • 帰宅できるのは19時を過ぎてから!

めまぐるしい秘書ライフ、大切にしたいこととは?

「秘書はスケジュール管理と来客対応程度の仕事で、毎日同じことの繰り返しだよね」などと思われがちですが、上司によって求められる仕事の範囲が異なりますし、日によって対応する案件も変わるので本当に目まぐるしいのです

上司からの要求も一つの時もあれば、何件も重なるときもあります。そういう時こそ、優先順位を見極める力が大切だと思います。
とは言え、その優先順位も自分では決められず、上司の気分で変わることもありますよね。どんなときも柔軟に動けるフットワークの軽さ、折れない気持ちが大事かと思います。

秘書はどうしても上司に振り回されることが多く、イライラすることや理不尽に感じることもあるかと思います。

そんな時はストレス発散も忘れずに!

私の場合はお手土産など買いに行った時に少し寄り道してお茶をしたり、美味しいスイーツを食べてリフレッシュしていました。
出張で上司が不在の時ぐらいはコンビニではなく、外に出て美味しいランチをいつもより少し長めに取ったりもしていましたよ。

企業によって、上司によって、秘書の働き方はさまざまですよね。

秘書としての私の一日いかがでしたでしょうか。
ぜひ他の秘書のみなさんの様子もお聞きしてみたいです!

秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

Aki

未経験から秘書をスタートし秘書歴は9年ほどです。現在は子育て奮闘中!

記事一覧

こちらの記事もオススメ!

  1. 秘書が守るべき上司の秘密、こんな漏洩リスクにご用心!

  2. 秘書なら知っておきたい!丸ごとお歳暮大辞典!

  3. 秘書としてマスターしたい!お祝いのお花に付ける「立札」のルールとは?

  4. 秘書なら1度で完璧に!?お客様の顔と名前を記憶するヒントをご紹介!

  5. 秘書なら完璧に!?エレベーターでの上品なお作法を徹底解説!

  6. 企業勤務との違いは?病院での院長秘書の経験、語ります!

  7. 秘書の実録レポート!AIに議事録作成を手伝ってもらいました!

  8. 秘書業務にマニュアルは不向き?!企業秘書が上手な活用方法を伝授!

コメント

  1. この記事へのコメントはありません。

  1. この記事へのトラックバックはありません。

PAGE TOP