秘書なら机も美しく!誰でも簡単にできるデスク整理術!

秘書のみなさん、こんにちは! まりこです。

いつも作業をする場所が煩雑だと作業効率も落ちますよね。
そろそろ片づけたいな……なんて思っている方にぜひオススメしたいのが「モノの定位置を決める」こと!

そこで今回は、デスクを整理整頓するためのポイントをお伝えします。

モノの定位置を決めて、秘書らしいデスクに美しく改善!


デスク整理で一番おすすめなのが、「モノの定位置を決めること」です。

デスクで散らかりがちな文房具。
忙しい時に限って「あれどこに置いたっけ……?」と探すはめになりますよね。
そんな時、ふとデスクを見ると慌ただしさを表したかのような惨状に……。

そんな時でも、「モノの定位置」が決まっていると、ささっと綺麗に整理整頓できますよ!

片付けが苦手な方にこそオススメの方法です

実は、先日上司からデスクの整理整頓を頼まれたので、「モノの定位置を決めて整理整頓」を実践してみました。
すると、今まではデスクに出しっぱなしにされていた、付箋・ペンなどの筆記具も、キチンと定位置に戻されているではありませんか……!

驚きました。
即効性があるので、ご自身のデスク整理をする際にも、ぜひお試しいただければと思います。

どうやって定位置を決める?

「定位置を決めましょう!」と言っても、人によって、気分によって定位置が変わりますよね。
ご自身のものを整理整頓する場合、自分のクセや習慣を把握することが大事です。

もちろん、デスクに置く備品が少なければ少ないほどすっきりします。
でも、毎日何度も電話がかかってくるような職場で、その都度ペンとメモを引き出しから出すことになっては逆に手間かもしれません。

したがって、使用頻度が多い筆記具はデスクに出しておいた方が良いと思っています。
右利き・左利きによって定位置も変わるので、電話を取った時にどこにメモとペンがあれば一番スムーズな導線になるかを把握すると、自分にぴったりの定位置が分かりますよ!

秘書なら即買い!デスク整理に役立つ優秀アイテムをご紹介

秘書さんにまずオススメしたいのが、シリコン製の付箋です。
ノートPCにも貼り付けられて、メモ書きを消しゴムで消すことが出来るので、何度も繰り返し使用できます。
一度使っただけの付箋をゴミにすることもなくエコですし、超優秀アイテムです。

こちらのPCの横に貼り付けるタイプのメッセージボードは、TO DOリストや、ちょっとしたメモ書きを貼っておくのに便利です。
一箇所にメモをまとめておくと目線もぶれませんし、ささっと重要なことも確認できるのでオススメです。

忙しい上司への伝言メモも、このボードにまとめて貼っておくと、上司によっては確認しやすいかもしれません。

最後は机の引き出しの中などで文房具を収納するためのアイテムをご紹介します。
なんとブロックを組み替えることで、様々な形の文房具をぴったりと収納できるんです。
遊び感覚で楽しく整理整頓できますね。

きちんと整理出来て、ブロックの組み換えも楽しいので、仕事の気分転換にもちょうど良いかもしれません。
ブロックシートに収まる文房具のみにする必要があるので、断捨離にもなると思います。

秘書ならば、共有スペースも整理整頓

以前勤めていた会社では、定位置に備品が戻ってこないということがよくありました。
備品はフロア共有の棚に保管してるのですが、みんな使った後に元に戻さないんですよね……。

そこで、定位置に戻してもらえるように以下のことを実践しました。

  1. 置き場にラベルを貼る
  2. 備品の形に切り抜いたシールを貼る

すると……全員ぴたっと定位置に片付けられるようになったんです!

自分の引き出し整理ならラベルを貼って定位置を決めるだけでも十分かと思います。
でも、もし共有スペースまで整理をされたい場合は、2のように備品の形に切り抜いたシールを貼ると、テプラはここ!裁断機はここ!と全員が視覚的に認識でき、より効果が期待できるのでオススメです!

さらに!PCのデスクトップも整理整頓してみよう!

デスクはきれいに片付いたけれど、PCのデスクトップはファイルや資料のアイコンに埋めつくされている……。
そんなPC画面を誰か見られてしまったら秘書としてちょっと恥ずかしいですよね。

どこを見ても整然とされていると、きちんと感が増しますよね。
この機会にデスクトップも整理整頓、しちゃいましょう!

こちらが、私の私物PCのデスクトップ画面です

アイコンは「ALL」「ごみ箱」の2つのみ。
よく使うアプリ等はタスクバーに固定表示設定をしているので、さっとアクセスできます。
また、作成したファイルはすべて「ALL」に入れ、ALLの中でフォルダを分けています。
パワーポイントの真っ白なスライドをJPEG保存したものを背景にしているので、まるで雪が積もったかのように純白!笑

デスクトップアイコンを変更して模様替えしてみても面白いですよ。

Windowsの場合

Windowsの場合、デスクトップアイコンは「プロパティ」で変更できます。
「デフォルトのアイコンだけだと味気ないな」という方は、アイコンの上で右クリック→プロパティ→カスタイマイズ→フォルダーアイコンの「アイコンの変更」で、カスタイマイズできます。

Macの場合

Macの場合は、アイコンを変更したいフォルダの「情報を見る」から設定できます。
変更したい画像をコピー→フォルダの情報の左上にあるアイコンを選択した状態でCtr+Vを押して完了です!

整理整頓を好きになろう!

その方のクセや習慣によって片付けるベストな位置が異なります。
上司など、ご自身以外の整理整頓をされる場合は、その方の傾向を把握したうえでアレンジできると、すごく喜んでくれると思います。

私は整理整頓が好きなので、「整理収納アドバイザー」の資格を取得しました。
完全に趣味の一環ではありますが、ご興味のある方はぜひ、整理整頓を趣味の1つに加えてみてはいかがでしょうか。
すっきりした作業スペースは見た目も美しく、仕事の効率もよくなるはず!

それでは秘書のみなさん、本日もお疲れ様でした♪

まりこ

秘書っぽい仕事から、秘書っぽくない仕事まで、何でもやる院長秘書です。総合職→事務(営業・人事・受付)→秘書(企業)→秘書(病院)と、これまで色々な企業を渡り歩き、色んな方にお会いしました。
昨年、秘書検定1級・準1級・2級を取得。資格取得の楽しさに目覚め、1~2か月に1回は何らかの資格を取る資格マニアと化してます。
好きなフレーズは、‟整理整頓”‟効率化”‟なんとかなる”です。

記事一覧

こちらの記事もオススメ!

  1. 秘書ならミスなく!これが私の出張手配ルール!

  2. リモートワークで会議急増!? 上司の健康管理と時間確保は秘書の腕の見せどころ!

  3. 関西の秘書が選ぶプレミアムな手土産5選!

  4. 超多忙!?秘書と他業務のかけ持ち経験談!

  5. 上司からの連絡が止まらない!?「秘書のオンとオフ」切り替え術!

  6. あなたはどのタイプの秘書!?分類方法と対処法をこっそり公開!

  7. 秘書なら机も美しく!誰でも簡単にできるデスク整理術!

  8. これだけは譲れない!秘書としてのマイポリシー!

  9. あなたはアナログ派?デジタル派?タスク管理に最適な手帳はコレ!

コメント

  • トラックバックは利用できません。

  • コメント (0)

  1. この記事へのコメントはありません。

メールマガジン
ダウンロードコンテンツ

Hisholio(ヒショリオ)とは

はじめまして。「Hisholio」編集長の笹木ナオミです。
「Hisholio」は秘書のみなさんが「今知りたい!」という情報をお届けするWebメディアです。
秘書業務で必要な知識、今後のキャリアアップ、秘書としてのライフスタイルや悩みまで。秘書の経験を持つライターさんたちが実際 の経験を記事としてお届けしています。
秘書のみなさんが明るく、楽しく、前向きに仕事に取り組んでいけるようにお手伝いしていきます!
PAGE TOP